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公司文档管理及资料分类标准手册

前言

为规范公司内部文档的创建、存储、流转、归档及销毁全流程，保证文档资料的系统性、安全性与可追溯性，提高跨部门协作效率，降低信息管理风险，特制定本手册。本手册适用于公司全体员工及各部门文档管理人员，自发布之日起正式生效。

一、手册适用场景与价值体现

（一）日常办公场景

员工在处理业务流程（如项目立项、合同审批、会议纪要整理）时，需通过标准化文档管理保证信息传递准确，避免因格式混乱、分类不当导致的重复劳动或信息遗漏。

（二）新员工入职场景

新员工可通过本手册快速掌握公司文档命名规则、分类体系及存储路径，缩短适应周期，保证个人工作文档与公司管理体系无缝衔接。

（三）跨部门协作场景

当多个部门共同推进项目时，统一的文档分类标准与共享机制可保证各方高效获取最新版本资料，减少沟通成本，避免因版本差异引发的工作冲突。

（四）审计与合规场景

在内部审计、外部监管检查或资质认证过程中，标准化的文档管理流程可快速调取所需资料，保证文档的完整性、真实性与合规性，降低企业合规风险。

（五）历史资料追溯场景

通过规范的归档与索引体系，员工可快速查询过往项目文档、制度文件等历史资料，为业务复盘、决策支持提供数据支撑。

二、文档管理全流程操作步骤

（一）文档创建与命名规范

创建原则

文档内容需真实、准确，符合业务实际需求，避免模糊表述或无关信息；

涉及多个部门协作的文档，需明确牵头部门及责任人，保证责任到人。

命名规则

文件名统一采用“部门代码_日期_文档类型_版本号”格式，具体示例

电子文档示例：MKT活动策划案_V2.0.docx（市场部2023年10月15日发布的活动策划案第2版）；

纸质文档示例：HR新员工入职清单_V1.0.pdf（人力资源部2023年9月20日的新员工入职清单第1版）。

说明：部门代码采用公司简称拼音首字母（如市场部-MKT、人力资源部-HR、财务部-FIN），日期格式为“YYYYMMDD”，版本号从V1.0开始，修订后依次递增（V1.1、V2.0…）。

（二）文档分类与密级确定

分类维度

一级分类：按业务属性分为制度类、合同类、项目类、会议类、人事类、财务类、行政类、研发类8大类；

二级分类：在一级分类基础上细化，如“项目类”可分为“立项文件”“过程文件”“结项文件”，“人事类”可分为“招聘资料”“培训记录”“薪酬档案”。

密级划分

根据信息敏感程度将文档分为4个密级，具体标准

密级

定义

审批权限

公开

可对外公开，无敏感信息

部门负责人

内部

公司内部使用，不涉密

部门负责人

秘密

仅限相关部门及责任人接触

分管领导

机密

核心商业机密或敏感数据

总经理

操作流程

文档创建后，由责任人根据内容确定一级分类及二级分类，参照《文档分类标准表》（见表1）填写分类编码；

密级确定需经对应审批人审批，审批通过后在文档首页右上角标注密级（如“[秘密]”）。

（三）文档存储与归档

电子文档存储

电子文档需存储于公司指定服务器或云盘，禁止保存在个人电脑本地硬盘；

存储路径按分类层级设置，示例：服务器根目录/一级分类/二级分类/部门名称/（如服务器/项目类/立项文件/市场部/）；

涉密电子文档需加密存储，密码由责任人妥善保管，每季度更新一次。

纸质文档存储

纸质文档需使用档案盒统一存放，档案盒标签标注“一级分类-二级分类-文档名称-年份”（如“制度类-人事管理制度-2023”）；

档案盒按分类编号有序排列，存放于指定文件柜，文件柜张贴分类索引表。

归档操作

月度文档：每月最后1个工作日，各部门文档管理员将当月文档汇总，填写《文档归档登记表》（见表3），提交至行政部审核；

年度归档：每年12月，行政部组织各部门对全年文档进行系统性归档，编制年度文档目录，刻录电子档案光盘备份（一式两份，一份存档，一份异地保存）。

（四）文档借阅与传递

内部借阅

借阅人需填写《文档借阅申请表》（见表2），注明文档名称、分类编码、借阅事由及借阅期限（一般不超过7个工作日）；

公开/内部级文档经部门负责人审批后即可借阅，秘密级文档需经分管领导审批，机密级文档需经总经理审批。

跨部门传递

电子文档传递需通过公司内部通讯工具或加密邮件，禁止使用个人邮箱；

纸质文档传递需使用密封文件袋，袋外标注“文档名称+密级+传递人+接收人”，接收人确认无误后签字。

归还与续借

借阅到期后，借阅人需及时归还，文档管理员检查文档完整性；

如需续借，需提前2个工作日提交续借申请，续借期限不超过原期限，续借不超过2次。

（五）文档更新与版本管理

更新触发条件

文档内容与现行政策、业务流程不符；

项目发生重大调整，需修订相关文档；

用户反馈文档存在错误或遗漏。

更新操作

责任人修订文档后，更新版本号（如V1.0→V1.