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行政文件归档与资料管理标准化模板
一、适用范围与工作目标
本标准化模板适用于各类企事业单位、机关及社会组织的行政管理部门，旨在规范日常工作中各类行政文件（如通知、报告、会议纪要、合同、规章制度、往来函件等）的收集、分类、整理、归档及借阅管理流程。通过统一标准，实现行政资料的系统性、规范性和安全性，提高文件检索效率，保障重要信息可追溯，同时降低因管理混乱导致的资料丢失或泄密风险。
二、标准化操作流程
（一）文件收集：明确责任，保证全面
收集范围
涵盖本单位行政活动中形成的具有保存价值的各类纸质及电子文件，包括但不限于：上级单位来文、本单位发文、部门请示报告、会议材料、合同协议、人事档案、财务单据（复印件）、审计材料、固定资产资料等。
特殊文件（如涉密、涉诉、重大项目文件）需单独标注，优先收集。
责任分工
各部门指定专人（如“部门资料员*”）负责本部门文件的日常收集，保证文件在形成后3个工作日内移交至行政部门。
行政部门设立“档案管理员*”，统筹接收各部门移交文件，并对接收文件进行初步登记。
收集要求
纸质文件需为原件（如需提交复印件需注明“与原件一致”并加盖公章），字迹清晰、无涂改（如有修改需加盖修改人章或签字确认）。
电子文件需为通用格式（如PDF、Word、Excel等），命名规范（格式：“部门-文件类型-形成日期-标题”，例：“行政部-通知关于国庆节放假安排的通知”），并与纸质文件同步归档。
（二）文件分类：科学划分，逻辑清晰
一级分类（按部门）
按文件形成部门或业务属性分为：行政部、财务部、人力资源部、市场部、研发部、综合管理部等（可根据单位实际调整）。
二级分类（按文件类型）
每个一级分类下按文件性质细分，例如：
行政部：收文、发文、会议纪要、规章制度、后勤管理、固定资产；
财务部：凭证、账簿、报表、预算、审计报告；
人力资源部：招聘、培训、考勤、薪酬、劳动合同。
三级分类（按时间/项目）
二级分类下可按“年度+季度”或“项目名称”进一步细化，例如：“2023年-Q3”“项目-前期筹备”。
（三）文件整理：规范整理，便于归档
排序与装订
纸质文件按“时间顺序+逻辑关系”排列：如收文按“文号顺序”，发文按“签发日期顺序”，会议纪要按“会议召开时间顺序”。
使用不锈钢夹或装订机左侧装订（单份文件超过10页需加装封面、封底，封面注明文件标题、部门、日期、页码）。
编页与盖章
每页文件右上角编页码（正页为阿拉伯数字，反页为“-X-”格式，封面、封底不编页码）。
封面加盖“行政文件”章（由行政部门统一刻制），骑缝处加盖档案管理员*名章。
电子文件整理
建立电子文件夹层级结构（例：“D：/行政档案/2023年/行政部/收文/10月”），与纸质文件分类一致。
电子文件需定期备份（每月1次），刻录光盘或存储至加密移动硬盘，备份介质标注“档案备份-2023年10月-档案管理员*”。
（四）文件编号：唯一标识，可追溯
编号规则
统一采用“部门代码-年度-文件类型代码-流水号”格式，例如：“XZB-2023-WB-001”（行政部-2023年-发文-001）。
部门代码：行政部（XZB）、财务部（CWB）、人力资源部（RLB）等（由行政部门统一制定）；
文件类型代码：收文（SW）、发文（WB）、会议纪要（HYJJ）、规章制度（GZZD）等。
编号登记
档案管理员*将编号信息录入《文件归档登记表》（见模板1），同时标注在文件封面及每页右上角（电子文件编号标注于文件名及属性栏）。
（五）文件归档：及时入库，规范存放
归档时间
年度文件：次年3月31日前完成上一年度文件归档；
专项文件：项目结束后1个月内完成归档；
日常文件：按季度归档（每季度末月25日前完成）。
归档要求
纸质文件：使用无酸档案盒存放，盒脊标注“部门-年度-文件类型-起止流水号”（例：“行政部-2023-收文-001-050”），盒内附《档案盒内文件清单》（见模板2）。
电子文件：刻录为不可擦写光盘（一式两份），标注“部门-年度-文件类型-归档日期”，与纸质档案一并存放于档案柜。
存放管理
档案室配备防潮、防火、防虫、防盗设备，温度控制在14-24℃，湿度控制在45%-60%；
档案柜按“部门-年度”编号排列（如“A01-行政部-2023”），张贴标签便于查找；
电子档案存储介质与纸质档案分柜存放，避免磁场干扰。
（六）文件借阅：规范流程，责任到人
借阅权限
普通文件：部门员工需经部门负责人审批，档案管理员*备案后借阅；
重要文件（如合同、涉密文件）：需经行政主管*审批，借阅时间不超过3个工作日；
外部单位借阅：需持单位介绍信，经行政主管*签字同意，原则上仅限查阅，不予借出。
借阅登记
借阅人填写《文件借阅申请表》（见模板3），注明文件编号、标题、借阅事由、
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