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学校综合办公室工作流程方案

一、综合办公室工作概述

综合办公室是学校日常运营的核心协调部门，负责处理行政事务、信息沟通、资源调配等关键职能。为确保工作高效有序，特制定本工作流程方案，涵盖日常管理、文件处理、会议组织、内外联络等主要环节。

二、日常工作流程

（一）行政事务管理

1.工作日志记录：每日上班后，工作人员需在办公系统中记录当日工作计划及完成情况，包括待办事项、紧急任务等。

2.会议室预定：各部门需提前24小时通过线上系统提交会议室使用申请，系统自动生成预定确认单，逾期未确认视为自动取消。

3.固定资产报修：通过学校资产管理平台提交报修申请，注明设备名称、故障现象及使用部门，后勤部门在2个工作日内响应维修。

（二）文件处理流程

1.文件收发管理：

(1)收到文件后，立即核对文件编号、页数，并在《文件登记表》中记录，紧急文件需标注优先级并即时通知相关科室。

(2)发送文件时，需附《文件分发清单》，确保签收人完整，留存签收回执。

2.文件归档标准：

(1)档案按年度分类，纸质文件需消毒消毒后存入档案柜，电子文件备份至服务器双硬盘系统。

(2)重大活动文件（如年度报告、会议纪要）需经部门负责人审核后归档，保管期限不少于5年。

（三）会议组织流程

1.会议筹备步骤：

(1)接收会议通知后，确认参会人员名单及会议议程，提前3天发送《会议邀请函》。

(2)准备会议材料，包括投影仪、签到表、会议记录本等，确保设备调试完成。

(3)会后24小时内整理会议纪要，经主持人签批后分发给参会人员。

2.会议纪律要求：

(1)迟到者需在会议开始后5分钟内进入会场并保持安静。

(2)未经允许不得录音录像，讨论环节需举手发言。

三、内外联络流程

（一）对外联络规范

1.电话接听标准：

(1)语音需清晰、语速适中，首声问候为“您好，综合办公室”。

(2)接听后记录来电事由，如需转接需先征得对方同意并说明等待时间。

2.公文往来处理：

(1)收到上级单位文件后，需在5个工作日内反馈《收文处理单》。

(2)发送对外函件需经校领导审批，电子版需加密传输。

（二）内部沟通机制

1.定期例会制度：每周五召开部门内部会议，讨论本周工作总结及下周计划。

2.信息化沟通平台使用：通过企业微信/钉钉处理紧急事务，重要通知需同步邮件发送。

四、应急处理流程

（一）突发事件响应

1.发现火警时，立即按下手动报警器并拨打119，同时通知校安全部门。

2.人员突发疾病，先联系校医务室，必要时拨打120急救电话，并报告部门负责人。

（二）工作失误补救

1.文件录入错误需立即标注并撤回，同时记录更正过程。

2.资金支付失误需在2小时内联系财务部门对账，并提交《差错报告》。

五、工作考核标准

（一）量化指标

1.文件处理效率：当日文件需在1小时内完成流转，紧急文件响应时间不超过30分钟。

2.会议组织满意度：参会人员匿名评分不低于90分，重大会议差错率低于1%。

（二）质化要求

1.每月提交《工作改进建议表》，至少提出3项流程优化方案。

2.新员工需在1个月内掌握80%以上工作流程，通过考核后方可独立处理事务。

一、综合办公室工作概述

综合办公室是学校日常运营的核心协调部门，负责处理行政事务、信息沟通、资源调配等关键职能。为确保工作高效有序，特制定本工作流程方案，涵盖日常管理、文件处理、会议组织、内外联络等主要环节。

二、日常工作流程

（一）行政事务管理

1.工作日志记录：每日上班后，工作人员需在办公系统中记录当日工作计划及完成情况，包括待办事项、紧急任务等。

*具体操作：登录“学校办公系统”，在“个人工作台”模块点击“工作日志”按钮，按模板填写事项类别（如：文件收发、会议安排、来访接待）、时间节点、完成状态及备注信息。下班前需同步提交审核，主管领导需在1个工作日内完成批注。

2.会议室预定：各部门需提前24小时通过线上系统提交会议室使用申请，系统自动生成预定确认单，逾期未确认视为自动取消。

*预定步骤：

(1)登录“会议室预定系统”，选择预定日期，勾选所需设备（如投影仪、白板），填写使用时长及参会人数。

(2)系统自动校验预定冲突，无冲突则生成确认函，邮件同步发送至申请部门及办公室管理员。

(3)使用结束后需在系统中点击“完成预定”，并联系后勤部门检查设备状态。

3.固定资产报修：通过学校资产管理平台提交报修申请，注明设备名称、故障现象及使用部门，后勤部门在2个工作日内响应维修。

*报修清单：需提供设备编号、购置日期、故障照片（如适用）、故障描述（分步骤说明问题）。

*跟进机制：系统生成报修单后，后勤部门需在24小时内电话核实，维修完成后申请部门需