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行政会议室预约与使用管理工具模板
一、工具适用场景与价值说明
本工具适用于各类企业、事业单位及组织内部的会议室管理需求，尤其在以下场景中发挥核心作用：
部门例会：如周会、月度总结会，需固定时间段使用特定会议室；
项目讨论：跨部门协作会议，需协调多方时间并预留设备支持；
客户接待：重要来访会议，需保证会议室环境整洁、设备齐全；
培训/宣讲：需容纳较多人数或特殊设备（如投影仪、音响）的会议。
通过规范预约流程与记录管理，可实现会议室资源高效利用、避免重复占用、会议信息可追溯，同时提升行政服务效率与会议组织规范性。
二、会议室预约与使用操作流程详解
（一）预约申请提交
操作主体：会议组织者（申请人）
操作步骤：
明确会议信息：提前确认会议主题、时间（起止时间精确到半小时，如“14:00-15:30”）、参会人数、所需设备（如投影仪、白板、视频会议系统）、特殊需求（如茶歇、横幅悬挂）。
查询会议室availability：通过行政部公布的会议室排期表（或线上系统）查询目标会议室是否空闲，优先选择与参会人数匹配的会议室（如10人以下选小型会议室，20人以上选中型会议室）。
填写《会议室预约申请表》（详见第三部分表格模板）：完整填写申请人信息（姓名、部门、联系方式）、会议基本信息、设备需求及备注说明，保证信息准确无误后提交至行政部（或线上系统提交）。
特殊会议提前沟通：如需使用大型会议室、占用超3小时或涉及外部人员参会，建议提前2个工作日与行政部当面沟通，确认场地与设备支持。
（二）预约信息审核与反馈
操作主体：行政部（审核人）
操作步骤：
接收申请：行政部每日9:00、12:00、17:00分三次集中处理预约申请（线上系统实时处理）。
审核信息：核对会议室空闲情况、设备匹配度及申请合规性（如是否符合“同一部门连续预约不超过3天”“非工作时间预约需提前1天审批”等规定）。
反馈结果：
审核通过：1小时内通过内部通讯工具/邮件反馈申请人，发送《会议室使用确认单》，包含会议室位置、设备清单、联系人及注意事项；
审核不通过：注明原因（如时间冲突、设备不足），建议调整时间或更换会议室，并协助协调替代方案。
（三）会议室使用准备与确认
操作主体：行政部（准备人）、申请人（确认人）
操作步骤：
行政部准备：
会议前30分钟开启会议室空调、照明，调试设备（投影仪、麦克风、白板笔等），保证设备正常运行；
按需摆放桌椅（如U型、课桌式）、摆放会议资料（如需）、准备饮用水（每会议室标配2箱瓶装水）。
申请人确认：
会议开始前10分钟到达会议室，检查设备是否正常、物资是否齐全，如有问题立即联系行政部（联系人：*行政专员，内线：8888）；
引导参会人员签到（如需），提醒将手机调至静音mode。
（四）会议进行中的规范
操作主体：所有参会人员
核心要求：
保持会议室安静，避免大声喧哗或接打电话（如需接听，移步室外）；
爱护会议室设施，严禁随意搬动桌椅、涂抹墙面或私拿设备配件；
节约使用资源，如人走灯灭、关闭投影仪等闲置设备、合理饮用瓶装水（避免浪费）。
（五）会后记录与设备归位
操作主体：申请人（会议组织者）、行政部（跟进人）
操作步骤：
清理会场：会议结束后，申请人组织参会人员带走个人物品，清理桌面垃圾（如纸杯、文件），将桌椅恢复原位（如会议前为U型型，会后恢复为theater型）。
提交《会议记录表》：1个工作日内填写《会议记录表》（详见第三部分表格模板），包含会议核心决议、待办事项（负责人、完成时限）、附件（如演示文稿、签到表），提交至行政部存档（线上系统或纸质版交至行政办公室102室）。
行政部检查：行政部每日18:00前检查各会议室使用情况，确认设备完好、环境整洁，如有损坏或遗失，联系申请人追责并填写《会议室设施问题登记表》。
三、核心表格模板
（一）会议室预约申请表
申请日期
年月日
预约编号
YYYMMDD-X（001）
申请人信息
姓名
*
部门
联系方式
内线：6666
邮箱/内部通讯工具
会议基本信息
主题
Q4产品规划研讨会
参会人数
时间
2023年10月25日14:00-16:00
会议室需求
设备与物资需求
必备设备
投影仪、无线麦克风、白板
可选设备
其他需求
需摆放矿泉水12瓶、提供便签纸
备注说明
外部参会人员：（公司）、（YY公司），需提前10分钟引导至会议室
审核意见
□同意□不同意（原因：________________________）
审核人：*行政专员日期：年月日
（二）会议记录表
会议名称
Q4产品规划研讨会
填表日期
2023年10月25日
会议基本信息
时间
14:00-16:00
地点
主持人
*
记录人
参会人员
市场部：、赵五；研发部：、周六；外部：（公司）、
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