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采购流程标准化操作手册及审核表

第一章总则

一、编制目的

为规范企业采购行为，保证采购活动的合规性、经济性和效率性，降低采购成本，防范采购风险，特制定本手册。本手册旨在明确采购流程各环节职责分工、操作规范及审核要求，为企业采购管理提供标准化指引。

二、适用范围

本手册适用于企业所有部门（含分支机构）的各类采购活动，包括但不限于原材料采购、办公用品采购、设备采购、服务采购等。采购金额、采购形式（如公开招标、询价、单一来源等）均需按本手册规定执行。

三、基本原则

合规性原则：严格遵守国家法律法规及企业内部采购管理制度，保证采购流程合法合规。

经济性原则：在满足需求的前提下，综合评估价格、质量、交货期等因素，选择最优采购方案。

透明性原则：采购过程及结果应公开透明，关键环节留痕可追溯，杜绝暗箱操作。

效率性原则：在规范流程的基础上，简化审批环节，保证采购活动及时响应业务需求。

第二章采购流程详解

第一节需求申请与审批

操作目标：明确采购需求，保证需求的合理性与必要性，从源头控制采购成本。

一、需求发起

申请人：各部门根据业务需要，由部门指定人员（如专员/主管）填写《采购申请单》。

申请内容：需详细填写物品/服务名称、规格型号、数量、预估单价、总价、用途、需求日期、技术参数（如适用）及附件（如技术图纸、需求说明等）。

提交路径：将《采购申请单》及相关附件提交至部门负责人审批。

二、部门审批

审批人：部门负责人（或其授权人）对需求的合理性、必要性进行审核，重点关注：

需求是否符合部门年度预算；

是否存在可替代的内部资源（如闲置设备、库存物资）；

规格参数是否明确，避免模糊描述（如“一批办公用品”需细化具体品类及数量）。

审批结果：通过后，在《采购申请单》上签字确认，并提交至采购部；不通过则退回申请人并说明原因。

三、采购部复核

复核内容：采购部对《采购申请单》的完整性、合规性进行复核，重点检查：

需求日期与采购周期是否匹配；

预估单价是否在合理范围内（参考历史采购价、市场行情）；

是否属于集中采购目录（如属于，需按集中采购流程执行）。

处理结果：复核通过后，进入下一环节；复核不通过，退回申请人补充或修改。

第二节供应商寻源与选择

操作目标：通过规范的寻源方式，筛选出符合资质、价格合理、服务优质的供应商。

一、供应商寻源

寻源方式：根据采购金额、物料特性选择合适的寻源方式：

公开招标：适用于金额较大（如≥10万元）或标准化程度高的采购项目，需通过企业官网、招标平台发布招标公告，邀请3家及以上供应商参与。

询价采购：适用于金额中等（如1万-10万元）的标准化物料，需向至少3家合格供应商发出询价单，要求其在规定时间内提供书面报价。

单一来源采购：仅适用于只能从唯一供应商处采购（如专利产品、定制化服务）或发生不可预见的紧急情况，需经采购部负责人及分管副总审批。

竞争性谈判：适用于技术复杂、需求不明确或需优化方案的项目，邀请2-3家供应商进行多轮谈判后确定成交方。

供应商资质要求：寻源前需确认供应商具备以下基本资质：

营业执照、相关行业许可证（如适用）；

质量体系认证（如ISO9001，根据物料特性要求）；

近三年内无重大违法记录（可通过“信用中国”等官方渠道查询）。

二、供应商选择与比价

比价分析：采购部收集供应商报价后，填写《供应商询价对比表》，对比内容包括：价格、交货期、质量保证、付款条件、售后服务、供应商信誉等。

确定候选供应商：根据“性价比最优”原则，筛选1-2家候选供应商，必要时组织相关部门（如技术部、使用部门）进行综合评审。

审批：候选供应商确定后，填写《采购审批单》，按权限逐级审批（如：1万-5万元由采购经理审批，5万-20万元由分管副总审批，20万元以上由总经理审批）。

第三节合同拟定与审批

操作目标：通过规范的合同条款，明确双方权利义务，防范法律风险。

一、合同拟定

模板选择：优先使用企业标准采购合同模板，如需定制，由采购部法务岗（或外聘律师）审核条款合规性。

核心条款：合同需包含以下内容：

供需双方全称、地址、联系方式；

物品/服务名称、规格型号、数量、单价、总价；

质量标准（如国家标准、行业标准、技术协议）；

交货时间、地点、方式及运输费用承担；

验收标准、方法及提出异议的期限；

付款方式（如预付款比例、到货款、质保金比例）、账户信息；

违约责任（如逾期交货、质量不合格的赔偿标准）；

争议解决方式（如协商、仲裁/诉讼）；

合同生效条件及附件清单。

二、合同审批

审批流程：

采购部负责人审核合同条款的完整性、合理性；

法务部审核法律风险（如违约责任、知识产权条款）；

财务部审核付款方式、税务条款；

使用部门（如技术部）审核技术参数、验收标准；

按审批权限提交至分管领导及总经理最终审批。

用印与签署：审批通过后，由采