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财务报销申请单填写指南、审批流程及注意事项说明

一、引言

财务报销是企业资金管理的重要环节，规范填写报销单、明确审批流程有助于提高报销效率、保证费用合规、降低财务风险。本指南旨在帮助员工准确掌握报销申请单的填写方法、熟悉审批节点及注意事项，保障报销工作顺利推进。

二、适用范围与报销类型

（一）适用范围

本指南适用于公司全体员工因公发生的各项费用报销，包括但不限于以下场景：

日常办公费用：如办公用品采购、打印复印、通讯费等；

差旅费用：如员工因公出差的交通费、住宿费、伙食补助等；

业务招待费用：如客户接待、商务洽谈中发生的餐饮费、礼品费等；

交通费用：如员工市内公务用车费、公共交通费等；

其他合规费用：如培训费、会议费、维修费等（需符合公司费用管理制度）。

（二）报销类型说明

费用类型

定义

举例

差旅费

员工因公到常驻办公地以外地区公务出差所发生的费用

北京至上海的机票、出差期间酒店住宿费、市内出租车费

办公费

日常办公消耗性支出及办公用品购置费用

A4纸、签字笔、打印机墨盒、办公电话费

业务招待费

为生产经营业务需要而发生的合理招待支出

接待客户产生的餐费、赠送客户的纪念品（需符合礼品标准）

交通费

员工执行公务发生的市内交通费用（不含私人用车）

地铁、公交、出租车费用，公务用车燃油费

三、报销申请单分步填写详解

（一）第一步：填写基础信息

说明：基础信息是报销单的“身份标识”，需保证准确无误，避免因信息不全导致退回。

字段名称

填写规范

示例

申请人

填写员工本人姓名，与系统档案一致

所在部门

填写员工所属一级部门，如“市场部”“财务部”

市场部

职位

填写员工当前职位

专员

联系方式

填写常用手机号码，方便财务沟通

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报销周期

填写费用所属的起止日期（如为单笔费用，填写费用发生日期）

2024年3月1日-2024年3月15日

报销事由

简明扼要说明费用发生原因，需体现“公”属性

“参加展会采购宣传物料”“接待客户洽谈合作”

（二）第二步：填写费用明细

说明：费用明细是报销的核心，需按费用类型逐项填写，保证金额、事由与附件一致。

字段名称

填写规范

示例

费用项目

从下拉菜单中选择对应费用类型（如差旅费、办公费等），不得自行填写

选择“差旅费”

发生日期

填写费用实际发生的日期（需与发票日期一致）

2024年3月10日

金额（元）

填写该笔费用的净额（价税分离的需填写不含税金额，并注明税率）

1200.00（如为增值税专用发票，需填写“金额：1025.64，税率：13%，税额：174.36”）

事由说明

详细说明费用用途，如差旅费需注明“出差地点+出差事由”，招待费需注明“招待对象+事由”

“出差至上海参加行业展会，住宿3晚”

附件张数

填写所附发票、行程单、审批单等凭证的总张数

5（含3张发票、1张行程单、1份展会通知）

（三）第三步：整理并粘贴附件

说明：附件是报销真实性的重要依据，需按要求整理，保证清晰、完整。

发票要求：

发票抬头为公司全称，税号准确无误；

发票内容与费用项目一致（如“办公用品”不得开为“材料费”）；

发票需加盖销售方发票专用章，不得涂改、破损；

增值税专用发票需提供抵扣联，增值税普通发票需提供发票联。

其他附件：

差旅费：附出差审批单、机票/车票、酒店入住单、行程单；

业务招待费：附招待事由说明（注明招待对象、人数、目的）、客户签到表（如有）；

办公费：附采购清单（需部门负责人签字确认）。

注意：附件需按发票在上、其他附件在下的顺序粘贴，左上角对齐，不得使用订书针直接粘贴发票（建议用胶水粘贴）。

（四）第四步：签字确认

说明：签字是确认费用合规、审批流程启动的关键环节，需按顺序完成。

申请人签字：填写完毕后，申请人需在“申请人签字”处亲笔签名，确认所填信息真实、附件完整。

部门负责人初审：申请人将报销单提交至部门负责人，负责人审核费用合理性、真实性后签字。

四、审批流程规范

（一）审批节点及时限

环节

责任人

审核要点

时限要求

部门初审

申请人部门负责人

费用是否在部门预算内、事由是否真实合理、是否符合公司费用标准

收到后2个工作日内

财务复核

财务部会计

发票合规性、金额准确性、附件完整性、填写规范性

收到后1个工作日内

领导审批

分管副总/总经理

根据费用金额分级审批（详见下表）、重大费用是否符合公司战略目标

收到后1-3个工作日内

财务支付

财务部出纳

确认审批流程完整、无误后，安排款项支付（银行转账/现金）

审批通过后3个工作日内

（二）分级审批标准

费用金额（元）

审批人

说明

0-5000

部门负责人

部门负责人审核通过即可

5001-20000

部门负责人+分管副总

需部门负责人及分管副总双重审批

20001及以上

部门负责人+分管副总+总经理

需三级审批，最终由总经理签字确