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企业合同管理制度文档审批流程模板

一、制度适用范围与核心场景

本流程模板适用于企业内部各类经济合同的管理，包括但不限于采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同、技术开发合同、劳动合同（除简单劳动合同外）等。核心场景覆盖：新供应商/客户合作前的合同拟定、重大业务（单笔金额超10万元或涉及核心资源）的合同签署、合同履行过程中的变更与补充协议审批、合同到期续签或终止处理等。通过标准化审批流程，保证合同内容合法合规、权责清晰，降低企业运营风险。

二、合同审批全流程操作指引

（一）合同起草与提报

责任主体：由业务部门（如采购部、销售部、项目部等）根据合作需求起草合同文本，必要时可邀请技术部、财务部提前参与条款讨论。

起草要求：

合同内容需包含核心要素：合同主体信息（双方名称、统一社会信用代码、法定代表人/授权代表）、标的物/服务描述（名称、规格、数量、质量标准）、价款及支付方式（金额、币种、账户信息、付款条件）、履行期限与地点（交货/服务时间、地点）、违约责任（违约情形、赔偿标准）、争议解决方式（仲裁/诉讼管辖地）等。

涉及技术附件（如技术协议、图纸）、报价单、资质证明（如对方营业执照、许可证）等，需作为合同附件一并提交。

内部初审：起草人完成合同初稿后，需在部门内部进行交叉核对，保证业务数据（如数量、价格）、合作条件与双方沟通结果一致，无错漏信息。

系统提报：通过企业OA系统或合同管理平台发起审批流程，合同文本及附件，填写《合同审批表》（模板见第三章），明确审批链路（如部门负责人→法务→财务→管理层）。

（二）部门负责人审核

审核重点：

业务真实性：合同是否基于真实业务需求，是否符合企业年度经营计划或部门工作目标；

条款合理性：双方权利义务是否对等，价款、履行期限等商业条件是否与市场行情一致，是否存在显失公平的条款；

资源匹配度：企业是否有足够的人力、物力、财力履行合同，是否需要跨部门协同支持。

审核动作：部门负责人在OA系统中填写审核意见，若需修改，应明确标注修改内容及完成时限；若审核通过，流转至下一环节（法务合规审核）。

（三）法务合规审核

审核重点：

合法性：合同内容是否符合《民法典》《公司法》等相关法律法规，是否存在法律禁止性条款（如“霸王条款”）；

完整性：合同核心要素是否齐全，附件是否与主合同内容一致；

风险点：违约责任是否明确、可执行，争议解决方式是否有利于企业（如优先选择企业所在地法院管辖），知识产权、保密条款等特殊约定是否合规。

审核动作：法务专员在收到审批后2个工作日内完成审核，通过OA系统反馈意见。若存在重大法律风险（如对方主体资格不符、条款无效），需退回业务部门重新谈判或起草；若风险可控，提出修改建议后通过，流转至财务审核。

（四）财务条款审核

审核重点：

财务数据准确性：合同金额、付款方式、税费计算是否准确，是否符合企业财务制度；

资金风险：付款条件是否合理（如预付款比例、进度款节点、质保金约定），是否存在大额预付款或长期垫资风险；

成本效益：对于采购类合同，需对比历史价格或市场价格，评估成本合理性；对于销售类合同，需确认收入确认方式是否符合会计准则。

审核动作：财务经理在1个工作日内完成审核，通过OA系统填写意见。若财务条款不合规（如付款方式超出预算、缺少发票类型约定），退回业务部门调整；审核通过后，根据合同金额流转至对应层级管理层审批。

（五）管理层审批

根据合同金额及重要性，实行分级审批：

一般合同（单笔金额≤50万元）：由分管业务副总审批，重点审核业务必要性及资源投入产出比；

重大合同（50万元＜单笔金额≤200万元）：由总经理审批，需结合企业战略目标及风险承受能力综合判断；

特别重大合同（单笔金额＞200万元或涉及核心业务/资产）：需提交总经理办公会集体审议，形成会议纪要后审批。

审批人需在OA系统中明确签署“同意”“修改后同意”或“不同意”意见，若“修改后同意”，需注明修改要求并退回至对应环节重新提交。

（六）合同用印与签署

用印申请：审批通过后，由业务部门向行政部提交《合同用印申请表》，附最终版合同文本及完整审批记录。

用印审核：行政部核对合同内容与审批记录是否一致，检查合同编号是否唯一、签署页信息（如法定代表人签字、盖章）是否完整，确认无误后安排用印。

签署规范：合同需由企业法定代表人或其授权代表签字并加盖企业公章或合同专用章，授权代表需提供《授权委托书》；对方合同签署页需通过邮寄或专人送达方式获取，保证签署主体真实有效。

（七）合同归档与履行跟踪

归档要求：合同签署后3个工作日内，由业务部门将合同正本（含附件）原件、审批记录、《用印申请表》等资料移交至档案室，档案室统一编号、登记、存档，同时扫描电子版存入合同管理系统。

履行跟踪：业务部门作为合同履行第一责任人，需建立《合同履行台账》，记录履行