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行政公文写作与审批流程工具集

一、适用工作场景与情境

本工具集适用于各类企事业单位、机关及社会组织的日常行政管理工作，覆盖以下典型场景：

日常事务通知：如会议安排、假期通知、办公制度调整等需全员知晓的事项；

专项工作请示：如项目立项申请、经费预算审批、人员调配需求等需上级决策的事项；

工作情况报告：如月度/季度工作总结、专项任务进展汇报、突发事件处置说明等需向上级反馈的事项；

跨部门协作函件：如资源协调请求、业务对接确认、联合行动方案等需其他部门配合的事项；

会议纪要与决议：如各类工作会议的记录、议定事项及责任分工的正式确认；

规范性文件印发：如管理办法、实施细则、规章制度等需长期执行的标准性文件。

二、行政公文标准化撰写步骤

（一）明确发文需求与核心要素

确定发文目的：清晰阐述“为什么写”（如告知决策、请求批准、汇报进展等）；

界定受众范围：明确主送机关（直接接收公文的部门或人员）和抄送机关（需知晓内容的部门或人员）；

梳理核心内容：列出公文需传达的关键信息（如事件背景、具体要求、时间节点、责任主体等）。

（二）选择合适公文文种

根据发文目的和内容，匹配标准文种（见下表），避免文种混用：

发文目的

适用文种

示例

告知事项、部署工作

通知

《关于2024年元旦放假安排的通知》

请求上级指示、批准

请示

《关于申请采购办公设备的请示》

向上级汇报工作、反映情况

报告

《2024年第一季度工作总结报告》

与不相隶属机关商洽工作、询问

函

《关于协助开展员工培训的函》

记录会议主要内容及议定事项

会议纪要

《项目推进会会议纪要》

（三）套用标准模板撰写

一般由“发文机关+事由+文种”组成（如“公司关于开展年度考核工作的通知”），简洁明确，不超过30字；

主送机关：顶格书写，后加冒号，多个机关之间用顿号分隔；

开头：说明发文依据或目的（如“根据会议决定，为规范流程，现通知如下”）；

主体：分条列项阐述核心内容，逻辑清晰（如“一、会议时间；二、参会人员”），每条一事；

结尾：提出执行要求或请求（如“请各部门于X月X日前反馈落实情况”“妥否，请批示”）；

附件：如有支撑材料（如方案、名单、数据表），在下空一行注明“附件：1.X”；

发文机关与成文日期：右下方署发文机关全称（或规范化简称），成文日期用阿拉伯数字标注（如“2024年5月20日”）。

（四）审核与修改定稿

自查：检查格式规范性（标题、主送机关、附件等）、内容完整性（要素是否齐全）、逻辑连贯性（条理是否清晰）；

交叉审核：涉及跨部门内容的，需提前与相关部门沟通确认；重要公文需由部门负责人审核签字；

最终定稿：根据审核意见修改后，按统一格式排版（如字体：仿宋GB2312，三号字；行距：28磅），避免涂改。

三、审批流程规范化操作步骤

（一）发起审批申请

登录单位OA系统或填写纸质《公文审批表》，填写以下信息：

文件标题、文种、主送/抄送机关；

发事由概述、核心内容及附件清单；

申请人姓名、所属部门、联系方式；

建议审批层级（如“部门负责人审批→分管领导审批→总经理审批”）。

（二）逐级审核审批

部门负责人审核：重点审核公文内容与部门职责的关联性、数据准确性、执行可行性，签署意见并签字；

会签（如需）：涉及多部门职责的公文，需由相关部门负责人在“会签栏”签署意见，保证无争议；

分管领导审批：根据公文重要性及授权范围，审批事项的合规性、资源需求的合理性，签署“同意”“不同意”或“修改后重报”意见；

最终审批：由单位最高负责人或授权领导（如总经理、董事长）签署最终审批意见，明确是否同意印发。

（三）印发与归档

印发：审批通过后，由行政部门按份数要求打印、盖章（如“公章”“生效章”），通过OA系统分发或纸质送达主送机关；

归档：公文印发后3个工作日内，将电子版及纸质版（含审批表原件）交档案管理部门统一归档，标注归档编号及保存期限。

四、常用公文模板示例

模板1：通知类公文

关于召开2024年度工作总结会议的通知

各部门、各单位：

为总结2024年度工作成果，规划2025年重点工作，经研究决定召开年度工作总结会议。现将有关事项通知

一、会议时间

2024年12月30日（星期五）14:00-17:00

二、会议地点

公司总部301会议室

三、参会人员

公司领导班子成员；

各部门负责人；

各业务单元主管。

四、会议内容

各部门负责人汇报年度工作完成情况；

分管领导点评工作亮点与不足；

总经理部署2025年重点工作任务。

五、其他事项

请参会人员提前10分钟到场，签到入场；

各部门需准备10分钟PPT汇报材料（含数据图表），于12月28日前发送至行政部邮箱；

无故不得缺席，确需请假的，须于12月29日前向行政部经理*申请。

特此通知。

公司行政部

2024年12月20日

模板2：请示类公文

关