企业采购管理流程及合同审批表.docVIP

企业采购管理流程及合同审批表工具模板

一、适用范围与核心价值

本工具模板适用于各类企业（涵盖制造业、服务业、商贸企业等）的日常采购管理场景，包括但不限于生产物料采购、办公用品采购、服务外包采购、工程项目采购等。通过标准化流程与审批表单，可实现采购需求规范化、审批流程透明化、合同管理合规化，有效降低采购成本、防范合规风险、提升采购效率，保证企业资源合理配置与资产安全。

二、标准化操作流程详解

（一）采购需求发起与初审

需求提出：业务部门根据实际工作需要（如生产计划、办公需求、项目实施等），填写《采购需求申请表》，详细说明采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途、需求时间及供应商建议（若有）。

部门初审：部门负责人*对采购需求的必要性、合理性及预算匹配性进行审核，确认无误后签字，提交至采购部。

（二）预算审核与采购计划制定

预算核对：采购部将《采购需求申请表》提交至财务部，财务专员*对照年度预算指标，审核采购金额是否在预算范围内。

若未超预算：财务部签字确认后，采购部启动采购流程；

若超预算：需由部门负责人补充说明超预算原因，提交分管副总审批通过后，方可进入下一步。

制定采购计划：采购部根据审核通过的采购需求，制定采购计划，明确采购方式（如公开招标、询比价、单一来源采购等）、时间节点及责任分工。

（三）供应商选择与商务谈判

供应商寻源：采购部通过企业合格供应商名录、公开招标平台、行业推荐等渠道，筛选至少3家符合条件的供应商，并收集其资质文件（营业执照、相关行业资质证书、产品合格证等）。

供应商评估：采购部联合使用部门、质量部（若涉及物料采购）组成评估小组，从价格、质量、交期、服务、信誉等维度对供应商进行综合评分，形成《供应商评估表》。

商务谈判：根据评估结果，选择最优供应商进行商务谈判，明确采购价格、交付时间、付款方式、质量标准、违约责任等核心条款，达成一致后形成《谈判记录》。

（四）合同拟定与内部审批

合同起草：采购部根据谈判结果，参照《采购合同模板》拟定合同文本，合同内容需包括：双方主体信息、采购物品/服务详情、价格条款、交付与验收条款、付款方式、违约责任、争议解决方式、合同生效条件等。

部门会签：

采购部：审核合同条款与谈判结果的一致性；

财务部：审核付款方式、发票类型、税务处理等财务相关条款；

法务部（或法务专员*）：审核合同的法律合规性，避免条款歧义或法律风险；

使用部门：确认采购物品/服务的技术参数、需求细节与合同内容匹配。

分级审批：根据合同金额及企业授权制度，提交至相应层级领导审批：

金额≤5万元：由分管副总*审批；

5万元＜金额≤20万元：由总经理*审批；

金额＞20万元：需提交至董事会（或股东会）审批。

（五）合同签订与执行跟踪

合同签订：内部审批通过后，由授权代表（总经理或分管副总）与供应商签订正式合同，合同文本一式多份（采购部、财务部、使用部门、供应商各执一份，存档一份）。

执行跟踪：采购部负责跟踪合同履行情况，包括供应商备货进度、交付时间、质量等，保证供应商按合同约定履行义务。

（六）验收与付款结算

货物/服务验收：

有形物品：使用部门、采购部、质量部（若需）共同对物品的数量、规格、质量进行现场验收，填写《采购验收单》，各方签字确认；

服务类项目：由使用部门根据服务标准出具《验收合格证明》，明确服务内容及完成质量。

付款申请：验收合格后，采购部凭《采购合同》《验收单》《发票》等资料，填写《付款申请单》，提交财务部审核。

资金支付：财务部审核无误后，按照合同约定的付款方式（如电汇、承兑汇票等）办理付款手续，保证资金支付与合同条款一致。

（七）合同归档与复盘

资料归档：采购部将采购全过程资料（包括《采购需求申请表》《供应商评估表》《合同文本》《谈判记录》《验收单》《付款申请单》等）整理成册，按“一合同一档”原则归档保存，保存期限不少于5年。

流程复盘：采购部定期（如每季度）对采购流程进行复盘，分析采购成本控制、供应商履约率、审批效率等指标，持续优化采购管理流程。

三、合同审批表示例及填写说明

（一）合同审批表模板

采购合同审批表

项目名称

合同编号

供应商名称

采购内容

预算金额（元）

合同金额（元）

申请人

申请部门

申请日期

预计交付日期

审批流程

审批意见

签字

日期

采购部意见

（审核合同条款、供应商选择合理性）

财务部意见

（审核预算、付款方式、税务合规性）

法务部意见

（审核法律条款、风险控制）

使用部门意见

（确认需求与技术参数匹配度）

分管副总意见

（审核采购必要性及金额权限）

总经理意见

（最终审批，超权限时提交董事会）

备注

附件清单

份数

是否齐全

1.《采购需求申请表》

□是□否

2.《供应商评估表》

□是□否

3.《谈判记录》

□是□否

4.供应商