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文档管理规范及存档系统介绍

一、规范概述与适用范围

（一）规范目的

为规范企业内部文档的创建、审批、存储、使用及销毁全流程管理，保证文档信息的完整性、安全性及可追溯性，提高工作效率，降低信息管理风险，特制定本规范及存档系统操作指南。

（二）适用范围

本规范适用于企业各部门（含分支机构、项目组）在业务活动中产生的各类文档，包括但不限于：

制度类文档：管理制度、流程规范、操作手册等；

业务类文档：合同协议、项目方案、客户资料、会议纪要等；

存档类文档：审计报告、财务凭证、人事档案、研发成果等；

其他需长期保存的正式文档。

二、文档全生命周期管理流程

（一）第一步：文档创建与命名规范

创建要求

文档内容需真实、准确，符合业务实际需求，避免错别字、格式混乱等问题；

涉及多部门协作的文档，需由牵头部门组织联合编写，保证内容一致性；

涉密文档（如商业秘密、敏感数据）需在创建时标注密级（如“内部公开”“机密”“绝密”），并限定编写人员范围。

命名规则

文档名称需包含“部门-文档类型-版本号-日期”核心要素，格式统一为：

部-文档-V版本号-YYYYMMDD

示例：市场部-2024年营销方案-V2.0说明：版本号首次为“V1.0”，修订后依次递增（如V1.1、V2.0）；日期为文档定稿日期。

（二）第二步：文档审批与发布

审批流程

普通文档：由部门负责人审核后，提交至行政部备案；

重要文档（如年度计划、制度类文件）：需经部门负责人审核、分管领导审批，再由行政部*统一编号发布；

涉密文档：需经部门负责人、分管领导及总经理三级审批，由保密专员登记后限定流转范围。

审批方式

通过电子审批系统（如OA系统）在线提交审批，审批人需在2个工作日内完成审阅并填写审批意见；

纸质文档需手写审批意见并签字，同步在系统中扫描件存档。

（三）第三步：文档分类与归档

分类标准

按“部门-业务类型-时间”三级分类，具体分类表

一级分类（部门）

二级分类（业务类型）

三级分类（时间）

市场部

营销策划

年度/季度/月度

研发部

项目成果

研发周期/项目阶段

财务部

财务凭证

年度/季度/月份

人事部

人事档案

员工在职/离职状态

归档方式

电子文档：至企业云盘指定分类文件夹，文件名需与文档命名规则一致，同时在《电子文档归档登记表》（详见附件1）中登记文档编号、存储路径、责任人等信息；

纸质文档：使用统一档案盒存放，盒面标注“部门-分类-起止时间-档案号”，并在《纸质文档归档登记表》（详见附件2）中详细记录。

（四）第四步：文档借阅与使用

借阅权限

普通文档：员工可通过OA系统或向部门负责人*申请借阅，权限开放至本部门及相关协作部门；

涉密文档：需提交《涉密文档借阅申请表》（详见附件3），经部门负责人及保密专员审批后，限定借阅时间（不超过3个工作日）和场所（仅限公司内部指定阅览区）。

借阅流程

登录文档管理系统，填写借阅申请（注明文档编号、借阅事由、归还时间）；

审批通过后，系统自动记录借阅人信息及借阅时间，电子文档可通过在线预览或临时获取，纸质文档至档案管理员*处领取；

借阅到期后需及时归还，如需续借需提前1个工作日重新申请，续借次数不超过1次。

（五）第五步：文档定期审查与销毁

审查机制

每年12月由行政部*牵头，组织各部门对归档文档进行审查，重点核查文档完整性、有效性及密级变更情况；

对于已失效或被新版本替代的文档，标注“作废”字样并移至“失效文档”专区，保留2年后方可销毁（涉密文档需经总经理*审批后立即销毁）。

销毁流程

填写《文档销毁申请表》（详见附件4），列明销毁文档清单、销毁原因及责任人；

由行政部、档案管理员及保密专员*共同监销，电子文档彻底删除并清理回收站，纸质文档使用碎纸机销毁，监销人需在销毁申请表上签字确认。

三、标准化模板示例

附件1：电子文档归档登记表

归档日期

文档编号

文档名称

分类（部门-类型-时间）

存储路径（云盘）

责任人

备注XZB行政管理制度汇编

行政部-制度-2024年度

/行政部/制度/2024

张*

含3个附件XMQ1市场推广方案

市场部-营销-2024Q1

/市场部/营销/Q1

李*

已审批

附件2：纸质文档归档登记表

档案号

档案盒名称

归档日期

起止时间

文档份数

存放位置

档案管理员

备注

A2024001

市场部-2023年度合同202301-202312

58份

档案室A-02

王*

含电子备份

R2024002

研发部-项目成果202309-202402

12份

档案室B-15

赵*

涉密文档

附件3：涉密文档借阅申请表

申请人

部门

借阅日期

归还日期

文档编号

文档名称