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2025/11/09

档案管理职责

汇报人：XXXX

CONTENTS

目录

01

档案管理职责概述

02

档案管理具体工作内容

03

档案管理职责的重要意义

04

档案管理面临的挑战与解决办法

05

档案管理职责的未来发展趋势

档案管理职责概述

01

职责定义

明确档案收集范围

企业需确定业务文件、合同等为收集范围，确保资料完整。

规定档案保管要求

要按规范保存档案，如医院病历需防潮、防火、防蛀。

职责范围

档案收集

负责收集各部门文件资料，如企业合同、员工档案等。

档案整理

对收集档案分类编号，像病历档案按科室整理。

档案保管

确保档案安全存放，如重要历史档案恒温库保存。

档案利用

为内部人员提供档案查询，如学生查学籍档案。

档案管理具体工作内容

02

档案收集

文件资料采集

收集企业日常运营中的合同、报告等文件，如年度财务报告。

电子档案汇聚

整合各类电子文档，像员工电子考勤记录，确保数据完整。

特殊档案汇总

收集重要活动的影像、证书等，如公司获奖证书资料。

档案整理

文件分类

按业务、时间等标准将文件分类，如企业按项目、部门区分文档。

编号编目

为档案编号并编制目录，方便查找，像图书馆为书籍编号编目。

档案保管

环境维护

确保档案库房温湿度适宜，如博物馆为文物档案营造恒温恒湿环境。

安全防护

安装监控和防盗系统，银行对重要档案采取多重安全防护措施。

定期盘点

按规定周期盘点档案，企业每年对财务档案进行全面清点。

档案利用

档案收集

负责从各部门收集各类文件资料，如企业合同、员工档案等。

档案整理

对收集的档案进行分类、编号，像按年度、类别整理财务报表。

档案保管

确保档案安全存放，如用专业库房保存重要历史档案。

档案利用

为企业内部提供档案查询服务，如为决策提供历史数据参考。

档案鉴定与销毁

分类编号

按档案类型如文书、财务等分类并编号，像企业合同档案独立编号。

装订编目

对档案进行装订，编制目录，如学校学生档案装订成册编目。

档案管理职责的重要意义

03

保障信息安全

明确档案收集范围

负责收集各类业务、行政档案，如合同、报告，确保资料完整。

规范档案存储方式

按标准对档案分类、编号，用专业设备存储，保障档案安全。

支持决策制定

文件资料筛选

从各类文件中挑选有保存价值的资料，如企业重要合同等。

外部信息采集

收集合作伙伴、行业协会等外部渠道的相关档案信息。

电子档案整合

整合分散的电子文件，像员工的电子绩效记录等。

档案管理面临的挑战与解决办法

04

数字化转型挑战

档案存储环境维护

保持档案室温湿度适宜，如故宫档案馆严格控制环境保存文物档案。

档案定期清查盘点

每季度对档案进行清查，像企业定期盘点财务档案确保完整。

档案安全防护措施

安装监控和防盗设备，如银行档案库保障客户资料档案安全。

应对策略

文件分类

按业务、时间等标准对文件分类，如企业按项目划分档案。

编号编目

为档案编号并编目，像图书馆为书籍编号方便查找。

档案管理职责的未来发展趋势

05

智能化管理趋势

明确档案收集范围

需界定应收集档案的类型，如企业要收集合同、财务报表等。

规范档案存储方式

要规定存储形式和地点，像纸质档案存于专门的档案室。

法规政策影响

档案存储环境维护

定期检查档案室温湿度，如控制在温度20℃、湿度50%，确保档案安全。

档案实体安全保护

采用防盗、防火设备，像安装监控和自动灭火系统，守护档案完整。

档案盘点与清查

每年对档案进行全面盘点，如核对数量和存放位置，保证账实相符。

THEEND

谢谢