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合同审查与管理标准化流程工具

一、适用场景与工作目标

本工具适用于各类企业、事业单位及社会组织的合同全生命周期管理，尤其适合法务部门、采购部门、项目部、行政部等涉及合同起草、审查、签署、履约、归档的岗位使用。通过标准化流程，可解决合同管理中“条款不规范、审查不全面、履约不跟踪、归档不及时”等问题，实现“降低法律风险、提升审批效率、保障合同履行、留存管理痕迹”的核心目标，适用于采购合同、服务合同、劳动合同、租赁合同、技术开发合同等多种合同类型。

二、标准化操作流程详解

（一）合同发起与前置准备

需求提出与资料收集

业务部门根据合作需求（如采购货物、服务外包等），填写《合同立项申请表》（模板见“常用工具模板”），明确合作方基本信息、合同标的、金额、履行期限等核心要素。

收集合作方主体资格证明材料（如营业执照复印件、资质证书、法定代表人身份证明），若涉及特殊行业（如建筑、医疗），需验证其行业许可资质。

输出成果：《合同立项申请表》、合作方资质材料、业务需求说明书（如技术参数、服务标准等）。

合同草案起草

业务部门根据收集的资料，参考《合同示范文本库》（企业内部制定的标准模板）起草合同初稿，明确双方权利义务、价款及支付方式、违约责任、争议解决方式等核心条款。

对于非标合同（如重大合作项目），需提前与法务部门沟通框架条款，避免后续重大修改。

输出成果：合同草案（Word/PDF格式）、附件清单（如技术协议、验收标准等）。

（二）合同审查（核心环节）

合同审查采用“业务初审+法务复审+专项审查（如需）”三级审查机制，保证条款合规、风险可控。

业务部门初审

审查重点：合同内容是否符合业务需求（如标的物规格、数量、交付时间是否与立项申请一致），价款、支付方式是否与预算匹配，合作方履约能力（如过往合作业绩、产能保障）。

操作要求：逐条核对合同条款与业务需求的对应性，标注不明确或存在歧义的条款（如“验收合格后付款”需明确“验收标准”及“验收时限”），形成《业务审查意见表》（模板见“常用工具模板”）。

责任主体：业务部门负责人或指定经办人（如采购专员、项目经理）。

时间要求：收到草案后1个工作日内完成初审。

法务部门复审

审查重点：

主体资格：合作方是否具备签约主体资格（如营业执照是否在有效期内、是否存在经营异常限制），签约人是否获得有效授权（需提供授权委托书，载明授权范围和期限）。

合法合规性：条款是否符合《民法典》《公司法》等法律法规及行业监管要求（如劳动合同需遵守《劳动合同法》），是否存在“霸王条款”或显失公平的约定。

权利义务对等性：双方权利义务是否明确，违约责任是否对等（如违约金比例是否过高，建议不超过实际损失的30%），争议解决方式是否明确（如约定诉讼或仲裁，明确管辖法院/仲裁机构）。

风险点提示：识别潜在法律风险（如知识产权归属、保密义务、不可抗力条款），提出修改建议。

操作要求：通过“合同审查管理系统”（或线下流程）接收业务部门初审后的合同，在《合同审查意见表》中逐条填写审查意见，对高风险条款需标注“必须修改”，中低风险条款标注“建议修改”。

责任主体：法务专员或法务经理。

时间要求：收到初审合同后2个工作日内完成复审（重大复杂合同可延长至3个工作日）。

专项审查（如需）

触发条件：涉及财务、税务、技术等专业领域时（如大额付款需财务审核资金安排，技术开发合同需技术部门审核方案可行性）。

审查重点：财务条款（如付款节点是否与现金流匹配、发票类型合规性），技术条款（如技术标准是否明确、验收方法是否可操作）。

责任主体：财务经理、技术总监等相关部门负责人。

时间要求：收到审查需求后1个工作日内完成。

（三）合同审批与签署

审批流程发起

法务部门完成复审后，将《合同审查意见表》及修改后的合同草案提交至审批系统（或纸质流程），明确审批层级（根据合同金额、类型划分，如：10万元以下由部门经理+法务审批；10万-50万元由分管副总+法务审批；50万元以上由总经理+董事会审批）。

审批人需核对审查意见是否落实，重点关注合同核心条款（如金额、履行期限、违约责任）是否最终确定。

合同签署

审批通过后，由行政部或法务部门统一打印合同（一式两份或三份，合作方留存份数需明确），核对合同文本与审批版本是否一致，避免“阴阳合同”。

签署要求：

企业方：由法定代表人或授权代表签字，并加盖合同专用章（禁止使用公章、财务章等代替）；

合作方：需核对签字人身份与授权委托书是否一致，加盖其公章或合同专用章。

签署完成后，行政部留存原件1-2份（归档用），合作方返还1份（需签收确认）。

（四）合同履行与跟踪

履行责任分配

业务部门为合同履行的第一责任部门，指定专人（如客户经理、项目专员）负责跟踪履约进度，包括但不限于：货物交付验收、服务提供质量、付款节点提醒等。

法务部门协