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行政日常事务处理操作规范手册
一、前言
本手册旨在规范企业行政日常事务的处理流程，明确各环节操作标准，提升工作效率，保障行政工作有序开展。手册适用于企业行政部门及全体员工，涵盖会议管理、办公用品管理、固定资产管理、访客接待、文件流转、差旅安排、办公环境维护等核心场景，为日常行政工作提供标准化指引。
二、会议管理规范
（一）适用情境
适用于部门例会、项目研讨会、跨部门协调会、外部合作会议等各类会议的组织、召开及后续跟进工作。
（二）操作流程指引
会前准备
（1）议题收集：会议发起人（如部门主管*）需提前2个工作日收集会议议题，明确会议目标及预期成果，填写《会议议题清单》。
（2）时间与地点确认：根据参会人员日程，协调确定会议时间（优先选择非高峰时段，如上午9:00-11:00或下午14:00-16:00），预订会议室（需确认会议室设备：投影仪、麦克风、白板等可用），并提前1天发送会议通知（含时间、地点、议题、参会人员、联系人*）。
（3）材料准备：会议发起人需提前1天将会议议程、相关资料（如项目方案、数据报表）整理成电子版，通过企业内部系统发送给参会人员；纸质材料按参会人数打印，放置于会议室入口。
会中服务
（1）签到与引导：会议开始前15分钟，行政人员*在会议室入口设置签到台，引导参会人员签到（核对身份信息），发放会议材料，提醒将手机调至静音。
（2）设备调试：会议开始前10分钟，行政人员*检查会议室设备（投影仪、麦克风、灯光等）是否正常运行，保证会议顺利进行。
（3）会议记录：指定专人（如行政助理或部门文员）负责记录会议内容，重点记录议题讨论结果、决议事项、责任人及完成时限，形成《会议记录初稿》。
会后整理
（1）纪要撰写：会议结束后1个工作日内，记录人根据《会议记录初稿》整理正式会议纪要，经会议发起人（部门主管*）审核无误后，通过企业内部系统发送至全体参会人员及相关部门。
（2）资料归档：将会议通知、议程、签到表、会议纪要、相关材料等整理存档（电子档存于指定共享文件夹，纸质档装订后交行政部门归档），保存期限不少于2年。
（3）任务跟踪：行政部门根据会议纪要中的决议事项，建立《会议任务跟踪表》，每周跟进责任人完成情况，及时反馈给会议发起人。
（三）标准化模板
表1：会议通知单
会议名称
部门周例会
会议时间
2023年10月16日9:00-10:30
会议地点
301会议室
参会人员
部门主管、各模块负责人、行政助理*
会议议题
1.Q3工作总结汇报；2.Q4工作计划讨论；3.人员分工调整
联系人
行政助理*（电话：内线8001）
备注
请提前准备Q3工作总结PPT
表2：会议签到表
序号
姓名
部门
签到时间
备注
1
部门主管*
综合管理部
08:50
2
模块负责人*
业务一组
08:55
3
行政助理*
综合管理部
09:00
表3：会议任务跟踪表
任务内容
责任人
计划完成时间
实际完成时间
状态
备注
Q3工作总结汇总
模块负责人*
10月18日
10月18日
已完成
Q4工作计划初稿
模块负责人*
10月20日
10月19日
已完成
提前1天
（四）关键提示
会议通知需明确“议题”及“参会人员”，避免无关人员参会；
会议室设备需提前测试，避免会议中出现故障；
会议纪要需准确记录决议事项及责任人，避免模糊表述；
任务跟踪需及时反馈，保证决议事项落地。
三、办公用品管理规范
（一）适用情境
适用于企业日常办公所需物品（如文具、耗材、设备配件等）的申领、采购、库存管理及盘点工作。
（二）操作流程指引
需求提报
员工根据工作需要，填写《办公用品领用申请表》（注明物品名称、规格、数量、用途、申领人），经部门负责人*审批后提交至行政部门。
审核与采购
（1）行政部门收到申请后，核对库存情况：若库存充足，直接发放；若库存不足，根据《办公用品采购清单》进行采购。
（2）采购需选择合格供应商（至少比价2家），保证物品质量及价格合理，采购后办理入库手续（填写《办公用品入库登记表》）。
领用与发放
员工凭审批通过的《办公用品领用申请表》到行政部门领取物品，行政人员*核对信息后发放，并在《办公用品领用台账》中记录（领用人、物品名称、数量、领用时间）。
库存盘点
行政部门每月末进行一次库存盘点，核对《办公用品入库登记表》与《办公用品领用台账》，保证账实相符；对易损耗物品（如笔、纸）设置安全库存（如1个月用量），不足时及时补充采购。
（三）标准化模板
表4：办公用品领用申请表
申请人
部门
申请日期
物品名称
规格型号
单位
签笔
0.5mm黑色
支
A4纸
70g
包
审批人
部门主管*
表5：办公用品入库登记表
入库日期
物品名称
规格型号
供应商
数量
单价
金额
经手人*
10月10日
签笔
0.5mm黑色
文具公司
10
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