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企业物资采购与供应商管理模板应用指南

一、模板应用场景与价值

二、全流程操作步骤详解

（一）采购需求发起与审批

需求提报：各业务部门根据生产、运营或项目需求，填写《物资采购需求申请表》，明确物资名称、规格型号、数量、用途、期望交付时间、预算金额等关键信息，部门负责人*经理签字确认后提交至采购部。

需求初审：采购部收到需求后，对物资的必要性、预算合理性、规格参数的完整性进行审核，重点核查是否存在可替代物资、是否满足库存周转要求，必要时与需求部门沟通调整。

需求审批：根据采购金额及物资类型，按权限分级审批（如：5000元以下由采购部经理主管审批；5000-50000元由分管副总总监审批；50000元以上需总经理*董事长审批）。审批通过后，进入供应商寻源环节。

（二）供应商寻源与评估

供应商寻源：采购部通过公开招标、邀请招标、市场调研、行业推荐等方式收集潜在供应商信息，建立《供应商信息库》，记录供应商名称、主营业务、联系方式、资质证书等基础信息。

资质初审：对候选供应商进行资质审查，重点核查营业执照、相关行业许可证（如食品经营许可证、特种设备生产许可证等）、质量体系认证（ISO9001等）、安全生产许可（如涉及）等文件，保证供应商具备合法经营资质。

现场考察（必要时）：对关键物资或大额采购的供应商，组织技术、质量、采购等部门联合进行现场考察，评估其生产设备、工艺流程、质量控制能力、仓储物流条件、售后服务体系等，形成《供应商现场考察报告》。

综合评估与选定：根据资质、价格、交期、质量、服务、合作案例等维度（参考《供应商资质评估表》打分），综合评分前3名作为候选供应商，按采购金额及采购方式规定确定最终供应商（如：小额采购可定向询价选定；大额采购需组织招标或议标）。

（三）采购执行与合同管理

采购订单下达：采购部与选定供应商确认价格、交期、付款方式等细节后，编制《采购订单》（PO），经采购部经理*主管审批后加盖公章送达供应商，作为双方交货依据。

合同签订：对于金额较大或长期合作的采购项目，需签订《采购合同》，明确双方权利义务，包括：物资名称、规格型号、数量、单价、总价、质量标准、交付时间与地点、验收方式、付款条件、违约责任、争议解决方式等条款。合同需经法务部门（或指定法务人员*专员）审核，双方法定代表人或授权代表签字盖章后生效。

交货跟踪：采购部供应商按订单约定时间交付物资，提前3-5天通知采购部及需求部门，协调收货时间与场地。

（四）履约验收与结算

物资验收：需求部门联合质量部（或指定验收人员*专员）按合同约定的质量标准、数量进行现场验收，重点核对物资外观、规格型号、数量、合格证、检测报告等，填写《物资验收单》，验收合格后签字确认；不合格物资需填写《不合格品处理单》，及时与供应商沟通退换货或索赔事宜。

结算申请：验收合格后，采购部收集采购订单、验收单、合同、供应商开具的合规票据（如增值税发票）等资料，填写《采购结算申请表》，按财务审批流程办理付款。

（五）供应商关系维护与优化

履约评价：每季度或每半年，采购部组织需求部门、质量部对合作供应商进行履约评价，评价指标包括：交货准时率、质量合格率、价格竞争力、服务响应速度、问题解决效率等，填写《供应商履约评价表》，评分结果分为A（优秀）、B（良好）、C（合格）、D（不合格）四个等级。

分级管理：根据履约评价结果实施分级管理：A级供应商可优先分配订单、给予付款优惠；B级供应商维持正常合作，督促改进短板；C级供应商限期整改，整改不合格降级或淘汰；D级供应商立即终止合作，并纳入供应商黑名单。

持续沟通：定期与核心供应商召开沟通会，反馈合作问题、收集改进建议，共同优化供应链效率，建立长期战略合作关系。

三、核心管理模板与表格说明

（一）《物资采购需求申请表》

序号

物资名称

规格型号

单位

需求数量

用途说明

预算金额（元）

期望交付时间

需求部门

申请人

部门负责人签字

1

不锈钢板材

304/2B

kg

500

设备生产备料

25,000

2024-03-15

生产部

*工

*经理

（二）《供应商资质评估表》

供应商名称

评估日期

评估维度

评估内容（示例）

评分（100分制）

科技有限公司

2024-02-20

资质文件（20分）

营业执照、ISO9001认证、行业许可证齐全

18

生产能力（25分）

设备先进度、产能匹配度、工艺稳定性

22

质量控制（25分）

质检流程、合格率、客户投诉率

24

价格水平（15分）

市场对比、性价比、付款条件灵活性

13

服务能力（15分）

响应速度、售后保障、技术支持

14

综合得分

91

（三）《采购合同模板（核心条款）》

合同编号：CG-2024-X

甲方（采购方）：X公司

乙方（供应方）：科技有限公司

物资信息：名称、规格型号、数量、单价、总价（详见附