行政工作申请与审批流程规范化模板简化高效型.docVIP

行政工作申请与审批流程规范化模板（简化高效型）

一、适用工作场景

办公用品采购与领用：如办公用纸、文具、设备耗材等日常物资申请；

会议室与公共设施使用：如会议室预订、投影仪、茶水间设备借用等；

差旅与出行安排：如员工出差申请、交通住宿预订、车辆使用申请等；

固定资产与物料管理：如电脑、办公家具等固定资产领用、维修或报废申请；

行政服务支持：如文件打印盖章、快递服务、绿植养护等外部服务申请。

通过统一模板与流程，可减少审批环节冗余、明确责任主体，提升行政事务处理效率。

二、标准化操作流程

流程目标：实现“申请-审核-审批-执行-归档”全流程闭环管理，保证申请事项有据可查、审批权责清晰、执行结果可追溯。

1.发起申请（申请人操作）

步骤说明：

（1）申请人根据实际需求，填写《行政工作申请审批表》（详见第三部分），明确申请事项、用途、数量、预算（如涉及费用）、期望完成时间等关键信息；

（2）附上必要的支撑材料（如办公用品需提供清单、差旅需提供行程单、固定资产需提供规格型号等），保证信息完整、真实；

（3）通过OA系统或指定邮箱提交申请至部门负责人，同步抄送行政部备案（若未使用线上系统，需提交纸质表单至部门负责人）。

责任人：申请人

时效要求：需至少提前1-3个工作日发起申请（紧急事项需备注“加急”，并说明原因）。

2.部门审核（部门负责人操作）

步骤说明：

（1）部门负责人收到申请后，1个工作日内审核申请的必要性、合理性及预算合规性（如涉及部门费用预算）；

（2）审核通过：在表单“部门审核意见”栏签字确认，并转交至行政部；

（3）审核不通过：注明驳回原因（如“超预算”“非必需品”），退回申请人修改或重新申请。

责任人：部门负责人

关键节点：需结合部门工作计划与资源占用情况，避免重复申请或资源浪费。

3.行政部复核（行政专员操作）

步骤说明：

（1）行政专员收到部门转交的申请后，2个工作日内复核以下内容：

申请事项是否符合行政管理制度（如办公用品是否在标准配置范围内、会议室使用是否冲突）；

数量、规格、预算是否符合行政部采购或服务标准；

支撑材料是否齐全（如固定资产需核对台账信息）；

（2）复核通过：在表单“行政部复核意见”栏签字，转交至分管领导审批；

（3）复核不通过：与申请人沟通调整需求（如建议替换性价比更高的物资、调整会议室时间），或说明原因退回。

责任人：行政专员

特殊情况：对于跨部门资源申请（如多个部门共用会议室），需协调各相关部门确认无冲突后再复核。

4.分管领导审批（分管领导操作）

步骤说明：

（1）分管领导收到行政部转交的申请后，1个工作日内审批，重点审核：

事项是否符合公司整体行政规划（如固定资产采购是否符合年度预算）；

金额或资源占用是否超出权限（如单笔费用超过5000元需由更高层级领导审批，具体权限按公司制度执行）；

（2）审批通过：在表单“领导审批意见”栏签字，确认申请生效；

（3）审批不通过：注明驳回理由（如“不符合年度预算规划”），退回行政部并同步告知申请人。

责任人：分管行政领导

权限说明：可根据公司规模设置分级审批（如常规申请由分管领导审批，重大事项需提交总经理办公会）。

5.执行与反馈（行政部/申请人操作）

步骤说明：

（1）审批通过后，行政部根据申请类型启动执行：

办公用品/固定资产：从库存调拨或按流程采购，采购完成后通知申请人领取（需在领取表签字确认）；

会议室/车辆使用：协调资源并分配，提前1天告知申请人使用方式及注意事项；

外部服务（如快递、绿植）：对接服务商，保证服务按时交付；

（2）执行过程中若遇问题（如物资缺货、会议室设备故障），行政部需在1个工作日内告知申请人并说明预计解决时间；

（3）事项完成后，申请人需在《行政工作申请审批表》“执行结果”栏签字确认，行政部留存表单作为归档依据。

责任人：行政部（执行主体）、申请人（确认主体）

时效要求：常规事项需在3个工作日内完成执行（紧急事项需在24小时内完成）。

6.归档管理（行政专员操作）

步骤说明：

（1）行政专员每月末将当月已完成的申请审批表（含电子版与纸质版）统一整理，按“申请日期+事项类型”分类归档；

（2）归档材料包括：完整的申请审批表、支撑材料（如采购订单、行程单）、执行结果确认单等；

（3）电子档案保存期限不少于3年，纸质档案按公司档案管理制度存放，便于后续查阅与审计。

责任人：行政专员

关键要求：保证档案信息完整、分类清晰，避免丢失或损坏。

三、通用申请审批表单

表单名称：行政工作申请审批表

编号：[年份]-[月份]-[序号]（由行政部统一编制）

基本信息

申请人

*

所属部门

联系方式

申请日期

年月日

申请事项

□办公用品□会议室使用□差旅安排□固定资产□外部服务□其他______

申请详情

（请