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会议策划执行及效果评估记录表

一、适用范围与价值

本工具适用于企业内部各类会议（如战略会、项目推进会、部门例会等）、外部合作会议（如客户洽谈会、行业交流会等）以及专项工作会议（如发布会、培训会等）。通过系统记录会议从策划到执行的全流程细节，并结合效果评估，可帮助团队规范会议管理、提升会议效率、保证会议目标落地，同时为后续会议优化提供数据支撑，避免“会而不议、议而不决、决而不行”的问题。

二、从策划到评估的全流程操作指南

（一）会议筹备阶段：明确目标，细化分工

需求确认

明确会议核心目标（如决策、沟通、汇报、培训等）、预期成果（如形成决议、输出方案、达成共识等）及参会范围（关键决策人、执行人、相关方等）。

与发起人*确认会议必要性，避免无效会议。

方案制定

确定会议时间（考虑参会人日程，预留缓冲期）、地点（线上/线下，需测试设备或场地容量）、时长（按议程重要性分配，避免超时）。

制定详细议程：包括议题顺序、每个议题的负责人、预计时长、输出物（如PPT、议案等）。

编制会议预算（含场地、物料、餐饮、差旅等，需符合公司财务规定）。

筹备分工

成立筹备小组，明确分工：

总协调人*：统筹整体进度，对接各方需求；

议程负责人*：收集议题材料，审核内容完整性；

物料负责人*：准备会议资料（议程、签到表、投影设备、文具等）；

后勤负责人*：预订场地/会议软件，安排餐饮/住宿（如需），通知参会人员。

前置沟通

提前3-5天发送会议通知（含议程、时间、地点、参会要求、需提前准备的资料），提醒参会人预习议题；

对外部参会人员，需确认联系方式及特殊需求（如翻译、无障碍设施等）。

（二）会议执行阶段：控场有序，记录关键

会前准备

提前30分钟到场/上线，检查设备（投影、麦克风、网络）、物料（资料、签到表）摆放到位；

签到管理：线上会议通过工具签到，线下会议设置签到处，记录参会人员到会时间（含迟到、请假情况）。

会议进行

总协调人*按议程推进，严格控制各环节时长，避免偏题；

议题负责人*清晰阐述内容，引导讨论聚焦核心问题，避免冗余发言；

安排专人记录：实时记录关键决策、待办事项（明确责任人、完成时间）、争议点及解决方案；

突发情况处理：如设备故障，立即启用备用方案；如讨论僵局，由协调人*引导暂停或调整议题顺序。

会收尾

主持人总结会议成果：重申关键决议、待办事项及责任人；

明确会议纪要输出要求（24小时内初稿，经审核后分发）；

感谢参会人员，提醒后续行动节点。

（三）收尾与评估阶段：复盘总结，持续优化

资料归档

整理会议资料：会议通知、议程、签到表、会议纪要、演示文稿、照片/视频记录等，按公司档案规范存档。

效果评估

定量评估：通过参会人员到会率、议题完成率、待办事项按时完成率（后续跟踪）等数据衡量会议效率；

定性评估：发放会议反馈问卷（含议程合理性、会议时长、讨论有效性、主持人控场能力等维度），收集参会人员建议。

改进总结

召开筹备小组复盘会，分析本次会议的亮点与不足（如议程时间分配是否合理、突发情况应对是否及时等）；

针对问题制定改进措施（如优化议题筛选机制、加强设备测试等），形成《会议优化清单》，应用于后续会议策划。

三、会议策划执行及效果评估记录表（模板）

（一）会议基本信息

项目

内容

会议名称

会议类型

□内部例会□项目会□客户会□其他______

会议时间

年月日时分至时分

会议地点

□线下会议室（______）□线上平台（______）

参会人员

应到______人，实到______人（名单见附件）

会议发起人

总协调人

会议核心目标

（二）策划筹备详情

环节

内容说明

负责人

完成时间

需求确认

目标：______________________；预期成果：______________________

*经理

月日

议程制定

1.议题1：负责人______，时长______分钟，输出物______2.议题2：…

*主管

月日

物料准备

资料：______份；设备：投影仪、麦克风______；其他：______

*助理

月日

后勤安排

场地/软件预订：______；餐饮：______；通知发送时间：______

*专员

月日

风险预案

设备故障：备用投影仪______；人员缺席：议题调整方案______

*协调人

月日

（三）执行过程记录

环节

关键记录

签到情况

迟到：______（姓名、时间）；请假：______（姓名、原因）

议题推进

议题1：决策______；争议点______，解决方案______议题2：…

待办事项

1.任务：______，责任人：______，完成时间：______2.任务：…

突发情况

事件：______；处理措施：______；结果：______

会议时长

实际用时