会议记录及决策跟进模板提高会议效果版.docVIP

会议记录及决策跟踪模板（提高会议效果版）

适用场景：高效会议的黄金搭档

本模板适用于各类需要明确目标、输出决策、跟踪结果的会议场景，包括但不限于：

项目推进会：同步进度、解决卡点、明确下一步行动；

跨部门协调会：打破信息壁垒、明确责任分工、推动协作落地；

周/月度例会：复盘工作、规划目标、分配任务；

问题复盘会：分析根因、制定改进措施、避免重复失误。

尤其适合会议频繁、决策项多、需跨角色协作的团队，能有效解决“议而不决、决而不行、行而无果”的常见问题。

操作指南：从会前到会后的全流程管理

一、会前准备：让会议“有的放矢”

明确会议目标

召集人需提前定义会议核心目标（如“确定项目Q3关键里程碑”“解决客户投诉处理流程漏洞”），避免“为开会而开会”。目标需具体、可衡量（如“输出3个可落地的改进方案”“明确5项任务的负责人及截止日期”）。

制定会议议程

提前1-2天分发会议议程，明确每个议题的讨论时长、负责人及预期输出。议程建议包含：议题名称、讨论背景、需决策的问题、参会人准备事项（如“组长需提前提交项目进度表”“市场部需准备用户调研数据”）。

提前同步材料

将会议背景资料、数据报告、待讨论文档等提前24小时发送给参会人，保证大家有充分时间熟悉内容，避免会上临时翻阅资料浪费时间。

二、会中记录：让讨论“聚焦且可追溯”

明确角色分工

主持人：把控会议节奏，聚焦议程，避免跑题（如“*经理需严格控制每个议题的讨论时长，超时则引导进入下一项”）；

记录人：实时记录关键信息，重点捕捉“讨论结论”“决策事项”“行动项”，避免记录流水账（建议使用模板表格中的“议题讨论记录表”）。

记录核心信息

记录时需区分“事实描述”（如“客户反馈产品交付延迟了3天”）和“观点建议”（如“主管建议增加生产排班的弹性”），对争议点需标注“未达成共识事项”（如“关于是否外包设计环节，团队存在分歧，需会后进一步调研”）。

输出决策项

每个议题讨论结束后，主持人需引导明确“决策结论”（如“同意将设计外包给公司”），并当场确认“决策依据”（如“根据部门提供的成本对比，外包可节省20%费用”）。

三、会后跟进：让决策“落地生根”

24小时内分发会议记录

记录人需在会后24小时内整理完成会议记录，包含：会议基本信息、各议题讨论摘要、决策清单、行动项（负责人、截止日期、所需资源），并通过邮件或协作工具（如企业钉钉）发送给所有参会人及相关方。

建立决策跟踪表

使用“决策事项跟踪表”（见下文模板），将会议中明确的决策项转化为可跟踪的任务，标注“负责人”“截止日期”“完成状态”，并指定专人（如项目助理*助理）每周更新进度。

定期复盘闭环

每周/每月例会上，需优先回顾决策项的完成情况，对逾期未完成的任务，分析原因（如资源不足、依赖方未配合），并调整计划或升级处理。

模板工具：三张表格搞定会议全周期

表1：会议基本信息表

项目

内容

会议名称

例：2024年Q3项目推进会

会议时间

2024年X月X日14:00-16:00

会议地点

公司3楼会议室A/线上会议（腾讯会议号：*）

参会人员

（项目经理）、（研发组长）、（市场主管）、（产品经理）、*（记录人）

缺席人员及原因

*（财务部，因出差）

会议目标

1.确定Q3项目里程碑节点；2.解决研发资源瓶颈问题；3.明确市场推广方案

会议议程

1.项目进度同步（15分钟）；2.资源瓶颈讨论（30分钟）；3.推广方案确认（45分钟）

表2：议题讨论记录表

议题名称

讨论要点

分歧点

结论/决策

Q3项目里程碑节点

：当前研发进度滞后3天，建议将“测试完成”节点推迟至X月X日；：市场部需预留1周缓冲期应对突发需求

是否推迟节点

同意将“测试完成”节点从X月X日推迟至X月X日，市场部需在X月X日前确认推广物料需求

研发资源瓶颈

：当前2名开发人员调岗至新项目，现有人力不足；：建议申请临时招聘1名实习生

是否招聘实习生

暂不招聘实习生，由*协调现有人员加班，优先保障核心功能开发，X月X日前评估效果

市场推广方案

：建议重点投放短视频平台；：认为线下活动更能触达目标用户

平台选择

采用“线上+线下”组合方案：短视频平台预算占比60%，线下活动占比40%，*负责细化方案

表3：决策事项跟踪表

决策编号

决策内容

负责人

截止日期

完成状态

备注/风险01

将“测试完成”节点推迟至X月X日

*（项目经理）

X月X日

进行中

需同步更新项目计划表，报备*总监02

*协调现有研发人员加班，优先保障核心功能开发

*（研发组长）

X月X日

进行中

避免连续加班超过3天，防止效率下降03

线上+线下组合推广方案，*负责细化方案

*（市场主管）

X月X日

未开始

预算需控制在10万元内

关键提醒