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行业通用技术文档编写规范与工具指南

引言

技术文档是传递技术信息、保障项目质量、沉淀知识资产的核心载体。规范的文档编写能够提升团队协作效率、降低沟通成本，并为后续运维、迭代提供可靠依据。本指南旨在建立行业通用的技术文档编写规范体系，配套实用工具操作流程，帮助技术人员快速产出结构清晰、内容准确、格式统一的高质量文档，覆盖产品研发、项目交付、知识传承等全场景需求。

一、技术文档编写的核心价值与应用场景

（一）核心价值

提升沟通效率：统一的语言规范和结构化表达，减少歧义，保证跨团队（研发、测试、产品、运维）信息传递准确。

保障项目质量：通过需求规格、设计方案等文档明确边界，降低需求偏差、设计缺陷导致的返工风险。

知识沉淀与传承：系统化的文档记录技术方案、问题处理经验，避免因人员流动导致知识断层。

合规与审计支撑：金融、医疗等行业的文档需满足监管要求，规范的文档体系是合规审查的重要依据。

（二）典型应用场景

产品研发阶段：需求规格说明书、产品原型说明、技术架构设计文档。

项目交付阶段：部署手册、用户操作指南、测试报告、验收文档。

运维支持阶段：系统监控方案、故障处理手册、版本更新日志。

知识管理阶段：技术博客、API接口文档、内部培训材料。

二、标准化文档编写工具操作流程

（一）MicrosoftWord：正式技术文档编写工具

1.工具概述

MicrosoftWord作为通用办公软件，支持复杂排版、多人协作修订，是需求文档、设计文档等正式技术资料的首选工具，其优势在于兼容性强、样式功能完善，可满足长文档的目录、交叉引用等高级需求。

2.适用场景

需严格遵循格式规范的企业内部文档（如《软件需求规格说明书》）。

需多人协同修订、批注的文档（如设计方案评审稿）。

需打印或导出为PDF进行分发的正式文档。

3.分步操作指南

步骤1：新建文档并设置基础格式

打开Word，新建空白文档，通过“布局”选项卡设置页边距（通常上/下2.54cm，左/右3.17cm）、纸张大小（A4）。

在“开始”选项卡中设置默认字体为“宋体（中文）”“Calibri（英文）”，字号五号，标题二号加粗。

步骤2：应用样式构建文档结构

在“开始”选项卡的“样式”库中，右键“标题1”选择“修改”，设置样式为“黑体、三号、居中、段前18磅、段后12磅”；同理设置“标题2”（黑体、四号、左对齐、段前12磅、段后6磅）、“标题3”（黑体、小四、左对齐、段前6磅、段后6磅）。

选中文档标题，应用“标题1”；章节标题应用“标题2”，小节标题应用“标题3”，Word将自动识别层级关系。

步骤3：插入自动目录

将光标定位至文档开头，选择“引用”→“目录”→“自动目录2”，Word将根据标题样式带页码的目录。

若标题内容修改，右键目录选择“更新域”，选择“更新整个目录”即可同步更新。

步骤4：插入表格与图表

插入表格：选择“插入”→“表格”，根据需求选择行列数，输入内容后通过“表格设计”选项卡设置表头底纹（如浅灰色）、表格居中。

插入图表：选择“插入”→“图表”，选择“柱形图/折线图”等类型，在弹出的Excel窗口中输入数据，图表将同步更新至Word。

为表格和图表添加编号：选中表格，选择“引用”→“题注”→“插入题注”，设置标签为“表”，编号格式为“表1-1”“表1-2”；图表同理设置标签为“图”。

步骤5：多人协作与修订

通过“审阅”→“修订”按钮开启修订模式，修改内容将以不同颜色标注（红色删除线、下划线为新增内容）。

协作者可通过“新建批注”添加意见，审阅完成后“接受/拒绝”处理修订内容。

4.配套模板表格

表1：技术文档结构模板（以软件需求规格说明书为例）

模块名称

内容要点

格式要求

文档标识

文档编号（如PRD-2023-001）、版本号（V1.0）、密级（内部公开）

标题1下方居中，五号楷体

引言

编写目的、背景、范围、定义术语、参考资料

标题2，五号，首行缩进2字符

总体描述

产品愿景、目标用户、功能概述、运行环境

标题2，分3级标题展开

功能需求

功能点编号（如FR-01）、功能名称、详细描述、输入输出、业务规则

标题2，表格呈现（表2-1）

非功能需求

功能需求（响应时间≤2s）、安全性需求（数据加密）、兼容性需求（支持Chrome80+）

标题2，分点说明

附录

术语表、修订记录（版本、日期、修订人、摘要）

标题2，表格呈现

表2：图表编号规则表

图表类型

编号格式

示例

命名规则

表格

表章节号-序号

表2-1

表+功能模块简称+序号（如“表3-1用户登录信息表”）

图表

图章节号-序号

图3-1

图+功能模块简称+序号（如“图4-2系统架构图”）

（二）+Typora：轻量级技术文档编写工具

1.工具概述

2.适用场景

技术博客、开发日志、AP