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合同管理标准范本集使用指南

引言

合同是企业经营活动中明确权利义务、保障交易安全的核心法律文件。为规范合同起草、审核、签署及归档全流程，降低法律风险，提升管理效率，特制定《合同管理标准范本集》。本范本集覆盖企业常见业务场景，提供结构化模板与标准化操作指引，助力合同管理规范化、专业化。

一、适用场景：企业合同管理的核心应用领域

本范本集适用于各类企业在日常经营中的合同管理需求，具体场景包括但不限于：

采购与供应链：原材料采购、设备采购、服务外包等合作中与供应商签订的购销合同、框架协议；

销售与市场：产品销售、渠道合作、广告推广等业务中与客户签订的销售合同、代理协议；

人力资源：员工录用、岗位调整、保密竞业等环节签订的劳动合同、保密协议；

资产与物业：房屋租赁、设备租赁、场地使用等涉及不动产或动产占有的租赁合同；

项目合作：联合研发、工程承包、咨询服务等跨部门或外部合作的项目合同；

其他专项：知识产权许可、数据安全、捐赠赞助等具有特殊法律关系的合同。

二、操作流程：从范本选取到合同归档的六步法

（一）明确需求：确定合同类型与核心要素

在起草合同前，需首先明确交易背景、双方主体、权利义务等核心信息，具体包括：

交易主体：甲方（需求方/委托方）、乙方（供给方/服务方）的准确名称、统一社会信用代码、法定代表人等基本信息；

合同标的：交易内容（如产品型号、服务范围、项目周期等）、数量、质量标准；

核心条款：价款金额及支付方式（如分期支付、验收后支付）、履行期限与地点、违约责任、争议解决方式（仲裁/诉讼管辖地）。

示例：采购合同需明确产品规格、交货时间、验收标准、质保期；服务合同需明确服务范围、交付成果、验收流程。

（二）选取范本：匹配最接近的模板框架

根据第一步确定的合同类型，从范本集中选取对应的标准化模板。若范本集中无完全匹配的模板，可参考最接近的模板进行修改，避免从零起草导致的条款遗漏。

合同类型

范本编号

适用场景说明

产品购销合同

CG-2024-001

固定产品买卖（如设备、原材料）

技术服务合同

JW-2024-002

技术开发、咨询、服务类合作

劳动合同

LD-2024-001

全日制劳动合同签订

房屋租赁合同

ZL-2024-001

商业/办公/住宅房屋租赁

（三）填写内容：替换占位符并补充个性化条款

选取范本后，需替换模板中的占位符信息（如“[甲方名称]”“[金额]”），并根据交易实际情况补充或调整条款，保证内容真实、准确、完整。

必填项：合同编号（按“年份-类型-序号”规则编制，如“2024-CG-001”）、签约主体信息、标的描述、金额、日期等；

可选项：若涉及特殊需求（如定制化产品、分期付款），需在“其他约定”条款中明确，避免歧义；

法律术语：使用“不可抗力”“违约责任”“争议解决”等标准法律表述，避免口语化描述。

（四）内部审核：多维度把控合同风险

填写完成的合同需通过内部审核流程，重点检查以下内容：

合规性：是否符合《民法典》《公司法》等法律法规，是否存在无效条款（如“造成对方人身损害的免责条款”）；

业务性：条款是否与交易需求一致，如交付时间是否满足项目进度，付款条件是否合理；

数据准确性：金额、数量、日期等关键信息是否与附件（如报价单、技术参数表）一致；

完整性：是否涵盖标的、质量、价款、履行、违约、争议解决等核心条款，避免遗漏。

审核通过后，由法务负责人或授权人员签字确认，方可进入签署环节。

（五）正式签署：保证双方主体与签字盖章合规

合同经双方确认无误后，需按照以下要求完成签署：

签署主体：企业合同需加盖公章或合同专用章（公章需预留备案印模），法定代表人或授权代表签字（需提供授权委托书）；自然人合同需由本人签字并按捺手印；

签署形式：优先采用书面形式，一式两份或三份（甲乙双方各执一份，存档一份）；电子合同需符合《电子签名法》要求，使用可靠的电子签名；

签署时间：合同签署日期一般以最后一方签字盖章时间为准，影响合同生效条件的（如附生效条件），需在条款中明确。

（六）归档管理：建立电子与纸质双轨档案

签署完成的合同需及时归档，保证可追溯、可查询：

电子归档：扫描合同原件（含附件），按“合同编号-名称-签约日期”命名，存储至企业合同管理系统，备份至云端或本地服务器；

纸质归档：将原件按编号顺序存入档案袋，标注“合同编号”“名称”“签约方”，存放于专用档案柜，防火、防潮、防虫；

登记台账：建立《合同管理台账》，记录合同编号、名称、签约方、金额、履行期限、责任人、归档日期等信息，动态更新合同履行进度。

三、范本示例：常见合同类型模板框架

（一）产品购销合同（范本编号：CG-2024-001）

合同编号：__________

甲方（采购方）：________________________

统一社会信用代码：___