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商务会议会议记录标准化表格模板

一、适用场景：标准化记录的商务会议类型

本模板适用于各类需规范流程、明确责任、留存追溯依据的商务会议场景，包括但不限于：

部门例会：周/月度工作总结与计划同步，跨团队信息同步；

项目推进会：项目阶段性目标复盘、问题解决、资源协调；

客户沟通会：需求确认、方案汇报、合作条款协商；

跨部门协调会：跨部门协作事项对接、流程优化讨论；

决策评审会：重大方案、预算、资源投入的评审与决策。

通过标准化记录，可保证会议信息完整传递、决议事项落地可追溯，减少沟通偏差，提升会议效率。

二、操作流程：从会前准备到会后整理的全步骤指南

（一）会前准备：明确会议目标与记录框架

获取会议基本信息

提前向会议组织者确认会议名称、时间、地点、主持人、参会人员（含职务）、会议议程及核心目标，明确本次记录需重点关注的内容（如决策事项、行动项、争议点）。

准备记录工具

打印本模板表格或准备电子版记录表，提前熟悉表格结构；若会议涉及复杂讨论，可准备录音设备（需提前告知参会人员）或辅助记录的便签纸，保证关键信息不遗漏。

梳理背景资料

收集与会议议题相关的背景文档（如项目计划、需求文档、上次会议记录），便于记录时快速关联信息，保证记录的准确性和完整性。

（二）会中记录：聚焦核心信息与关键结论

记录基本信息

会议开始后，第一时间填写表格中的“会议基本信息”部分，包括会议名称、具体时间（精确到分钟）、地点（线上会议需注明平台及会议号）、主持人、参会人员（含缺席人员及原因）、记录人。

按议程逐项记录讨论内容

议题与背景：简要记录每个议题的讨论背景（如“项目X进度滞后原因分析”）；

发言要点：按发言人顺序（或观点分类）记录核心观点，避免逐字记录，提炼关键词句（如*总监建议“增加2名开发人员以缩短工期”）；

争议与共识：明确标注讨论中的分歧点（如“市场部认为需优先推广A功能，技术部认为应优先解决Bbug”）及最终共识（如“同意优先解决Bbug，下周再议A功能推广方案”）。

突出决议与行动项

对会议达成的决议（如“预算审批通过”）和需后续执行的行动项，单独记录并明确“责任人”“完成时间”“资源支持”（如“责任人：*主管，完成时间：X月X日，资源：市场部配合宣传素材”）。

实时核对关键信息

记录过程中，对不确定的信息（如数据、时间节点）及时向发言人确认，避免记录错误；对复杂议题可使用“/”分隔不同观点，或用括号标注待核实内容。

（三）会后整理：核对信息与分发归档

整理与完善记录

会议结束后2个工作日内，根据记录内容补充完善表格，重点核对：

决议事项与行动项是否清晰、无歧义；

责任人、时间节点是否准确；

参会人员名单及职务是否完整。

审核与确认

将整理后的记录提交主持人及关键参会人员（如行动项责任人）审核，确认无误后签字（或电子确认），保证记录的权威性。

分发与归档

审核通过后，24小时内将记录分发给所有参会人员及相关部门；同时将电子版记录按“会议名称-日期”格式归档至指定文件夹（如公司共享服务器“会议记录”目录），纸质版（如有）交行政部门统一存档，保存期限不少于1年。

三、模板表格：商务会议记录标准化填写框架

商务会议记录表

会议基本信息

会议名称

项目X第三季度推进会

会议时间

2023年10月15日14:00-16:30

会议地点

公司3楼会议室A（线上：腾讯会议X）

主持人

*总监（项目部）

参会人员

经理（市场部）、主管（技术部）、专员（财务部）、助理（行政部）

缺席人员

*专员（项目部，因客户拜访）

记录人

*助理（行政部）

会议议程与议题讨论记录

议程编号

议题名称

发言人（职务）

主要观点/讨论内容

争议点/共识

1

项目X当前进度汇报

*主管（技术部）

1.目前开发完成70%，较计划滞后5天；2.主要原因：需求变更（客户新增C功能）、测试环境资源不足。

争议：是否需调整项目deadline？共识：暂不调整，优先解决资源问题。

2

测试环境资源协调

*经理（市场部）

1.市场部愿协调2台闲置服务器用于测试；2.需技术部10月18日前完成环境配置。

无争议，技术部同意接收。

3

预算调整申请

*专员（财务部）

1.因新增C功能，需增加预算5万元；2.建议从市场推广备用金中列支。

决议：同意预算调整，*经理10月16日前提交备用金使用申请。

4

下阶段工作计划

*总监（项目部）

1.技术部10月25日前完成开发，11月1日启动测试；2.市场部同步准备宣传素材。

无争议，各部门负责人确认时间节点。

决议事项

序号

决议内容

责任人

完成时间

1

技术部接收市场部2台服务器，用于测试环境配置

*主管（技术部）

2023年10月18日

2

财务部批准项目X预算增加5万元，从市场推广备用金列支

*专员（财务部）

2023年10月