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合同审核与执行跟踪管理标准化流程

一、适用场景与价值定位

本标准化流程适用于各类企业（尤其是制造业、服务业、商贸企业等涉及大量合同签订与履行的行业）的法务部门、采购部门、销售部门及项目管理部门，旨在通过规范合同全生命周期管理，降低法律风险、保障企业权益、提高合同管理效率。具体场景包括：供应商采购合同、客户销售合同、服务外包合同、项目合作合同等类型的审核与履约跟踪，可帮助企业实现合同从“签订前风险把控”到“履行中动态监控”的闭环管理。

二、合同审核标准化流程

合同审核是风险防控的第一道关口，需遵循“全面审查、重点突出、分级审批”原则，具体步骤

（一）合同发起与资料提报

发起主体：业务部门（如采购部、销售部、项目部）根据业务需求，作为合同发起方。

提报材料：

合同草案（需明确双方主体信息、合同标的、数量/质量、价款/支付方式、履行期限、违约责任、争议解决等核心条款）；

对方主体资格证明材料（如营业执照复印件、授权委托书、法定代表人身份证明，涉及特殊行业的需提供资质证书）；

与合同相关的背景资料（如招投标文件、会议纪要、需求说明书、技术规格书等）；

《合同审批单》（需注明合同金额、业务背景、提报部门及负责人意见）。

提交方式：通过企业OA系统或指定邮箱，将上述材料同步抄送法务部门及财务部门。

（二）法务部门初审

审核时限：收到材料后2个工作日内完成（复杂合同可延长至3个工作日，需提前发起方沟通）。

审核重点：

主体资格：核实对方主体是否合法存在，授权委托人是否具有有效授权（需核对授权范围与期限），避免“假章”“假授权”风险；

条款完整性：检查合同是否包含核心要素（当事人信息、标的、数量、质量、价款、履行期限、地点、方式、违约责任、争议解决等），避免条款遗漏导致履约争议；

合法性合规性：审查条款是否符合法律法规（如《民法典》《公司法》等行业特殊规定），是否存在“霸王条款”或无效条款；

风险点识别：重点关注付款条件、违约责任、知识产权归属、保密条款等高风险条款，明确潜在风险及修改建议。

输出成果：出具《法务审核意见表》，对合同草案标注“审核通过”“需修改后重审”“不通过”等结论，并附具体修改意见（如“违约责任约定过轻，建议提高违约金比例至合同总额的20%”）。

（三）财务部门专项审核

审核时限：收到材料后1个工作日内完成。

审核重点：

金额与支付方式：核对合同金额是否与预算一致，支付条件（如预付款、进度款、尾款比例）是否合理，避免资金风险；

税务条款：检查发票类型（如增值税专用发票/普通发票）、开票时间、税率等是否符合财务要求；

财务合规性：是否存在“阴阳合同”条款，资金支付流程是否符合企业财务制度。

输出成果：在《合同审批单》上签署财务意见，如“同意支付方式，但需明确发票类型为增值税专用发票”。

（四）业务部门及其他专项部门会签

会签部门：根据合同类型确定，如技术合同需技术部门会签，采购合同需仓储/质检部门会签，涉外合同需法务+财务+业务联合审核。

审核重点：

业务可行性：技术部门审核技术参数、验收标准是否可实现；

履约能力：采购/销售部门审核对方履约保障措施（如供货周期、质量保障方案）；

跨部门协同：保证各部门需求在合同条款中体现（如“验收需质检部门签字确认”）。

输出成果：各部门在《合同审批单》上签署“同意”“需补充条款”等意见，由法务部门汇总整理。

（五）最终审批与定稿

审批权限：根据合同金额及重要性分级审批（示例）：

金额≤5万元：业务部门负责人+法务部门审批；

5万元＜金额≤50万元：分管副总+法务+财务联合审批；

金额＞50万元：总经理办公会集体审批。

审批流程：法务部门将汇总后的《合同审批单》及修改后的合同草案提交最终审批人，审批人签署“批准”或“退回重议”意见。

定稿与用印：审批通过后，由业务部门根据意见修改定稿，填写《合同用印申请单》，经法务部门审核用印文件与审批材料一致后，到指定部门加盖企业公章（或合同专用章）。

（六）审核结果反馈与归档

反馈：法务部门将最终审批通过的合同文本（含修改记录）反馈至业务部门，由业务部门与对方签订合同。

归档：签订后3个工作日内，业务部门将合同原件、审批材料、对方主体资料等移交档案管理部门，档案部门按“合同编号-年份-类型”分类归档，同步建立电子台账（可借助合同管理系统）。

三、执行跟踪管理标准化流程

合同签订后需动态跟踪履行情况，保证合同目标实现，具体步骤

（一）履行计划制定与责任分工

计划制定：合同生效后5个工作日内，业务部门牵头制定《合同履行计划表》，明确：

履行阶段（如“备货阶段”“交付阶段”“验收阶段”“质保阶段”）；

各阶段时间节点（如“2024年X月X日前完成备货”）；

责任人（业务经办人、对接人、技术支持人等）；

交付成果（如“备货清单”“交付通知单”“验收报告”）。