行政文件归档标准化模板档案管理专业版.docVIP

行政文件归档标准化模板档案管理专业版

一、适用范围与典型应用场景

日常办公文件：通知、请示、报告、会议纪要、工作计划与总结等；

人事管理文件：员工入职登记表、劳动合同、岗位调整通知、培训记录、离职手续等；

项目管理文件：项目立项报告、实施方案、进度计划、验收报告、项目总结等；

资产管理文件：设备采购合同、资产台账、调拨单、报废审批表等；

资质证书文件：营业执照、组织机构代码证、各类许可证、获奖证书等；

合同协议文件：各类业务合同、补充协议、保密协议等。

二、标准化操作流程指南

（一）文件收集与初步筛选

明确收集范围：根据《文件归档范围及保管期限表》（参考国家《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》），收集具有保存价值的行政文件，保证不遗漏重要文件，同时避免保存无价值的临时性、参考性文件。

指定责任主体：由各部门指定专人（如部门助理）负责本部门文件的日常收集，每月末将当月形成的文件统一移交至行政部门档案管理员**。

初步筛选原则：

保留正式文件（含红头文件、签批件、盖章合同等），草稿、重复件（除特殊版本外）可不归档；

文件内容需完整，如会议纪要需包含参会人员、议题、决议，合同需包含双方签字盖章页；

电子文件与纸质文件需对应一致，电子文件需为最终版本（非编辑中状态）。

（二）文件分类与编号

分类标准：采用“年度-机构-问题”三级分类法，具体

一级分类（年度）：按文件形成年度划分，如“2024年”；

二级分类（机构）：按文件形成部门划分，如“综合管理部”“人力资源部”“财务部”“项目部”等；

三级分类（问题）：按文件内容性质划分，参考示例：

综合管理部：行政类（通知、制度）、会议类、资质类；

人力资源部：人事类（入职、离职、合同）、培训类、薪酬类；

项目部：立项类、实施类、验收类、总结类。

编号规则：采用“部门代码-年度-分类代码-流水号”格式，具体规则

部门代码：用部门名称首字母缩写（如综合管理部“ZGL”、人力资源部“RLY”），全单位统一编码；

年度：文件形成年份，用四位数字（如“2024”）；

分类代码：用三级分类的首字母缩写（如行政类“XZ”、会议类“HY”、人事类“RS”），每个部门分类代码需提前明确并备案；

流水号：按文件形成时间顺序，从“001”开始连续编制，每年重新编号。

示例：综合管理部2024年形成的第3份行政类文件，编号为“ZGL-2024-XZ-003”。

（三）文件整理与装订

文件排序：同一卷内文件按时间顺序排列，或按逻辑关系（如请示与批复、合同与补充协议）排序，批复在前、请示在后，正本在前、附件在后。

修整与折叠：

去除文件上的金属装订物（订书钉、回形针等），避免锈蚀损坏；

对超出A4纸大小的文件（如工程图纸、海报），按A4规格折叠，文字内容向外，折痕尽量避开字迹；

对破损、字迹模糊的文件进行修补（如复印后替换原件，或使用透明胶带修补边缘）。

装订要求：

纸质文件采用左侧装订，使用无酸纸档案夹或棉线装订，保证牢固、平整；

文件过多（超过50页）时，按“件”拆分（如一份合同的正本、附件、审批单为一件），每件单独装订并编号；

在每份文件右上角加盖“归档章”（格式参考附件1），注明档号、件号、页号等。

（四）档案录入与系统管理

电子档案录入：

使用档案管理系统（如“OA系统档案模块”“专业档案管理软件”），录入文件信息，字段包括：档号、文件标题、分类号、形成部门、形成日期、页数、密级、归档人、保管期限、存放位置等；

扫描纸质文件为PDF格式，分辨率不低于300DPI，保证清晰可读，与电子档案信息关联存储；

电子文件命名规则与纸质档案编号一致，如“ZGL-2024-XZ-003.pdf”，便于检索。

纸质档案登记：

填写《行政文件归档登记表》（参考附件2），逐项记录文件信息，与电子档案信息保持一致；

登记完成后，档案管理员**需核对纸质文件与登记表的信息，保证无遗漏、无错误。

（五）档案存放与保管

纸质档案存放：

使用专用档案柜存放，档案柜需标注“部门-年度-分类”信息（如“综合管理部-2024-行政类”）；

存放环境需满足“八防”要求：防火（配备灭火器）、防潮（湿度控制在45%-60%）、防虫（放置樟脑丸等防虫剂）、防盗（档案柜上锁）、防光（避免阳光直射）、防尘（柜门密封）、防鼠（封堵孔洞）、防高温（温度控制在14-24℃）；

定期检查（每季度一次），查看档案有无霉变、虫蛀、损坏，发觉问题及时处理。

电子档案保管：

电子档案需存储在专用服务器或加密移动硬盘，禁止存储在个人电脑或非加密设备中；

每年进行一次数据备份，采用“本地备份+异地备份”双模式，保证数据安全；

定期对电子档案进行病毒查杀（每半年一次），防止病毒损坏文件。

（六）档案借阅与利用

借阅审批：

因工作需要借阅档案时，由借阅人填写《档案借阅申