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团队协作与沟通平台使用手册

一、平台概述

本平台是为团队提供高效协作与无缝沟通的数字化工具，集任务管理、即时通讯、文件共享、会议组织于一体，支持多项目并行推进、跨部门协同及远程办公场景，帮助团队统一信息入口、规范工作流程、提升协作效率。平台适用于企业内部项目组、跨职能团队、远程协作小组等各类团队形式，成员可通过网页端或移动端随时接入，实现“任务可跟进、沟通可留痕、文件可追溯、进度可掌控”。

二、典型应用场景

（一）多项目并行推进中的任务协同

当团队同时负责多个项目时，可通过平台创建独立项目空间，将不同项目的任务拆解为具体事项，明确负责人、时间节点及交付标准，避免任务混淆或遗漏。例如市场部在“春季新品推广”和“客户满意度调研”两个项目中，可通过平台区分任务优先级，实时查看各项目进度，保证资源合理分配。

（二）跨部门资源对接与进度同步

在需要多部门协作的场景中（如产品上线、大型活动策划），平台可作为信息枢纽，实现需求提报、资源协调、进度反馈的闭环管理。例如技术部收到产品部的开发需求后，通过平台需求对接模块提交排期计划，产品部可实时查看开发进度，减少线下沟通成本，提前规避风险。

（三）远程团队日常沟通与信息同步

对于异地办公或混合办公团队，平台提供即时群聊、话题分类、公告发布等功能，保证重要信息触达。例如远程团队可通过“日常沟通”群同步每日工作动态，通过“项目公告”区发布重要通知，避免信息孤岛。

（四）重要会议的组织与纪要沉淀

无论是例会、项目复盘会还是跨部门协调会，平台支持会议发起、议程设置、参会人员邀请，并提供会议纪要模板，方便会后快速整理决议事项与待办任务，保证会议成果落地。例如项目周会结束后，负责人可通过平台会议纪要，关联相关任务，成员可随时查阅回顾。

三、核心功能操作指南

（一）账号与团队初始化

注册与登录

新成员通过企业邀请码注册账号，填写姓名、所属部门、联系方式（仅内部可见），完成身份验证后登录平台。

忘记密码时，“忘记密码”，通过预留手机号或邮箱验证重置。

创建/加入团队

创建团队：管理员登录后，进入“团队管理”页面，“创建团队”，填写团队名称（如“产品研发部”）、团队简介、初始成员账号（支持批量导入），设置团队权限（如成员是否可创建项目），确认后团队空间。

加入团队：普通成员收到团队邀请后，“接受加入”，或通过“团队搜索”功能输入团队名称申请加入，经管理员审核通过后即可加入。

添加/管理成员

管理员在“团队成员”页面，“添加成员”，可输入成员姓名/工号直接添加（需成员已注册平台），或通过“邀请加入”发送邮件/站内信邀请新成员。

成员权限分为“管理员”（可管理团队、创建项目）、“普通成员”（可创建任务、参与沟通）、“只读成员”（仅可查看信息），管理员可根据角色调整权限。

（二）任务全流程管理

创建任务

进入对应项目空间，“新建任务”，填写任务名称（如“完成用户调研问卷设计”）、任务描述（明确目标、范围、交付物）、选择任务类型（开发、设计、文案等）、优先级（高/中/低）、预计开始/结束时间，“确定”创建。

分配任务与关联协作

创建任务后，在“负责人”栏选择成员（如小美），若需多人协作，可在“协助人”栏添加成员（如强、*李）。

支持关联任务：若当前任务依赖其他任务，可在“关联任务”中选择前置任务，系统会自动提醒依赖关系。

任务进度跟踪

负责人每日更新任务状态（“待开始”“进行中”“待审核”“已完成”），并在“进度更新”栏填写具体进展（如“完成问卷初稿，等待评审”）。

成员可任务卡片查看详情，添加评论或相关人员反馈问题（如*强确认数据来源）。

任务闭环与归档

任务完成后，负责人“标记完成”，交付物（如问卷终稿、设计稿），系统自动通知发起人审核。

审核通过后，任务自动归档至“已完成任务”列表，未通过则退回并说明修改意见，任务状态变更为“待修改”。

（三）高效沟通与信息同步

群聊创建与管理

创建群聊：“通讯录”-“新建群聊”，选择群聊类型（“固定群聊”“临时群聊”），添加成员，填写群名称（如“产品需求讨论组”），设置群公告（如“请每日17:00前同步工作进度”）。

群聊分类：可通过“标签”功能对群聊分组（如“项目群”“部门群”“兴趣群”），方便快速查找。

即时沟通功能

消息发送：支持文字、语音、图片、文件（最大100MB）发送，可添加“表情包”增强沟通氛围。

提醒：在群聊或私聊中输入“+成员姓名”，可精准提醒相关人员，避免重要信息遗漏。

话题分类：在群聊中“#”，可创建话题（如“#需求评审”“#bug反馈”），成员围绕话题讨论，后续可按话题快速查阅历史消息。

公告与通知

管理员可在“团队公告”或“项目公告”区发布重要通知（如“本周五18:00团队聚餐”“平台升级维护时间”），支持设置“置顶”和“定时发布”，成员收到通知后需“已