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公司日常行政工作规范与操作指南

一、引言

本指南旨在规范公司日常行政工作的标准化流程，提升行政工作效率，保证各项工作有序开展。适用于公司全体行政人员及相关岗位员工，涵盖办公用品管理、会议组织、访客接待、文件归档、办公环境维护等核心行政场景，为日常工作提供明确操作依据。

二、办公用品管理规范

（一）适用工作场景

各部门因日常办公需要，申请采购、领用及管理办公用品（如文具、耗材、办公设备配件等）。

（二）操作步骤详解

需求提报

各部门指定专人（如“部门助理”）于每月25日前，填写《月度办公用品需求申请表》，列明物品名称、规格、数量、用途及预估费用，经部门负责人签字确认后提交至行政部。

临时急需用品（如突发会议所需物料），可通过OA系统提交《紧急用品申请单》，注明紧急原因，经行政部负责人*审批后优先处理。

需求审核与汇总

行政部收到申请后，2个工作日内完成审核：核对需求合理性（避免重复申领、过度申领）、库存情况（优先使用现有库存），汇总各部门需求形成《月度办公用品采购计划》。

采购与入库

行政部根据采购计划，选择合格供应商（至少比价2家，保证性价比），完成采购后填写《办公用品采购验收单》，核对物品名称、规格、数量、质量，确认无误后入库登记，更新《办公用品库存台账》。

领用与登记

员工领用办公用品时，填写《办公用品领用登记表》，注明领用人、部门、物品名称、数量、领用日期，经部门负责人*审批后，由行政部发放。

贵重物品（如U盘、计算器等）需在《贵重物品领用台账》中额外记录，并明保证管责任人。

盘点与补充

行政部每月末进行一次库存盘点，核对《库存台账》与实际库存，编制《月度库存盘点表》，对短缺物品及时补充，对积压物品提出调剂或处理建议。

（三）常用表单模板

1.月度办公用品需求申请表

部门

申请人*

申请日期

物品名称

规格型号

单位

需求数量

用途说明

预估单价

预估总价

审批人（部门负责人*）：

日期：

2.办公用品领用登记表

领用日期

领用人*

部门

物品名称

规格型号

单位

领用数量

审批人（部门负责人*）

备注

（四）关键注意事项

严格执行“按需申领、杜绝浪费”原则，禁止私人用途领用办公用品。

库存物品需分类存放（如文具区、耗材区、设备配件区），标识清晰，定期检查保质期（如食品类、胶水等），避免过期浪费。

采购过程需遵守公司廉洁规定，禁止收受供应商回扣，保证采购透明合规。

三、会议组织与执行流程

（一）适用工作场景

公司组织各类会议（如周例会、月度总结会、项目研讨会、外部协调会等），需完成会议筹备、召开及后续跟进工作。

（二）操作步骤详解

会议发起与审批

会议发起人（如“项目经理”“部门负责人”）提前3个工作日填写《会议申请审批表》，明确会议主题、目的、时间、地点、参会人员、议程及所需设备（如投影仪、麦克风、视频会议系统等），经部门负责人*审批后提交至行政部。

涉及跨部门会议或外部参会人员的，需提前5个工作日发起申请，保证各方时间协调。

会议准备

行政部收到审批通过后的《会议申请审批表》1个工作日内，完成以下准备工作：

场地预约：根据参会人数选择会议室（如10人以下选小型会议室，20人以上选大会议室），提前布置会场（摆放桌椅、调试设备、准备饮用水、会议资料等）。

通知发布：通过OA系统、邮件或工作群发送会议通知，明确会议时间、地点、议程及需提前准备的材料（如PPT、数据报表等）。

会议组织与记录

会议开始前30分钟，行政部人员到场再次检查设备（如投影仪连接、麦克风音量），保证正常运行。

会议签到：参会人员入场时在《会议签到表》上签字，或通过OA系统线上签到。

会议记录：指定专人（如“行政专员”或“会议发起人”）负责记录，内容包括会议议题、发言要点、决议事项、责任分工及完成时限，形成《会议纪要（初稿）》。

会后跟进与归档

会议结束后2个工作日内，会议记录人整理《会议纪要（初稿）》，经会议发起人*审核确认后，正式发送至全体参会人员及相关部门。

行政部将《会议申请审批表》《会议签到表》《会议纪要》等资料整理归档，保存期限不少于2年。

（三）常用表单模板

1.会议申请审批表

会议主题

会议时间

会议地点

参会人员

会议发起人*

部门

会议议程：

所需设备：

部门负责人*审批：

日期：

行政部确认：

日期：

2.会议纪要模板

会议纪要

会议时间：年月日时分-时分

会议地点：

参会人员：

缺席人员及原因：

会议主题：

会议议程及内容：

议题一：

发言要点：

决议事项：

责任人：

完成时限：

议题二：

……

下一步行动计划：

任务内容

责任人*

配合部门

完成时限

记录人：审核人：日期：

（四）关键注意事项

会议通知需提前发送，保证参会人员有充足准备时间，临时变更会议需至少提前1天通知。

会议室使用遵循“先申请、先使用”原