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企业差旅费用报销管理办法

一、总则

为规范企业差旅费用管理，加强成本控制，保证出差人员工作与生活的基本需求，提高差旅效率，明确报销标准与流程，特制定本办法。本办法旨在确保差旅行为的必要性与经济性，同时为员工差旅活动提供清晰指引，维护企业与员工的共同利益。

本办法适用于企业全体员工因公务需要出差的费用报销管理。所有出差人员及相关审批、财务人员均须严格遵守本办法规定。

差旅费用管理遵循“事前申请、事中控制、事后审核”的原则，倡导务实、高效、节约的差旅作风。

二、出差申请与审批

出差前，员工应根据工作需要，填写《出差申请单》，详细注明出差事由、目的地、出差时间、拟乘坐交通工具、随行人员（如有）及预计差旅费用等信息。

《出差申请单》须按照企业内部审批权限逐级报批。未经批准，不得擅自出差，否则相关费用原则上不予报销。

因紧急公务需临时出差无法提前办理申请手续的，应口头向直属上级请示并获批准，出差返回后应在规定时限内补办出差申请及审批手续。

三、差旅费用标准与报销范围

差旅费用主要包括交通费、住宿费、伙食补助费、市内交通费及其他与出差相关的必要零星支出。

（一）交通费

1.交通工具选择：出差人员应根据出差任务的紧急程度、路程远近、成本效益及安全性等因素，选择合适的交通工具。原则上，长途出差优先选择经济便捷的交通方式。

2.乘坐标准：

*火车：根据行程和时间，可选择硬座、硬卧、软座、软卧或高铁/动车的二等座、一等座。特殊情况需乘坐更高等级席位或飞机的，须事先获得更高级别领导批准。

*飞机：一般情况下，优先选择经济舱。因公务紧急或路程遥远等特殊原因需乘坐商务舱或头等舱的，必须经企业高层管理团队成员批准。

*汽车：市内及短途出差可选择公共交通。确因工作需要且符合企业规定的，可使用公务用车或经批准后乘坐网约车、出租车，或自驾车（需按规定申报并计算相关补贴）。

3.订票与报销：鼓励通过企业指定的商旅平台或合作渠道预订交通票务，以获取更优价格和统一管理。报销时需提供正规票据，如行程单、发票等。

（二）住宿费

1.住宿标准：根据出差目的地的经济发展水平及出差人员的职级，设定相应的住宿费用上限标准。此标准为最高限额，鼓励员工选择性价比高的住宿场所，力求节约。

2.住宿安排：优先选择经济型连锁酒店或企业协议酒店。同性出差人员，在条件允许且双方同意的情况下，应合住标准间，以节约费用。

3.报销凭证：住宿费报销须提供正规住宿发票及费用明细单。实际住宿费低于标准的，按实际发生额报销；超出标准的部分，原则上由个人承担，特殊情况需书面说明理由并经审批。

（三）伙食补助费

1.补助标准：根据出差地区的消费水平，设定每日伙食补助标准。补助按出差自然天数计算，包括往返途中天数。

2.发放方式：伙食补助费一般采取包干制，不再报销日常餐费。如出差期间有特殊公务接待，已由企业统一支付餐费的，应相应扣减当日或当餐的伙食补助。

3.凭据要求：实行包干制的，一般无需提供餐费发票；如企业另有规定或特殊情况需实报实销的，应提供合规餐费发票。

（四）市内交通费

1.补助标准：根据出差城市的交通状况，设定每日市内交通补助标准，用于覆盖出差期间市内通勤所发生的公共交通费用等。

2.报销方式：可选择包干补助或凭票实报实销。选择包干补助的，不再报销市内交通票据；选择实报实销的，应提供合规交通票据，且总额不超过按标准计算的补助金额。

3.特殊情况：如出差地提供交通工具或企业已安排接送的，应相应调整或取消市内交通补助。

（五）其他费用

1.公杂费：出差期间发生的必要复印、打印、邮寄等办公费用，凭合规票据实报实销。

2.特殊费用：因公务需要发生的其他特殊费用，须事先请示并获批准，报销时提供详细说明及合规凭证。

四、报销凭证与要求

1.真实性与合法性：所有报销凭证必须真实、合法、有效，严禁虚开发票、虚报冒领。票据抬头须为企业全称。

2.完整性：报销单填写应清晰、完整，注明出差事由、日期、地点、金额等信息。附件应齐全，按费用类别有序粘贴。

3.时效性：出差人员应在出差结束后规定工作日内（如十个工作日）及时办理报销手续，跨年度费用原则上不予报销。

4.电子票据：电子发票的报销管理，参照企业相关电子会计档案管理规定执行，确保其真实、完整、可追溯。

五、报销流程

1.员工填报：出差人员整理好报销凭证，填写《差旅费报销单》，经部门负责人审核签字。

2.财务审核：财务部门对报销单及附件的合规性、完整性、准确性进行审核，重点核查费用标准、票据真伪及审批手续。

3.逐级审批：审核通过的报销单，按照企业规定的审批权限逐级上报审批。

4.款项支付：审批完成后，由财务部门根据企业资金支付流程，将报销款项支付至员工个人账户。