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采购申请单(最新版本).xls

1.0目的

本采购申请单旨在规范公司采购流程，确保采购活动的合规性、透明性和高效性。通过标准化的申请流程，明确采购需求、审批权限及执行标准，有效控制采购成本，防范采购风险，保障公司运营所需物资及服务的及时供应。

2.0适用范围

本申请单适用于公司各部门所有物资、设备及服务的采购申请，包括但不限于办公用品、生产原材料、IT设备、外包服务、固定资产购置等。特殊采购项目（如紧急采购、战略采购）需参照《特殊采购管理办法》执行补充流程。

3.0术语定义

3.1采购申请人：提出采购需求的部门负责人或指定人员。

3.2采购需求：明确描述所需物资/服务的规格、数量、用途及交付要求。

3.3预算编码：财务系统中对应的预算科目编号，用于成本归集。

3.4审批层级：根据采购金额及性质设定的多级审批权限，详见《采购审批权限表》。

4.0填写说明

4.1基础信息：需完整填写申请部门、申请人、联系方式、申请日期及预算编码。

4.2采购明细：逐项列明物资名称、规格型号、单位、数量、预估单价及总价，特殊要求需在备注栏说明。

4.3交付要求：明确交付地点、交付日期及验收标准，服务类采购需附加服务方案。

4.4附件要求：技术参数、供应商报价单、三家比价记录等需作为附件一并提交。

5.0审批流程

5.1部门审批：采购申请单需经申请部门负责人审核，确认需求的必要性、合理性及预算匹配性。审批时限为1个工作日。

5.2财务审核：财务部门核对预算可用性、价格合理性及资金安排，对超预算或无预算项目提出调整建议。审核时限为2个工作日。

5.3采购部门评估：采购部对供应商资质、采购方式（招标/询价/单一来源）及合同条款进行专业评估，确保符合《采购管理办法》规定。评估时限为3个工作日。

5.4管理层审批：根据采购金额分级审批：

520万元：分管副总审批

6.0执行要求

6.1采购执行：审批通过后，采购部门需在3个工作日内启动采购程序，严格按照批准的规格、数量及预算执行。

6.2合同签订：采购金额超过1万元的项目必须签订书面合同，合同文本需经法务部审核。

6.3变更管理：采购过程中如需变更需求或预算，须重新提交变更申请，按原审批流程报批。

6.4紧急采购：因突发情况需紧急采购时，可启动绿色通道，但事后须在5个工作日内补全审批手续。

7.0验收与付款

7.1到货验收：采购物资到货后，由申请部门、采购部门及质检部门共同验收，填写《物资验收单》，确认数量、质量及技术参数符合要求。

7.2服务验收：服务类采购需在服务周期内分阶段验收，最终验收需提供《服务验收报告》。

7.3付款申请：验收合格后，凭完整单据（发票、合同、验收单）提交付款申请，财务部门按合同约定支付条款执行付款。

8.0归档与记录

8.1文档归档：采购申请单、审批记录、合同文本、验收单据等全套资料需由采购部门统一归档，保存期限不少于5年。电子档案需备份至公司指定服务器，确保数据安全可追溯。

8.2记录管理：建立采购台账，实时更新采购执行状态、付款进度及供应商履约情况，定期采购分析报告。

8.3审计要求：所有采购记录需接受内部审计及外部监管检查，确保流程合规、数据真实。

9.0责任与监督

9.1责任追究：对违反本流程规定造成公司损失的，按《员工奖惩条例》追究相关人员责任；涉及违规操作的，移交监察部门处理。

9.2监督机制：设立采购监督小组，定期抽查采购执行情况，受理采购投诉，确保采购活动公开、公平、公正。

9.3持续改进：每年对本流程进行评估优化，根据实际执行情况及法规变化及时修订完善。

10.0附则

10.1本申请单自发布之日起实施，原《采购申请单（2023版）》同时废止。

10.2本流程由采购部负责解释，未尽事宜参照公司《采购管理制度》执行。

10.3附件：《采购审批权限表》《物资验收单》《服务验收报告模板》为本文件组成部分，具有同等效力。

11.0联系方式

采购部咨询电话：010X