采购管理物资清单与供应商评价表.docVIP

采购管理物资清单与供应商评价工具指南

一、适用工作场景

本工具适用于企业各类采购活动中的物资需求统计、供应商筛选与绩效评估，具体场景包括：

常规采购计划制定：月度/季度物资需求汇总，明确采购品类、数量及规格，避免遗漏或重复采购。

供应商准入与分级：对新合作供应商进行资质审核与初步评价，或对现有供应商定期绩效评估，优化供应商结构。

项目专项采购管理：针对具体项目（如设备采购、工程物资供应）的物资清单梳理及供应商履约能力跟踪。

成本控制与质量监控：通过物资清单预估采购成本，结合供应商评价结果，实现“质优价廉”的采购目标。

二、详细操作步骤

第一步：明确采购需求，编制物资清单

需求收集：由各使用部门（如生产部、行政部、项目部）提交《物资需求申请表》，注明物资名称、规格型号、需求数量、用途、期望到货日期等关键信息，部门负责人*某审批确认。

需求汇总与核对：采购部门收集各部门需求后，核对物资名称、规格的统一性（避免同一物资因名称不同导致重复采购），汇总形成《采购物资清单初稿》。

清单完善：根据历史采购数据或市场调研，补充物资的预估单价、供应商建议（如有）、质量标准（如国标/行标）等信息，保证清单信息完整、准确。

第二步：供应商信息收集与初步筛选

供应商信息库调用：从企业现有供应商信息库中调取符合物资类别的供应商名单，重点关注其经营范围、主营产品、合作历史等。

新增供应商推荐：若现有供应商无法满足需求，可通过行业推荐、公开招标等方式收集潜在供应商信息，要求其提供营业执照、相关资质证书（如ISO认证）、产品样本等资料。

初步筛选：根据供应商资质、生产规模、供货能力、市场口碑等，筛选出3-5家候选供应商，进入评价环节。

第三步：执行供应商评价，填写评价表

制定评价标准：根据采购物资特性，明确评价指标及权重（如质量占40%、交期占30%、价格占20%、服务占10%），保证评价客观公正。

收集评价数据：

质量维度：调取供应商历史供货的不良品率、退换货记录，或要求提供第三方质检报告；

交期维度：统计过往订单的准时交货率，确认其产能是否满足紧急需求；

价格维度：对比2-3家供应商的报价，结合市场价格波动评估性价比；

服务维度：评估其售前咨询、售后响应速度、问题处理效率等。

填写《供应商评价表》：由采购部门牵头，联合质量部、使用部门共同评分，综合各项指标计算加权得分，确定供应商等级（如优秀、合格、不合格）。

第四步：结果应用与动态更新

确定合作供应商：优先选择评价等级为“优秀”的供应商，若“优秀”供应商不足，可从“合格”供应商中选取，并针对不足项提出改进要求。

采购执行与跟踪：根据确定的供应商下达采购订单，跟踪物资生产、发货、到货情况，对照物资清单核对数量、规格、质量，填写《到货验收记录》。

数据归档与更新：将物资清单、供应商评价表、到货验收记录等资料整理归档，每季度或半年更新供应商信息库，对连续两次评价不合格的供应商启动淘汰机制。

三、工具模板示例

表1：采购物资清单模板

序号

物资名称

规格型号

单位

需求数量

预估单价（元）

需求部门

需求日期

质量标准

备注（如特殊要求）

1

不锈钢钢管

Φ50mm*3mm

米

200

25.00

生产部

2024-06-30

GB/T3091-2015

表面抛光处理

2

办公椅

人体工学款，黑色

把

10

450.00

行政部

2024-07-15

QB/T2457-2019

含5年质保

3

工业润滑油

ISOVG32

桶

5

680.00

设备部

2024-06-25

ASTMD445

需提供MSDS报告

表2：供应商评价表模板

供应商名称

*某科技有限公司

联系人

*经理

评价日期

2024-06-15

合作项目/物资

不锈钢钢管（2024年Q2采购）

评价周期

2024年1月-6月

评价部门

采购部、生产部

评价指标

权重

评分标准

得分（1-100分）

加权得分

质量稳定性

40%

不良率1%得100分，1%-3%得80分，3%得60分以下

90

36

交期准时率

30%

100%准时得100分，每延迟1%扣5分

95

28.5

价格合理性

20%

低于市场均价5%以上得100分，持平得80分，高于5%得60分以下

85

17

服务响应速度

10%

24小时内响应得100分，48小时得80分，超时得60分以下

100

10

综合得分

-

-

-

91.5

等级评定

□优秀（≥90分）□合格（70-89分）□不合格（70分）

评定结果

优秀

主要优势

产品质量稳定，交期准时，售后服务响应及时

改进建议

建议在报价时提供更详细的原厂材质证明

评价人签字

某（采购部）、某（生产部）

四、使用关键提示

信息准确性优先：物资清单中的规格型号、需求数量等信息需与使用部门反复确认，避免因信息错误导致采