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机关单位文档管理规范指导手册

第一章总则

1.1目的与依据

为进一步规范我单位文档管理工作，提高行政效能和工作质量，确保文档的真实、完整、安全和有效利用，依据国家相关法律法规及上级主管部门关于文档管理的规定，结合我单位实际情况，特制定本手册。

1.2适用范围

本手册适用于单位内部所有部门及全体工作人员在履行职责过程中形成、接收、处理和保管的各类文档的管理。凡涉及国家秘密的文档，除遵守本手册规定外，还须严格执行国家及行业有关保密工作的法律法规。

1.3基本原则

文档管理工作遵循以下基本原则：

*统一领导，分级负责：单位文档工作实行统一领导、归口管理，各部门明确专人负责本部门文档的日常管理。

*真实准确，规范有序：文档的形成、办理、流转、存储等环节均需符合规范，确保内容真实、数据准确、格式统一。

*安全保密，全程管控：树立保密意识，落实保密责任，对文档的产生、流转、使用、保管直至销毁的全过程进行安全管控，严防失泄密事件发生。

*依法管理，有效利用：遵循文档管理的法律法规，科学整理，便捷检索，促进文档资源的有效开发和利用，服务于单位中心工作。

1.4管理机构与职责

单位办公室（或指定综合管理部门）是文档管理的归口管理部门，主要职责包括：

*贯彻执行国家及上级有关文档管理的方针政策和法规制度；

*制定和完善本单位文档管理规章制度和工作细则；

*组织、指导、监督和检查各部门的文档管理工作；

*负责单位重要文档、永久和长期保管文档的集中归档与管理；

*组织文档管理人员的业务培训和学习交流。

各部门应指定一名负责人分管本部门文档工作，并配备兼职文档管理员，具体负责本部门文档的收集、整理、登记、保管、移交等工作。

第二章文档的界定与分类

2.1文档的界定

本手册所称文档，是指单位在行政管理、业务开展、公务活动等过程中形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。

2.2文档的分类

文档按其性质、来源、用途等可作如下分类：

*按来源与形成方式：可分为内部生成文档（如各类请示、报告、通知、纪要、计划、总结、调研材料等）和外部接收文档（如上级来文、下级报文、平行单位函件、会议材料、外来合同协议等）。

*按内容性质：可分为行政管理类、业务工作类、人事管理类、财务管理类、资产管理类、会议类、宣传类、科研类等。

*按涉密程度：可分为绝密级、机密级、秘密级和非涉密文档。涉密文档的确定、标识、管理须严格按照国家保密规定执行。

*按载体形式：可分为纸质文档、电子文档（如各类电子文件、数据库、邮件、音视频资料等）、声像文档（照片、录音带、录像带等）及其他载体文档。

*按处理状态：可分为收文、发文、内部文件、备考文件等。

第三章文档的形成与办理

3.1文档的拟制

拟制文档应遵循以下要求：

*内容真实：观点明确，事实清楚，数据准确，依据充分。

*格式规范：按照国家及本单位规定的公文格式（如标题、文号、主送机关、正文、附件、发文机关、成文日期、印章等）进行拟制，字体、字号、行距等排版符合规范。

*语言精炼：文字表述准确、简洁、庄重、得体，避免使用口语化、不规范的表述。

*程序合规：拟制完成后，须按规定履行审核、会签、签发程序。

3.2文档的审核与签发

*审核：文档在签发前，须由拟稿部门负责人进行初审，重点审核内容的真实性、准确性、合规性，格式的规范性，以及是否需要会签等。涉及重要事项或专业性较强的文档，应征求相关部门或专业人员意见。

*会签：凡内容涉及两个或两个以上部门职责的文档，须由相关部门负责人会签。

*签发：经审核、会签后的文档，按照单位领导分工和权限范围报请相应领导签发。签发人应对文档的内容和形式负总责。

3.3文档的编号与用印

*编号：正式行文的文档，应按照单位公文编号规则统一编号，确保文号唯一。

*用印：文档经签发后，方可加盖单位公章或相关业务专用章。用印应清晰、端正，位置规范。严禁在空白纸张或未审核签发的文档上盖章。

3.4收文办理

外部来文（包括纸质文件和电子文件）的接收办理应包括：

*签收：收到外来文档后，应核对信封（或邮件）上的收文单位、份数、页数等，确认无误后在送达回执上签字或盖章。

*登记：对接收的文档进行分类登记，主要包括来文单位、文号、标题、密级、份数、收文日期、处理情况等信息。

*拟办：办公室（或综合管理部门）根据文档内容和性质，提出初步的办理意见，供领导阅批参考。

*批办：单位领导根据拟办意见，对文档的办理作出指示，明确承办部门、承办人和办理要求。

*承办：承办部门接到交办的文档后，应及时组织办理，并将办理结果向批办领