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企业资源计划(ERP)系统操作模板：采购订单创建与审批流程

一、适用业务场景

二、详细操作步骤

步骤1：系统登录与模块进入

操作说明：

打开ERP系统登录页面，输入企业分配的账号（如：采购专员账号）、密码及验证码，“登录”按钮；

登录后，在系统首页导航栏找到“采购管理”模块，进入；

在“采购管理”菜单下选择“采购订单”子菜单，进入采购订单列表界面。

步骤2：创建采购订单

操作说明：

在采购订单列表界面，右上角“新建”按钮，系统自动弹出“创建采购订单”窗口；

填写订单基础信息：

订单编号：系统自动（如：PO20240501001），无需手动修改；

订单日期：默认为当前系统日期，可根据实际情况调整；

供应商编码：“选择”按钮，从供应商档案库中选择对应供应商（如：供应商A，编码：SUP001），系统自动带出供应商名称、联系人、联系方式等信息（注：联系方式仅内部显示，不对外公开）；

采购部门：选择负责本次采购的部门（如：采购一部）；

采购员：选择订单负责人（如：*工号：C001）；

付款方式：根据供应商协议选择（如：月结30天）；

交货地点：填写物料送达的具体地址（如：市区工厂1号仓库）。

步骤3：录入物料信息

操作说明：

在物料信息表格区域，“添加物料”按钮；

逐行录入物料详情：

物料编码：通过物料编码库搜索选择（如：M001，对应物料为“A型钢材”），或手动输入编码后系统自动匹配名称、规格型号、单位等信息；

规格型号：若物料有特殊要求（如：厚度=5mm，长度=6m），需在“备注”栏注明；

采购数量：根据需求计划填写（如：1000），单位自动显示（如：吨）；

单价：参考供应商报价或历史采购价填写（如：4500.00）；

金额：系统自动计算（数量×单价），支持手动修改（需备注原因）；

需求日期：填写物料要求到货的日期（如：2024-05-31）；

若涉及多种物料，重复上述步骤添加，直至所有物料信息录入完毕。

步骤4：附加信息填写与提交

操作说明：

在“订单备注”栏填写特殊要求（如：需提供材质证明书，分3批交付）；

附件：若需补充合同、图纸等文件，“附件”按钮，添加本地文件（支持PDF、Word、Excel格式，单个文件不超过10MB）；

信息核对：检查订单基础信息、物料信息、金额等是否准确无误，确认无误后“保存草稿”或“提交审批”按钮。

步骤5：审批流程处理

操作说明：

提交审批后：系统根据预设审批流（如：采购专员→部门经理→财务主管→采购总监），自动将订单推送给下一审批人；

审批人操作：

登录系统后，在“待办事项”中查看待审批订单，订单编号查看详情；

审批通过：“同意”按钮，系统自动流转至下一审批人；

审批驳回：“驳回”按钮，填写驳回原因（如：“数量超出预算”），订单将退回至采购专员，修改后可重新提交；

审批完成：所有审批环节通过后，订单状态变更为“已审批”，系统自动触发后续流程（如：发送供应商确认通知）。

步骤6：订单查询与归档

操作说明：

在采购订单列表界面，可按“订单编号”“供应商”“订单状态”（如：已审批、已关闭）等条件筛选查询；

订单编号进入详情页，可查看审批记录、操作日志、附件等信息；

月末或季度末，将已完成的订单导出为Excel表格（路径：列表页面→“导出”按钮），按日期分类归档至指定共享文件夹，保存期不少于3年。

三、采购订单模板表格

字段名称

字段说明

填写要求

示例值

订单编号

系统自动的唯一标识

不可修改

PO20240501001

供应商编码

供应商在ERP系统中的档案编码

必填，从供应商库选择

SUP001

供应商名称

对应供应商的全称

自动带出，不可修改

钢铁有限公司

物料编码

物料在系统中的唯一编码

必填，从物料库选择

M001

物料名称

物料的通用名称

自动带出，不可修改

A型钢材

规格型号

物料的规格、型号等属性

按实际需求填写

厚度5mm×长度6m

单位

物料的计量单位

自动带出，不可修改

吨

采购数量

本次采购的物料数量

必填，为正整数

1000

单价（元）

物料的采购单价

保留两位小数

4500.00

金额（元）

单价×采购数量

系统自动计算，可手动修改（需备注）

4,500,000.00

需求日期

要求物料到货的日期

格式：YYYY-MM-DD

2024-05-31

交货地点

物料送达的具体地址

必填，详细到仓库或部门

工厂1号仓库

采购部门

负责本次采购的部门

从部门列表选择

采购一部

采购员

订单负责人

从员工列表选择

*（工号：C001）

审批状态

订单当前审批节点

自动更新（草稿/审批中/已审批/已关闭）

审批中

备注

特殊要求或说明

可选，不超过200字符

需提供材质证明书

四、操作关键提示

信息准确性：录入物料编码、供应商编码、数量、单价等信息时，务必与实际需求一致，避免因信息错