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跨部门协作任务单项目协调必备模板

一、适用场景：哪些协作场景下需要这份模板

在企业日常运营中，跨部门协作是推动项目落地的核心环节，但常因职责不清、信息差、进度滞后等问题导致效率低下。本模板适用于以下典型场景：

大型项目启动：如新产品上线、市场活动推广、系统升级等需多部门（研发、市场、运营、设计等）共同参与的项目，明确任务边界与协同规则。

资源协调需求：当项目需调用其他部门人力、预算、设备等资源时，通过标准化任务单实现申请、审批、分配的闭环管理。

跨部门问题解决：如客户投诉处理、流程优化等需多部门联动的事项，避免责任推诿，快速推进问题解决。

临时性协作任务：突发性工作（如紧急客户需求、危机公关）需快速明确牵头部门与配合部门职责，保证响应及时。

二、操作流程：六步完成跨部门任务协调

第一步：任务发起与需求明确（牵头部门主导）

操作内容：由项目发起部门（如市场部）填写任务单基础信息，包括任务名称、背景目标、核心需求（如“需研发部配合完成APP新功能开发，支持618促销活动”）、期望完成时间、所需资源（如需3名开发工程师、2周开发周期）及关键成果标准（如功能通过测试、无重大bug）。

关键动作：需求描述需具体、可量化，避免模糊表述（如“尽快完成”应明确为“6月10日前完成开发并提交测试”）。

第二步：跨部门沟通与职责确认（各部门协同）

操作内容：牵头部门将任务单初版同步至相关部门负责人（如研发部经理、设计部主管），组织召开简短沟通会（或线上会议），确认：

各部门需承担的具体职责（如研发部负责功能开发，设计部负责UI界面输出，测试部负责验收测试）；

可提供的资源支持（如研发部可调配2名后端工程师，设计部需3天完成原型设计）；

潜在风险及应对方案（如研发部当前人力紧张，可能需优先处理紧急bug，需提前协调资源）。

输出成果：各部门负责人对职责分工、时间节点达成一致，在任务单上签字确认（或线上审批）。

第三步：任务分配与进度拆解（各部门执行）

操作内容：各部门根据确认的职责，将任务拆解为可执行的具体行动项，明确：

每个行动项的负责人（如研发部将“新功能开发”拆解为“前端开发（负责人：李*）”“后端接口开发（负责人：王）”“数据库设计（负责人：张）”）；

详细时间节点（如“6月1日前完成前端框架搭建，6月5日前完成核心功能开发”）；

交付物标准（如“前端代码需符合团队编码规范，提交时附单元测试报告”）。

关键动作：任务拆解需遵循“SMART原则”（具体、可衡量、可实现、相关性、时限性），避免大而化之。

第四步：进度跟踪与信息同步（牵头部门统筹）

操作内容：

日常跟踪：牵头部门指定专人（如项目协调员*）通过任务管理系统（如飞书、钉钉）或定期周会（每周五下午），收集各部门进度更新，记录“已完成”“进行中”“延期”“风险”等状态；

异常处理：若某部门进度滞后（如研发部因技术难题无法按时完成开发），需在24小时内触发风险预警，牵头部门组织相关部门讨论解决方案（如增派人力、调整优先级）。

输出成果：更新后的任务进度表（含各节点实际完成情况与偏差说明），同步至所有参与部门。

第五步：问题反馈与协同解决（全员参与）

操作内容：

问题提报：各部门在执行中遇到阻碍（如设计部需市场部提供用户画像数据但未收到），需在任务单“问题反馈”栏填写问题描述、影响范围、建议解决方案，并相关负责人（如市场部数据专员*）；

协同解决：牵头部门收到问题后，24小时内组织相关部门召开专题会，明确解决措施与责任人（如“市场部需在6月2日前提供用户画像数据，数据专员*负责对接”），并更新任务单状态。

关键动作：问题反馈需及时、透明，避免“私下沟通”导致信息差，保证所有部门同步进展。

第六步：成果验收与闭环归档（牵头部门主导）

操作内容：

成果验收：各部门按交付物标准提交成果（如研发部提交功能代码，测试部提交测试报告），牵头部门组织验收（如邀请产品经理、研发部经理、用户代表参与），确认是否符合需求；

问题整改：若验收不通过（如功能存在bug），反馈至责任部门（如研发部*），明确整改时限（如“6月8日前修复所有严重bug”），并跟踪整改结果；

闭环归档：验收通过后，牵头部门整理任务单、进度记录、验收报告等资料，归档至项目知识库，作为后续协作参考。

三、模板工具：跨部门协作任务单（含填写示例）

跨部门协作任务单

基础信息

任务名称

2024年618APP新功能开发与上线

任务编号

牵头部门

市场部

配合部门

任务背景与目标

背景：618大促活动需上线“积分兑换优惠券”功能，提升用户活跃度；目标：6月15日前功能正式上线，首周兑换率≥5%

核心需求

1.用户可通过积分兑换指定优惠券；2.优惠券可在下单时直接抵扣；3.后台支持优惠券库存管理

期望完成时间

2024年6月15日

所需资源

职