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商业合同评审及管理标准工具

一、工具概述

本工具旨在为企业提供标准化的商业合同评审及管理流程，通过规范化的操作步骤、配套表格及风险控制要点，帮助企业降低合同法律风险，提高合同管理效率，保证合同条款的合规性、公平性与可执行性。适用于企业各类商业合同的评审、签署、履行及归档全生命周期管理。

二、适用业务场景

本工具适用于以下场景的商业合同管理需求：

日常业务合作：如采购合同、销售合同、服务外包合同、委托加工合同等常规业务合作场景；

重大项目签约：如战略合作协议、特许经营合同、合资合作合同、重大资产买卖合同等金额较大、条款复杂的合同；

合同续签与变更：现有合同到期前的续签评审、履行过程中的条款变更补充协议管理；

特殊类型合同：如保密协议、知识产权许可合同、劳动合同（需结合劳动法专项规定）等具有特殊法律风险的合同。

三、标准化操作流程

（一）合同接收与初步分类

责任主体：行政部/业务部（企业可根据实际设置“合同管理员”岗位）

操作要点：

收到合同文本（或合同草案）后，第一时间在《合同评审登记表》（见配套工具表格1）中登记合同基本信息，包括合同名称、合同编号、签约主体、合同类型、合同金额、接收日期、提交部门/人等；

根据合同类型（如采购、销售、服务等）、金额大小、业务紧急程度进行初步分类，明确评审优先级；

检查合同文本完整性，保证包含核心要素（如双方当事人、标的、数量、质量、价款、履行期限、违约责任、争议解决方式等），若缺失关键条款，及时反馈提交方补充。

（二）初步合规性审查

责任主体：法务部（或企业内部法务人员）

操作要点：

审查合同主体资格：核查签约方是否为合法存续的法人/其他组织，提供营业执照复印件（加盖公章），确认授权代表是否具有签约权限（需提供授权委托书），避免与无民事行为能力或超越权限的主体签约；

审查合同基本条款完整性：对照《合同法》及相关法律法规，检查合同是否具备法定必备条款，对缺失条款（如违约责任、争议解决方式）提出补充建议；

初步识别法律风险：对明显违反法律、行政法规的强制性规定（如“霸王条款”）、损害企业利益的条款（如“对方违约需承担我方全部损失但不设上限”），标注风险点并反馈至业务部门。

（三）专业部门深度评审

根据合同类型，组织相关业务部门进行专项评审，形成《各部门评审意见表》（见配套工具表格2）：

业务部门评审（如销售部/采购部）：

核对商务条款：合同标的、数量、质量标准、交付/验收方式、履行期限是否与业务需求一致；

评估履约可行性：对方履约能力（如产能、技术、资金）、我方资源匹配度（如生产、物流、人员）；

关注商业利益：价款/报酬、付款方式（如预付款比例、账期）、折扣政策是否符合商业谈判结果。

财务部门评审：

审核财务条款：价款计算是否准确、支付方式是否符合财务制度（如大额付款需约定银行转账）、税务责任（如发票类型、税率、税费承担方）；

评估资金风险：预付款、进度款、尾款的比例设置是否合理，是否存在资金占用风险；

检查担保条款：若合同约定担保（如保证金、抵押、质押），确认担保手续是否合法合规。

风控部门评审（如有）：

识别履约风险：如不可抗力条款是否明确、违约责任是否对等、争议解决方式（诉讼/仲裁）是否有利于企业；

评估合规风险：是否符合行业监管规定（如金融、医疗等特殊行业）、是否涉及反垄断、数据安全等合规问题。

（四）评审意见汇总与整改

责任主体：业务部门（牵头）、法务部（支持）

操作要点：

业务部门汇总各部门评审意见，梳理重复或冲突的条款（如业务部要求“预付款30%”与财务部要求“预付款20%”），组织相关部门沟通协调，达成一致意见；

根据协调结果，指导合同提交方（如业务经办人）修改合同文本，保证所有风险点及评审意见得到有效整改；

修改后的合同文本需再次提交至各评审部门确认，直至无重大异议，形成《合同评审意见汇总表》（可作为《各部门评审意见表》的附件）。

（五）最终审批与签署

责任主体：企业法定代表人/授权代表、行政部（盖章管理）

操作要点：

根据企业《合同管理办法》规定的审批权限，履行最终审批流程（如金额10万元以下由业务总监审批，10万元以上由总经理审批）；

审批通过后，由法定代表人或其授权代表在合同文本上签字，签字需清晰、完整，避免代签（除非有合法授权）；

行政部（或合同管理员）加盖企业公章（或合同专用章），保证公章与合同主体名称一致，骑缝章需加盖完整（多页合同）；

签署完成后，将合同文本分发给签约各方（至少我方留存原件2份，1份归档，1份业务部门保管）。

（六）合同归档与履约跟踪

责任主体：行政部/档案管理部门、业务部门

操作要点：

归档：合同签署后10个工作日内，行政部将合同原件、评审资料（如《合同评审登记表》《各部门评审意见表》）、补充协议、变更记录等整理归档，建立《合同台账》（可参考配套工