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团队协作沟通模板与会议纪要编写指南
一、适用场景与核心价值
本指南适用于各类团队协作场景，包括但不限于：项目启动会、周/月度例会、跨部门协调会、问题复盘会、需求评审会等。规范的团队协作沟通与会议纪要，能保证信息传递准确、目标对齐一致、行动责任明确，减少沟通成本，提升团队执行效率，为项目推进和问题追溯提供可靠依据。
二、协作沟通全流程操作步骤
（一）会前准备：明确目标，夯实基础
确定会议必要性
仅当“需同步信息、需共同决策、需明确分工”时召开会议，避免无效沟通。
例：项目遇到卡点需跨部门协作解决，或阶段性成果需团队对齐时，可发起会议。
明确会议核心要素
目标：用“动词+结果”描述，如“确定Q3产品迭代优先级”“解决*模块开发延期问题”。
参会人：邀请与议题直接相关的决策人（如部门负责人）、执行人（如开发、设计人员）及信息同步方（如项目助理），避免无关人员参会。
时间：优先选择成员工作高效时段（如上午9:30-11:00），单次会议时长控制在60-90分钟内。
地点/形式：线下会议需提前预定会议室，线上会议需确认会议（如腾讯会议、钉钉）及设备调试。
制定并分发会议议程
提前1-2天发送议程，包含：议题顺序、各议题讨论内容、预计时长、负责人。
示例：
上周项目进度同步（15分钟，负责人：*）
模块开发延期原因分析（20分钟，负责人：）
解决方案讨论（25分钟，全体）
下周任务分工确认（10分钟，负责人：*）
提前准备会议材料
将背景资料、数据报表、需求文档等提前分发，保证参会人提前熟悉内容，会上可直接聚焦讨论。
（二）会中沟通：聚焦目标，高效互动
开场破冰与目标重申
主持人（建议由会议发起人或团队负责人担任）开场，明确会议目标、议程及时长规则（如“每个议题发言不超过5分钟”）。
简要回顾上次会议行动项完成情况（如有），快速拉齐信息。
议题讨论：遵循“先发散，后收敛”
发散阶段：鼓励参会人自由发言，主持人通过“是否有其他补充？”“*同学对此怎么看？”等引导提问，保证观点全面收集，避免沉默或少数人主导。
收敛阶段：主持人对讨论内容进行归纳（如“刚才大家提到3个问题：A、B、C，我们优先解决哪个？”），引导团队达成共识或明确分歧点。
决策与行动项确认
对需决策的议题，主持人需明确结论（如“最终确定优先开发*功能”），并同步“决策依据”（如“基于用户调研数据”）。
对需执行的任务，当场明确“负责人+完成时间+交付物”，避免模糊表述（如“负责跟进需求”改为“负责收集客户需求文档，本周五17:00前提交给*”）。
会议总结与下一步计划
主持人总结本次会议核心结论、行动项及下次会议安排（如有），保证所有人理解一致。
例：“本次会议共输出3项行动项：负责A（周五下班前完成），负责B（下周一上午提交），*负责C（周三同步进度）。下次例会时间定在下周一上午9:30，重点跟进A、B结果。”
（三）会后跟进：闭环管理，保证落地
24小时内整理并分发会议纪要
记录人（建议提前指定）根据会议讨论内容，按“会议基本信息-议程回顾-讨论要点-决策事项-行动项-下一步计划”结构整理纪要，语言客观简洁，避免主观评价（如“认为方案不可行”改为“提出方案可能存在*风险，需进一步验证”）。
行动项跟踪与提醒
将纪要中行动项同步至项目管理工具（如飞书多维表格、Teambition），设置“截止时间提醒”，负责人需及时更新进度。
会议次日，记录人可行动项负责人，确认“是否有困难需支持”。
纪要与行动项归档
按项目/部门分类存储会议纪要（如“项目A/2024年7月/周例会”），保证后续可追溯，方便新成员快速知晓项目背景。
三、核心工具模板参考
（一）会议通知模板
项目
内容示例
会议主题
项目A“*功能”开发启动会
会议目的
明确*功能开发目标、分工及时限，保证资源到位
时间
2024年7月15日（周一）14:00-15:30
地点
公司3楼会议室301/线上会议：meeting.tencent/xxx（会议号：xxx）
参会人员
（产品经理）、（研发负责人）、（设计负责人）、（测试负责人）、*（项目助理）
议程
1.介绍功能需求背景及用户价值（15分钟）2.讲解技术实现方案及排期（20分钟）3.确认设计稿交付时间（10分钟）4.测试资源及计划对接（15分钟）5.自由讨论与分工确认（10分钟）
准备材料
《*功能需求文档V2.0》《技术可行性分析报告》
联系人
（项目助理，电话：–）
（二）会议议程模板
时间
议题
内容描述
负责人
预计时长
14:00-14:10
开场与目标重申
介绍会议目标、议程及上次会议行动项完成情况
*
10分钟
14:10-14:25
需求背景与目标
解读*功能核心需求、用户画像及预期数据指标
*
15分钟
14:25-14:45
技术方
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