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行政办公事务标准化处理指南

前言

为规范企业行政办公事务处理流程，提升工作效率，保证事务处理有章可循、责任到人，特制定本标准化处理指南。本指南适用于企业日常行政事务的全流程管理，涵盖事务发起、审批、执行、归档等关键环节，助力行政工作实现规范化、高效化运作。

一、适用场景与事务范围

本指南适用于企业内部各类行政办公事务的标准化处理，具体场景包括但不限于：

（一）日常办公支持类

办公用品申领与发放（如文具、耗材、设备配件等）；

办公环境维护（如绿植养护、卫生清洁、设施报修等）；

印章使用管理（如公章、合同章、财务章等申请与用印流程）。

（二）会务组织类

内部会议（如周例会、月度总结会、专题研讨会等）的场地预订、材料准备、通知发布；

外部会议（如客户洽谈会、行业交流会、新闻发布会等）的全流程策划与执行。

（三）文件与资料管理类

内部文件流转（如通知、制度、报告等）的起草、审核、签发与归档；

外部文件接收（如函件、合作方资料等）的登记、分发与存档。

（四）差旅与接待类

员工差旅（如国内/外出差）的申请、审批、票务酒店预订与费用报销；

客户/来访人员的接待安排（如行程规划、食宿协调、礼品赠送等）。

二、标准化处理流程详解

行政办公事务处理需遵循“发起-初审-审批-执行-跟踪-归档”的闭环流程，保证每个环节责任明确、操作规范。以下以“行政事务通用处理流程”为例，分步骤说明：

（一）事务发起与信息填报

操作内容：

申请人根据事务类型，填写对应的《行政事务处理申请表》（详见模板一），明确以下核心信息：

事务名称、类型（如办公用品申领、会议组织等）；

事务背景与目标（如“因部门新增员工，需申领办公用纸10件”）；

所需资源（如预算、人员、场地、物资等）；

希望完成时间（如“需于2023年10月20日前完成发放”）；

附件材料（如报价单、会议议程、审批文件等）。

申请人核对信息无误后，通过OA系统或纸质表格提交至行政部初审人（一般为行政部专员*）。

负责人：事务申请人

输出成果：《行政事务处理申请表》（含附件）

（二）初审与合规性核查

操作内容：

初审人（行政部专员*）在收到申请后1个工作日内完成以下核查：

信息完整性：检查申请表必填项是否填写完整，附件是否齐全；

合规性：核查事务是否符合公司制度（如办公用品申领是否超标准、会议组织是否提前3个工作日报备等）；

资源匹配度：初步评估所需资源（预算、场地、人员）是否可满足。

初审结果处理：

符合要求：提交至下一级审批人（如行政部经理*）；

不符合要求：退回申请人补充材料或调整方案，并注明退回原因（如“预算超支，请重新核对”）。

负责人：行政部初审专员*

输出成果：初审通过/退回的申请表（含退回意见）

（三）多级审批与资源协调

操作内容：

审批流程根据事务类型分级执行：

常规事务（如办公用品申领、内部会议组织）：由行政部经理*审批；

重要事务（如大型会务、差旅接待、大额物资采购）：由行政部经理审核后，提交至分管副总审批；

特殊事务（如印章使用、对外合同签订）：需经总经理*最终审批。

审批人重点核查：

事务必要性与合理性（如“该会议是否必须召开”“差旅行程是否与工作目标匹配”）；

资源配置合理性（如预算是否在部门额度内、场地是否冲突）；

风险评估（如接待活动是否涉及保密信息、用印文件是否合规）。

审批结果处理：

审批通过：转交行政部执行岗*启动执行；

审批不通过：退回申请人并说明理由（如“会议时间与部门季度总结会冲突，请调整至10月25日”）。

负责人：行政部经理、分管副总、总经理*（按事务类型分级）

输出成果：审批通过的申请表（含审批意见）

（四）执行落地与进度跟踪

操作内容：

行政部执行岗*根据审批通过的申请，制定详细执行计划，明确：

执行步骤（如会议组织需包含“场地预订-材料准备-通知发布-现场布置-会后清理”）；

责任分工（如“场地预订由专员负责，材料准备由专员负责”）；

时间节点（如“场地需于10月18日前确认，材料需于10月19日前打印完成”）。

执行过程中，执行岗需全程跟踪进度，保证按计划推进：

对于可预见的风险（如“会议室已被预订”），提前启动备选方案（如“协调备用会议室或调整会议时间”）；

对于突发情况（如“会议临时增加参会人数”），及时向审批人汇报并调整方案。

每日下班前，执行岗需在《行政事务进度跟踪表》（详见模板二）中更新事务状态（如“进行中”“已完成”“延期”），并记录次日工作计划。

负责人：行政部执行岗*

输出成果：执行计划、《行政事务进度跟踪表》

（五）结果确认与归档管理

操作内容：

事务完成后，执行岗*向申请人或相关部门提交成果，并确认满意度：

例如：办公用品申领完成后，申请人确认数量与规格无误；会议组织完成后，参会人员填写《会议满意度反馈表》。

确认无误后，执行岗整理事务