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财务报销申请单填写及审核标准指南

一、应用场景说明

本指南适用于公司内部所有因公支出费用的报销管理，涵盖以下常见场景：

日常办公费用：包括文具采购、打印复印、快递物流、通讯费等办公必需支出；

差旅费用：员工因公出差产生的交通费（机票、火车票、市内交通）、住宿费、伙食补助等；

业务招待费：接待客户、合作方发生的餐饮、礼品、场地租赁等费用；

培训会议费：组织内部培训、外部会议产生的场地费、讲师费、资料费、参会人员差旅等；

其他专项费用：如固定资产维修、项目专项支出等需事先审批的费用。

特殊场景（如紧急报销、大额费用预支）需提前与财务部沟通，按额外流程处理。

二、报销申请填写与提交流程

（一）报销前准备

票据整理：收集所有支出对应的合规原始票据（发票、行程单、付款凭证等），保证票据真实、完整，且抬头为公司全称（与营业执照一致），税号、金额等信息清晰无误。

政策核对：对照《公司费用报销管理制度》，确认费用是否在报销标准内（如差旅住宿上限、招待费人均标准等），超标准部分需提前提交《特殊费用申请单》审批。

金额计算：按费用类型分类计算总金额（如交通费分交通方式、住宿费分房型），保证小写金额与大写金额一致，含税价与不含税价分别标注（如适用）。

（二）填写申请单基本信息

在《财务报销申请单》中准确填写以下基础信息：

申请人信息：姓名（某某）、所属部门、工号、联系电话（）；

申请日期：填写提交报销单的当日日期；

报销期间：费用实际发生的起止日期（如“2024年X月X日-2024年X月X日”）；

费用归属：选择对应的成本中心/项目编号（如“市场部-2024年Q3推广项目”）。

（三）填写费用明细栏

按“费用类型”逐项列示支出明细，保证每项费用可追溯：

费用类型

发生日期

事由说明（需清晰具体）

金额（元）

发票号码

附件张数

市内交通费

2024-05-01

接待客户至公司洽谈业务

85.00

5678

1（出租车票）

餐饮费

2024-05-01

宴请公司项目团队（3人）

580.001（餐饮发票）

填写要求：

“事由说明”需包含“为何发生、对象、业务关联性”，避免模糊表述（如“办公费”需注明“采购部门A4纸、签字笔等”）；

“发票号码”需与票据实际号码一致，电子发票需标注“已至OA系统”；

附件张数按原始票据+审批单等材料合计填写，每张票据需用回形针固定，并在右上角标注“附件X”。

（四）提交审批流程

部门初审：申请人将填写完整的报销单及附件提交至部门负责人（*经理）审核，负责人确认费用真实性、合理性及预算符合性后签字；

财务审核：部门审批通过后，将报销单提交至财务部，财务专员审核票据合规性、金额准确性、审批流程完整性，对不符合要求的退回并注明修改意见；

终审与付款：财务审核通过后，按公司权限提交至分管领导（总）、总经理（总）签字（具体权限金额参照《公司审批权限表》），最终由财务部安排付款（一般于签字完成后5个工作日内支付至员工工资卡或对公账户）。

（五）特殊情况处理

票据遗失：需提交《票据遗失说明》，经部门负责人及总经理签字确认后，可凭其他证明（如消费记录、同行人证明）报销，金额超过500元的需额外提供情况说明；

跨月报销：费用发生次月内可正常报销，超过3个月的需提交《超期报销申请》，说明原因并经总经理特批。

三、财务报销申请单模板

财务报销申请单

基本信息

申请人姓名

*某某

所属部门

市场部

工号

202405

联系电话

*

申请日期

2024年X月X日

报销期间

2024年X月X日-X月X日

费用归属（成本中心/项目）

市场部-2024年Q3推广项目

费用明细

费用类型

发生日期

事由说明

金额（元）

发票号码

附件张数

差旅费

2024-05-01

前往上海参加行业展会（往返高铁票）

680.002

住宿费

2024-05-01

上海酒店住宿（2晚，标准间）

800.001

市内交通费

2024-05-02

展会现场至客户公司打车费

45.001

合计金额

1525.00

4

大写金额

壹仟伍佰贰拾伍元整

审批意见

部门负责人签字：

日期：

财务审核签字：

日期：

分管领导签字：

日期：

总经理签字：

日期：

备注

四、填写与审核常见问题说明

（一）票据合规性注意事项

发票要求：仅接受增值税普通发票/专用发票（需提前确认是否可抵扣），发票需加盖“发票专用章”，电子发票需打印并标注“已验证”；

禁止情形：不得使用过期发票、连号发票（同一批次连续号码超过5张需说明）、涂改发票，或与本次报销无关的票据；

特殊费用凭证：差旅费需附行程单（机票/高铁票）、住宿清单；招待费需附客户名单（含姓名、单位、职务）及招待事由说明。

（二）填写规范性要求

信息完整：标注“*”