商务会议议程设置与讨论记录参考范本.docVIP

一、适用场景与价值

二、操作流程与步骤详解

（一）会议议程设置：从规划到确认

步骤1：明确会议核心目标

根据会议类型（如决策型、同步型、讨论型）确定核心目标。例如：项目启动会需明确“项目目标、分工、时间节点”；周例会需聚焦“上周工作总结、本周计划、问题协调”。目标需简洁可量化，避免模糊表述（如“讨论问题”可细化为“确定问题的解决方案及责任人”）。

步骤2：梳理议题并优先级排序

根据目标拆解会议议题，按“紧急重要四象限”排序：

紧急且重要（需立即决策或解决的问题，如项目风险应对）；

重要不紧急（需深入讨论的规划类议题，如季度目标拆解）；

紧急不重要（可快速同步的信息，如临时通知）；

不紧急不重要（可取消或简化处理的议题）。

每个议题建议预留1-3个核心讨论点，避免议题过多导致时间失控。

步骤3：确定参会人员与角色分工

必邀人员：与议题直接相关的决策者、执行者（如项目启动会需项目经理、核心成员、部门负责人）；

可选人员：提供专业支持的角色（如技术顾问、法务专员）；

角色：主持人（控场、引导流程）、记录人（记录讨论要点与待办）、主讲人（各议题汇报人）。提前与必邀人员确认时间，避免关键人员缺席。

步骤4：分配各议题时间与形式

根据议题复杂度分配时长（如常规议题10-15分钟，复杂议题30-40分钟），明确讨论形式（如“汇报+答疑”“分组讨论+集中汇报”“头脑风暴”）。例如：

09:00-09:10开场与目标同步（主持人，5分钟）；

09:10-09:30上周工作总结（主讲人*，20分钟，需数据支撑）；

09:30-10:00问题A讨论（全体，30分钟，采用“现状分析-方案提出-投票决策”形式）。

步骤5：拟定议程初稿并提前确认

按“会议基本信息+议题详情”格式整理议程初稿（含时间、议题、主讲人、时长、目标），至少提前1-2天发给参会人员，标注“需提前准备的资料”（如数据报表、方案草案）。收集反馈调整后，最终版议程需在会前24小时确认，保证全员知晓。

（二）会议讨论记录：从记录到归档

步骤1：会前准备记录工具与框架

工具：电子文档（如Word、飞书文档）或纸质笔记本，优先电子版便于后续编辑；

框架：预设“会议基本信息+议题讨论记录+待办事项+其他事项”四部分，议题记录栏预留“发言要点、结论、争议点”子项。

步骤2：会中客观记录关键信息

基本信息：准确记录会议时间（精确到分钟）、地点（线上/线下会议室）、参会人员（姓名+部门/职务，如市场部经理、研发工程师）、主持人、记录人；

议题记录：按议程顺序记录，重点抓“核心观点、决策结果、待办事项”，避免逐字稿（例如：针对“预算超支问题”，记录“财务总监提出：因原材料涨价导致预算缺口15%，建议申请追加预算10万元，或优化采购渠道；项目经理补充：已联系3家供应商比价，可降本5%。最终结论：申请追加预算8万元，由财务总监本周五前提交申请”）；

待办事项：明确“任务描述、负责人、截止时间、交付标准”（如“完成方案初稿：负责人*，截止日期X月X日，交付标准：包含3套备选方案及成本对比”）。

步骤3：会后整理与核对

会议结束后2小时内整理记录，重点核对：

决策结论是否清晰，无歧义；

待办事项“负责人、截止时间”是否完整；

发言人观点是否准确（必要时标注“需确认”，如“销售经理提到的客户反馈，待其补充具体数据后更新”）。整理完成后，发给主持人及核心参会人核对，确认无误后定稿。

步骤4：分发与归档

定稿记录需在会后24小时内发给全体参会人员，抄送相关领导（如部门负责人、项目总监）。电子版记录按“日期+会议主题”命名（如项目启动会记录”），存储至共享文件夹（如企业网盘/协作平台），保存期限不少于1年（重要项目建议长期保存）。

三、模板示例

（一）会议议程模板

会议基本信息

会议主题

项目第三周进度同步会

时间

2023年10月27日09:00-10:30（时长1.5小时）

地点

公司3楼会议室A（线上会议：企业内部系统）

主持人

项目经理

记录人

项目助理

参会人员

研发部、市场部、运营部负责人及核心成员（共8人）

序号

议题名称

主讲人

时长（分钟）

讨论形式

目标/预期产出

备注（需提前准备）

1

上周任务完成情况回顾

研发主管

20

汇报+答疑

明确已完成/未完成任务及原因

各部门任务清单及进度表

2

当前项目风险点及应对方案

项目经理

30

集体讨论

识别TOP3风险，明确初步应对措施

风险评估矩阵初稿

3

下周工作计划与资源需求

各部门负责人

25

分组汇报+汇总

确认下周任务分工及所需支持（人力/预算）

部门周计划草案

4

其他事项

全体

15

自由发言

处理突发问题或补充信息

无

（二）会议讨论记录模板

会议基本信息

会议主题：项目第三周进度同步会

时间：2023年10