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数字档案整理合同

一、合同主体

（一）合同双方

本合同由以下双方签订：甲方（档案所有者）和乙方（档案整理服务提供方）。甲方为需要进行数字档案整理服务的个人或实体，乙方为专业从事档案整理服务的机构。本合同目的是规范双方在数字档案整理过程中的权利义务关系。甲方地址为某省某市某区，联系方式以双方沟通的保密渠道为准，代表人姓名使用甲方指定人员代替。乙方地址为某省某市某区，代表人姓名使用乙方指定人员代替。本段中的各项信息由双方在签署前填写，甲方填写位置为甲方：____________________，乙方填写位置为乙方：____________________。

（二）合同内容

本合同主要涉及数字档案整理服务的全面合作事宜，涵盖档案的扫描、分类、整理、数字化存储及保管等环节。甲方委托乙方对其纸质或电子档案进行系统性整理，包括但不限于历史文件、业务记录和行政文档。乙方承诺采用专业设备和技术完成整理工作，确保数据的完整性、安全性及可访问性。服务最终交付形式为数字档案库，格式为通用电子文件格式，便于甲方后续查询和管理。本段明确了合同的核心服务目标，保障服务的质量和准确性。

二、责任和义务

（一）甲方责任

甲方应在本合同签订后及时提供完整且安全的原始档案材料，包括指定时间范围内的纸质文件或电子数据备份，并确保材料不存在任何法律争议或侵犯第三方权利的内容。甲方需配合乙方工作，提供必要的档案描述信息，如分类标签和索引需求。在服务进行过程中，甲方有义务确保档案接收环境的安全性，并在档案移交前后进行交接确认。如甲方延误交付材料超过指定期限，应承担由此产生的附加成本。甲方还应按时支付服务费用，费用标准见后续条款。

（二）乙方责任

乙方承担数字档案整理的具体操作工作，包括使用专业扫描设备进行高质量数字化、按行业标准进行档案分类和索引编码，并确保服务过程中档案数据的机密性和完整性。乙方应配备专业人员进行全程操作，并在项目开始前提供详细的服务计划，包括风险评估报告和应急预案。服务完成后，乙方有义务交付完整的数字档案库和备份文件，并提供技术支持和培训，确保甲方能独立访问和管理数据。乙方还需遵守所有相关法律法规，不得泄露或转售甲方档案信息。

三、服务期限和地点

服务起始日期自合同生效之日起，服务完成截止日期为某年xx月xx日，总计服务周期根据档案规模具体商定。服务地点包括甲方的档案存储场所或乙方指定的专业处理地点，具体位置以双方协议为准。甲方有权在服务开始前对地点进行安全检查，确保符合档案整理的操作环境要求。服务时间的延迟或调整需双方书面协商一致，并纳入合同补充协议。本段强调了时限和地点对服务实施的影响，保障项目的顺畅进行。

四、服务内容和范围

乙方提供的数字档案整理服务具体包括以下范围：全面档案扫描服务，涵盖黑白或彩色扫描选项以适应不同档案类型；系统化档案分类和标签服务，采用分级目录结构和关键词索引；数字化存储服务，将整理结果存入安全数据仓库，提供云存储或本地硬盘备份；以及附加的档案消毒和修复服务，处理破损文件确保完整性。服务范围根据甲方需求定制，包含归档密度预估报告，交付成果为可检索的数字档案系统。甲方应在服务开始前提供档案清单以优化方案设计。本段内容详细定义了服务的技术细节和可交付成果。

五、保密条款

双方均应对在服务过程中接触的任何档案信息和业务内容承担严格保密义务。乙方不得复制、传输或利用档案数据用于非合同目的的服务活动，甲方不得将整理服务信息泄露给无关第三方。保密责任持续至合同终止后几年时间内，以防止信息不当使用。对于机密数据，双方使用加密传输和访问控制措施保护，乙方人员签署保密协议方可接触档案。如发生信息泄露事件，双方立即通知对方并采取补救措施。本段确保了档案整理的机密性和隐私安全性。

六、知识产权

整理完成后，数字档案及相关索引系统的知识产权归甲方所有。乙方在服务中使用的自有技术或软件工具的知识产权仍属乙方，但甲方有权使用这些工具访问和管理档案库。服务过程中的衍生数据作品，如数字化报告，甲方享有独占使用权。任何第三方在合作中生成的材料，需经双方书面授权。本段明确了所有权归属，避免未来纠纷。

七、违约责任

（一）违约情况

如乙方未按时完成服务、交付成果不符合质量标准或泄露档案数据，构成重大违约。甲方未支付费用、延迟提供材料或违规使用数据也构成违约。违约情况包括重复延误超过指定天数，服务中出现不可挽回的数据损失。违约认定需基于书面证据和专业评估。

（二）补救措施

违约方应赔偿对方实际损失，金额按合同总额百分比计算。甲方违约时，支付延误罚金；乙方违约时，需免费重复服务或支付补偿金。赔偿最高限额为合同总价。对于严重违约，守约方可书面终止合同并追究法律责任。补救过程优先通过双方协商解决，必要时纳入法律程序。本段规定了赔偿规则和恢复路径。

八、争议解决方法

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