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行业通用合同管理模板风险控制与执行指南

一、前言

合同是企业经营活动的法律载体，规范的合同管理能有效防范法律风险、保障权益实现、提升运营效率。本指南聚焦行业通用合同管理场景，从流程操作、模板应用、风险控制等维度提供系统性指引，帮助企业构建标准化、全周期的合同管理体系，适用于各类企业间的买卖、服务、合作等常见合同类型管理需求。

二、适用范围与典型应用场景

（一）适用范围

本指南适用于各类企业（含中小企业、集团公司）在开展以下业务时的合同管理活动：

采购类合同：原材料采购、设备采购、服务外包等；

销售类合同：产品销售、技术服务、定制开发等；

合作类合同：联合研发、渠道合作、项目共建等；

其他常见合同：租赁、委托、保密等非核心但高频使用的合同类型。

（二）典型应用场景

企业间业务合作：如A公司与B公司签订《产品采购合同》，需明确质量标准、交付周期、违约责任等核心条款；

服务外包场景：如C企业委托D技术服务公司提供IT系统运维服务，需约定服务范围、考核标准、保密义务；

内部协作流程：如企业内部项目部与法务部协作完成合同起草、审核，需明确职责分工与时间节点；

合同纠纷处理：如因合同履行产生争议，需依据合同约定及本指南指引收集证据、协商或通过法律途径解决。

三、合同管理全流程操作指引

（一）需求发起与合同立项

需求提报：业务部门根据经营目标或实际需求，填写《合同立项申请表》（见模板1），明确合作方基本信息、合同标的、预算金额、履行期限等核心要素，部门负责人签字确认。

立项审批：财务部门审核预算合理性，法务部门评估合作方资质及法律风险，分管领导审批通过后启动合同起草流程。

（二）合同起草与模板选用

模板选择：根据合同类型（如采购、服务）从企业合同模板库中选取基础模板，优先使用已通过法务审核的标准化模板，保证核心条款完备。

内容填写：

基础信息：填写合同双方全称、统一社会信用代码、法定代表人、地址、联系方式等（保证与营业执照信息一致）；

核心条款：明确合同标的（名称、型号、规格）、数量/质量标准（需引用国标、行标或双方确认的技术参数）、价款及支付方式（含税率、账户信息）、履行期限（起止时间、交付/验收节点）、违约责任（违约金计算方式、赔偿范围）、争议解决方式（建议约定“被告所在地法院管辖”或“仲裁机构名称”）；

特殊条款：根据业务需求添加保密条款、知识产权归属、不可抗力、合同解除条件等补充内容。

（三）合同审核与修订

审核流程：

业务部门初审：审核合同内容与需求一致性、商务条款合理性（如价格、交付周期）；

法务部门复审：重点审核法律条款合法性、权利义务对等性、风险点（如“霸王条款”、管辖约定不明）；

财务部门终审：审核支付方式与财务流程匹配度、发票类型、税务合规性。

修订反馈：审核部门在《合同审批单》（见模板1）中提出修改意见，起草部门根据意见调整内容，重大争议需组织相关部门协调一致。

（四）合同签订与生效

签署授权：签约人需持有法定代表人授权委托书（如非法人直接签约），授权范围应包含本次合同签约权限。

签署方式：

纸质合同：双方加盖合同专用章或公章（多页合同需加盖骑缝章），法定代表人或授权代表签字；

电子合同：通过第三方电子签约平台（如e签宝、法大大）签署，保证签署人身份真实、电子法律效力有效。

合同生效：双方签字盖章且符合约定条件（如支付预付款、审批通过）后生效，合同文本一式N份（双方各执一份，财务、法务、业务部门存档）。

（五）合同履行与跟踪

履行台账：业务部门建立《合同履行跟踪表》（见模板2），记录关键节点（如交付、验收、付款）的完成情况，附相关凭证（送货单、验收报告、付款凭证）。

进度监控：定期与合作方沟通履行进度，发觉延迟或违约风险时，及时发出《履约提醒函》，必要时启动违约责任追究程序。

验收确认：严格按照合同约定的质量标准进行验收，验收合格后签署《验收合格证明》，作为付款依据。

（六）合同变更、解除与终止

变更流程：需变更合同内容时，双方应签订《合同变更协议》，明确变更事项、影响条款及后续处理方式，变更协议需经原审批流程审核。

解除条件：符合法定或约定解除条件（如根本违约、不可抗力）时，守约方应及时书面通知对方，协商解除或通过法律途径解除合同。

终止处理：合同终止后，业务部门需清理未了结事项（如尾款支付、资料归还），法务部门协助办理注销或备案手续。

（七）合同归档与复盘

归档管理：合同文本及履行过程中形成的所有书面/电子材料（审批单、变更协议、验收凭证等）由法务部门统一归档，建立电子台账，按“合同类型-签订年份-编号”分类存储，保存期限不少于合同终止后10年。

复盘优化：每季度对合同履行情况进行分析，总结高频风险点（如违约纠纷、条款漏洞），反馈至模板库更新部门，持续优化合同模板与管理流程。

四、核心模板与填写说明

模板1：合同审