合同管理归档指南多行业工具包.docVIP

合同管理归档指南多行业通用工具包

一、适用行业与典型应用场景

本工具包适用于制造业、服务业、互联网、建筑工程、零售商贸、金融保险等多个行业，旨在解决企业合同管理中“归档混乱、查找困难、合规风险”等共性问题。典型应用场景包括：

新签合同归档：企业签订采购、销售、服务、租赁等合同后，需按规范完成资料整理与入库；

历史合同梳理：对存量合同进行分类、编号、补录，实现电子化与纸质档案同步管理；

审计/检查支持：应对外部审计、税务稽查或内部合规检查时，快速提供完整合同链路资料；

合同履约跟踪：基于归档合同信息，监控合同履行进度、付款节点及到期续签提醒。

二、合同管理归档全流程操作指南

（一）合同签订前的资料准备

资料清单梳理

合同签订前，需同步收集以下核心资料，保证信息完整：

合同文本（最终版正本/副本，需双方签字盖章页齐全）；

签约主体资格证明（如对方营业执照复印件、法定代表人身份证明、授权委托书及代理人身份证复印件）；

合同审批流程文件（内部审批单、法务审核意见、业务部门会签记录）；

技术附件或补充协议（如技术规格书、服务标准说明、价格变更协议）；

其他支撑材料（如招投标文件、中标通知书、会议纪要等）。

资料初步审核

由业务负责人*核对合同内容与审批记录一致性，重点检查：

合同关键要素（签约主体、金额、履行期限、违约责任）是否完整；

附件与是否矛盾（如技术参数、付款方式是否一致）；

主体资质是否在有效期内（如特殊行业许可证、认证证书）。

（二）合同签订中的资料核对与签署

签署过程规范

合同需由法定代表人或授权代理人签字，并加盖企业合同专用章或公章（严禁以部门章或财务章替代）；

多页合同需加盖骑缝章，保证文件完整性；

签署日期需填写实际签约日，不得提前或滞后。

签署后资料收集

合同签订后3个工作日内，业务人员*向对方获取以下资料：

对方签字盖章的合同原件（正本1份，副本根据企业需求留存）；

对方开具的合法发票（如预付款、进度款发票，需与合同约定一致）；

特殊行业要求的备案文件（如建筑合同的施工许可证、服务行业的资质备案证明）。

（三）合同签订后的归档流程

1.分类与编号

分类规则：按“行业属性+业务类型”双维度分类，通用分类

一级分类

二级分类（示例）

通用业务类

采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同

专项业务类

研发外包合同、建设工程合同、融资租赁合同

合规管理类

保密协议、劳动合同、知识产权许可合同

编号规则：采用“年份-部门代码-合同类型-流水号”格式，示例：

2024-CG-FW-001（2024年采购部服务合同第1号），部门代码可自定义（如“销售部”为“XS”，“人力资源部”为“HR”）。

2.资料整理与装订

按合同编号顺序整理资料，排序为：合同审批单→合同文本→主体证明→附件材料→签署文件；

使用档案夹或档案盒装订，避免使用金属夹（防止锈蚀），多页合同需在左侧装订，并在首页加盖“归档章”（注明归档日期、归档人）。

3.登记与入库

电子登记：通过Excel或合同管理系统录入《合同基本信息登记表》（模板见第三节），字段包括：合同编号、名称、签约方、签订日期、金额、履行期限、归档日期、存放位置等；

纸质入库：将装订好的合同放入指定档案柜，档案盒外粘贴标签（标注合同编号、名称、年份），按“分类-编号”顺序存放，保证“电子档与纸质档一一对应”。

（四）日常管理与维护

借阅与归还

员工因工作需要借阅合同，需填写《合同借阅登记表》（模板见第三节），经部门负责人审批后，由档案管理员办理借阅手续；

借阅期限不超过5个工作日，到期需归还；如需续借，需重新申请，续借期不超过3个工作日；

涉及商业秘密的合同，仅限相关部门负责人借阅，且需在指定区域查阅，不得带出办公区。

更新与补录

合同履行过程中发生变更（如金额、期限、条款修改），需签订补充协议，并按原归档流程完成新增资料归档，同时在电子登记表中备注“变更日期及补充协议编号”；

对历史遗漏合同，由业务部门牵头梳理，补充填写《合同基本信息登记表》并归档，标注“补档”字样及补档日期。

（五）到期与销毁管理

到期提醒

档案管理员每季度末通过电子台账筛查即将到期合同（履行期届满前3个月），提醒业务部门关注续签或终止事宜。

销毁流程

合同履行完毕且超过法定保存期限（如普通合同保存10年，涉及诉讼的保存至诉讼结束后5年），由档案管理员编制《合同销毁清单》，报法务部门及分管领导*审批；

销毁时需由2人以上共同监销，保证档案信息无法复原，并在《合同销毁登记表》中记录销毁日期、监销人、销毁原因；

电子档案需彻底删除（不可恢复性删除），避免数据泄露。

三、核心工具表格模板

（一）合同基本信息登记表

合同编号

合同名称

签约方（甲方）

签约方（乙方）

签订日期

履行期限

合同金额（元）

归档日期

存放位置（柜号/