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会议记录与行动项跟踪模板整合版
一、适用场景与核心价值
本模板适用于各类企业内部会议，包括但不限于项目例会、部门协调会、决策评审会、问题复盘会等，旨在通过标准化记录流程，实现会议信息的精准留存、行动项的明确分工与高效跟踪。核心价值体现在：
信息沉淀：避免讨论要点、决议内容遗漏，形成可追溯的会议档案；
责任落地：通过行动项的“负责人+截止时间+优先级”绑定，保证任务闭环；
效率提升：减少会后沟通成本，通过跟踪机制推动问题解决与目标达成。
二、详细操作步骤
（一）会前：充分准备，保证会议聚焦
明确会议目标与议程
组织人需提前1-2天确定会议核心目标（如“评审Q3营销方案”“解决项目延期问题”），并制定清晰议程，明确每个议题的讨论时长、负责人。
示例：
议程1：Q3营销方案评审（负责人：*，时长：30分钟）
议程2：项目A延期原因分析及对策（负责人：*赵六，时长：40分钟）
议程3：其他事项（时长：10分钟）
确认参会人与材料准备
通过邮件或即时通讯工具确认参会人（需包含决策人、执行人、记录人），并提前分发会议材料（如方案文档、数据报表），保证参会人提前熟悉内容。
记录人需提前打印或准备会议记录模板，熟悉表格结构，便于快速记录。
（二）会中：精准记录，聚焦关键信息
记录会议基本信息
按模板要求填写会议名称、时间（精确到分钟）、地点（线上会议需注明平台及会议号）、主持人、记录人、参会人（缺席者需注明原因）。
按议程记录讨论要点与结论
针对每个议题，记录关键讨论内容（不同观点需标注，如“认为需增加预算”“建议缩短周期”），最终形成的决议结论需明确、无歧义。
示例：
议题1：Q3营销方案评审
讨论要点：介绍方案核心策略（线上投放占比60%，线下活动侧重校园场景）；赵六提出“预算不足，需削减线下活动费用”；*建议“增加短视频平台投放，提升年轻用户触达”。
决议结论：1.线上投放预算调整为总预算的70%，削减线下活动费用20%；2.增加抖音平台投放，由*负责3个工作日内细化执行计划。
拆解行动项，明确“责任-时间-优先级”
将决议中需要执行的任务拆解为具体行动项，每个行动项需包含：行动内容（动词开头，如“制定”“提交”“协调”）、负责人、截止时间（具体日期，避免“尽快”“本周内”等模糊表述）、优先级（高/中/低，根据紧急程度划分）。
示例：
行动项1：制定Q3营销方案线上投放细化计划（负责人：*，截止时间：2023-08-15，优先级：高）
行动项2：协调财务部门调整预算分配（负责人：*赵六，截止时间：2023-08-10，优先级：高）
行动项3：整理短视频平台投放资源清单（负责人：*周七，截止时间：2023-08-12，优先级：中）
（三）会后：整理分发，跟踪闭环
整理会议记录，确认准确性
会议结束后2个工作日内，记录人需整理会议记录，重点核对讨论要点、决议结论、行动项信息（负责人、截止时间、优先级），保证无误后发送给主持人审核。
主持人审核通过后，标注“最终版”并反馈给记录人。
分发记录与行动项清单
将最终版会议记录（含完整模板表格）通过邮件或协同工具分发给所有参会人，抄送相关领导，并注明“请各位知悉，行动项请按时完成”。
跟踪行动项进度，推动闭环
记录人需在行动项截止日前1天，通过即时通讯工具或邮件提醒负责人；截止日后3个工作日内，汇总行动项完成情况（标注“已完成/进行中/逾期”），同步给主持人及相关部门。
对于逾期未完成的行动项，需组织专项沟通，明确延期原因及新完成时间，保证问题得到跟进。
三、模板内容与填写指南
（一）会议基本信息表
字段
填写说明
示例
会议名称
简明扼要体现会议主题，避免“会议”等模糊表述
2023年Q3营销方案评审会
会议时间
精确到“年-月-日时:分-时:分”，线上会议需注明时区
2023-08-0814:00-15:30（北京时间）
会议地点
线下会议填写会议室名称；线上会议填写平台+会议号
公司3楼会议室/腾讯会议（会议号：56）
主持人
填写实际主持会议的人员姓名
*
记录人
填写负责会议记录的人员姓名
*
参会人
列出所有参会人员姓名（用“、”分隔），缺席者需注明“缺席：*姓名（原因）”
、、赵六、周七（缺席：*，出差）
会议目标
简述本次会议需达成的核心成果
评审并通过Q3营销方案，明确预算分配及执行计划
（二）议程与讨论记录表
议程编号
议题
讨论内容
关键结论
1
Q3营销方案评审
介绍方案核心策略（线上投放60%，线下校园活动）；赵六提出“预算不足，需削减线下费用”；*建议“增加短视频投放”。
1.线上预算提至70%，削减线下费用20%；2.增加抖音投放，*负责3日内细化计划。
2
项目A延期原因分析
赵六汇报“因供应链延迟导致关键物料未到位”；周七补充“需求变更未及时评估影响
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