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学校综合办公室工作执行程序

一、总则

学校综合办公室作为学校日常运营的中枢部门，负责协调各部门工作、处理日常事务、保障学校高效运转。为确保工作规范、高效、有序，特制定本工作执行程序。

二、主要工作内容及执行程序

（一）文件管理

1.文件收发

(1)接收文件：

-核对文件来源及完整性；

-记录文件名称、日期、密级等信息；

-签收并登记入档。

(2)发送文件：

-根据文件类型选择纸质或电子形式；

-加盖公章或电子签章；

-确认收件人并跟踪送达情况。

2.文件归档

(1)分类整理：按部门、日期、文件类型等标准分类；

(2)编目上架：制作目录清单，标注存放位置；

(3)定期盘点：每年至少一次，确保档案完整。

（二）会议组织

1.会前准备

(1)确定会议主题、时间、地点；

(2)通知参会人员并准备会议材料；

(3)安排会场布置、设备调试。

2.会中执行

(1)记录会议内容，重点标注决议事项；

(2)维护会场秩序，确保讨论高效；

(3)协调解决突发问题。

3.会后跟进

(1)整理会议纪要并分发给参会者；

(2)跟进决议事项的落实情况；

(3)归档会议材料。

（三）行政事务协调

1.日常接待

(1)问候访客并询问来意；

(2)引导至相应部门或提供咨询；

(3)记录访客信息及需求。

2.资源调配

(1)统筹办公用品、设备使用；

(2)协调各部门需求，避免冲突；

(3)监控资源消耗，提出优化建议。

3.突发事件处理

(1)快速响应：及时了解情况并上报；

(2)协调资源：调动人力物力解决；

(3)做好记录并总结经验。

（四）信息沟通

1.内部通知

(1)通过公告栏、邮件、企业微信等渠道发布；

(2)确认通知覆盖所有相关人员；

(3)收集反馈并核实传达效果。

2.外部联络

(1)维护与上级单位、合作机构的联系；

(2)定期汇报工作进展；

(3)处理投诉与建议。

三、工作监督与改进

1.定期自查：每月对文件、会议、行政事务等环节进行复盘；

2.优化流程：根据反馈调整执行标准；

3.技能培训：组织员工学习办公软件、沟通技巧等。

四、附则

本程序适用于学校综合办公室所有工作人员，需严格遵守并持续完善。

一、总则

学校综合办公室作为学校日常运营的中枢部门，负责协调各部门工作、处理日常事务、保障学校高效运转。为确保工作规范、高效、有序，特制定本工作执行程序。

二、主要工作内容及执行程序

（一）文件管理

1.文件收发

(1)接收文件：

-核对文件来源及完整性：

-检查文件抬头是否为学校官方名称或授权机构；

-确认文件无破损、缺页，附件齐全；

-对涉密文件进行双人核对，并在登记表上注明密级。

-记录文件名称、日期、密级等信息：

-使用标准化的《文件收文登记表》，逐项填写文件类型（如通知、报告、协议）、编号、收文日期、密级、拟办人等；

-对重要文件拍照留存，以便后续查阅。

-签收并登记入档：

-由收件人或指定负责人签收，注明签收时间；

-根据文件性质分发给相关部门或领导；

-纸质文件及时扫描存档至电子管理系统，纸质版按分类归档至指定柜位。

(2)发送文件：

-根据文件类型选择纸质或电子形式：

-通知类优先采用公告栏、企业微信群等多渠道发布；

-协议、合同类等重要文件需双面打印，加盖骑缝章；

-电子文件需确认接收方邮箱或系统账号准确无误。

-加盖公章或电子签章：

-核对文件审批流程是否完整，领导签字是否齐全；

-使用学校正规公章，避免使用模糊或过期印章；

-电子文件通过授权系统进行电子签章，确保签名真实有效。

-确认收件人并跟踪送达情况：

-电话或当面核实收件人身份；

-对重要文件建立《文件送达确认单》，由收件人签字回执；

-对于紧急文件，需在1小时内反馈送达状态。

2.文件归档

(1)分类整理：

-按部门：将各部门提交的文件按单位名称分类；

-按日期：同一部门文件按收文日期从早到晚排序；

-按类型：将会议纪要、财务报表、人事档案等独立分类。

(2)编目上架：

-制作《档案目录清单》，标注文件名称、编号、页数、存放位置；

-使用索引卡或电子标签辅助查找；

-定期检查柜架编号与档案实际存放是否一致。

(3)定期盘点：

-每年11月开展年度盘点，重点核对涉密文件和重要档案；

-使用《档案盘点表》逐项核对，记录缺失或损坏情况；

-对盘点中发现的问题，立即启动补查或修复程序。

（二）会议组织

1.会前准备

(1)确定会议主题、时间、地点：

-主题需明确会议目的（如工作部署、经验交流）；

-时间避开教学高峰期，建议提前一周发布通知；

-地点选择需考虑参会人数、设备需求（投影仪、麦克风等）。

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