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行政公文撰写格式及流程规范表

一、适用范围与典型场景

本规范适用于机关、企事业单位及其他社会组织在内部管理、对外沟通、决策部署等场景中需以正式文件形式传递信息的行政公文撰写，包括但不限于：

上级机关对下级机关的部署、指示（如通知、决定、意见）；

下级机关向上级机关的汇报、请示（如报告、请示）；

平级或不相隶属机关间的商洽、函询（如函、复函）；

重大事项的记录与确认（如会议纪要、通报）。

二、标准化操作流程

（一）起草阶段

明确发文目的与依据

确定公文需解决的核心问题（如传达政策、请求批示、回复事项等）；

收集相关依据，包括法律法规、上级文件、会议决议或实际工作需求，保证内容合法合规。

确定文种与结构

根据发文目的选择合适文种（如“请示”适用于请求上级指示、批准，“函”适用于不相隶属机关商洽工作）；

规划公文结构：标题—主送机关——附件说明—发文机关署名—成文日期—印章（视文种需要）。

撰写内容

一般由“发文机关+事由+文种”组成（如“公司关于开展2024年度安全培训的通知”），简洁明了，不超过50字；

主送机关：顶格编排，标注接收公文的机关全称或规范化简称，多个机关间用顿号分隔；

开头：说明发文依据、背景或目的（如“根据《省安全生产条例》要求，为进一步强化员工安全意识……”）；

主体：阐述具体事项、措施、要求或理由，逻辑清晰，条理分明（可分条列项，使用“一、”“（一）”“1.”“（1）”序号）；

结尾：根据文种提出执行要求（如“请各单位于月日前报送落实情况”）或规范结束语（如“请示”用“妥否，请批示”，“函”用“专此函复”）；

附件说明：如后有附件，在下空一行左空二字标注“附件：”，后标全角冒号和附件名称（如“附件：1.培训计划表”）。

初稿审核与修改

拟稿人*对照规范检查格式、文字、内容逻辑；

涉及多部门职责的公文，需征求相关部门意见并达成一致。

（二）审核阶段

形式审核

审核公文格式是否符合规范（标题、主送机关、结构、附件、成文日期等要素是否齐全）；

检查文字表述是否准确、简洁，无错别字、语病，标点符号使用规范。

内容审核

审核公文内容是否符合法律法规、政策要求，与上级文件是否存在冲突；

核查事项是否明确、数据是否准确、措施是否可行（如涉及资金、人员等具体内容，需附相关佐证材料）。

程序审核

确认公文是否履行必要的前置程序（如会议讨论、部门会签）；

根据公文重要程度，确定审核权限（一般性公文由部门负责人审核，重大公文需分管领导审核）。

（三）签发阶段

确定签发人

按照机关“三重一大”决策制度及公文签发权限规定，由相应领导签发：

一般事务性公文：部门负责人签发；

涉及多部门或重要事项的公文：分管领导签发；

重大决策部署、规章制度类公文：主要领导签发。

规范签发格式

签发意见需明确“同意”“同意，请印发”或修改具体要求，签发人姓名及日期需手写（或电子签章），位置在发文机关署名上方（上行文）或右侧（下行文、平行文）。

（四）印制与分发阶段

印前校对

对签发后的文稿进行最终校对，保证内容与签发稿一致，重点检查文号、页码、附件等细节；

根据公文密级（公开、内部、秘密、机密）确定印制份数和保密措施。

规范印制

公文用纸采用国际标准A4型（210mm×297mm），页码位于页脚居中；

字体字号要求：

小标宋体二号，居中编排；

主送机关：仿宋体三号，顶格编排；

仿宋体三号，首行缩进2字符，行距28磅；

附件说明、发文机关署名、成文日期：仿宋体三号，与同字体；

印章使用：单一机关行文时，发文机关署名右空二字编排印章，印章用红色，不得出现“印章”字样。

分发与登记

按主送、抄送范围准确分发，涉密公文需通过机要渠道传递；

建立公文分发台账，记录文号、标题、分发单位、份数、领取人等信息，留存备查。

（五）归档阶段

整理与组卷

公文办理完毕后，由文秘部门将公文正本（含附件、签批页）与电子版一并整理，按“一事一卷”原则组卷；

卷内文件按“审批流程”顺序排列（如初稿—审核意见—签发稿—正本—附件）。

移交与保管

按照档案管理规定，向单位档案室移交，办理交接手续；

电子公文需存储于指定服务器或加密介质，定期备份，保证安全。

三、通用公文格式模板

要素

位置与格式要求

示例

公文标题

居中编排，小标宋体二号，一般不加书名号

市人民关于表彰2023年度安全生产工作先进单位的决定

文号

上行文居左空一字编排，下行文居右空一字编排，年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注

X政发〔2024〕10号（下行文）

签发人

上行文标注于文号右侧，空三字编排“签发人：X”（后签发人姓名）

签发人：*（上行文）

主送机关

标题下空一行，顶格编排，仿宋体三号，多个机关间用顿号分隔

各县（市、区）人民，市各部门、各直属机构：

主送机关下空一行，首行缩进2字符，仿宋体三号，行距28磅