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行政管理办公用品采购申请审批模板

一、适用范围与场景说明

本模板适用于公司内部各部门因日常办公、业务开展或临时需求需采购办公用品时的申请审批流程。具体场景包括但不限于：

日常办公消耗品补充：如纸张、笔、文件夹、打印墨盒等易耗品库存不足时；

办公设备新增或更换：如新入职员工需配置电脑、鼠标、办公椅，或现有设备损坏需更换时；

办公家具采购：如部门新增工位需文件柜、会议桌等；

专项活动或临时需求：如公司组织培训、展会需临时采购宣传物料、设备等；

其他经行政部认可的办公用品采购需求。

二、采购申请审批全流程操作指南

（一）第一步：需求发起与申请表填写

发起主体：各部门办公用品需求由部门指定专人（如行政对接人或业务负责人）发起申请，避免多头提交。

填写要求：

登录公司OA系统或《办公用品采购申请审批表》（见模板表格），如实填写“基本信息”栏（申请部门、申请人、联系方式、申请日期等）；

在“采购明细”栏中逐项列明所需物品，需包含“物品名称、规格型号、单位、数量、预估单价、总价、用途说明”，其中“规格型号”需明确（如A4纸“70g/白色/500张/包”），避免模糊描述（如“一批”“若干”）；

如有特殊需求（如定制化物品、紧急采购），需在“备注”栏中说明原因及期望到货时间。

附件准备：若采购物品单价超过500元或为专业设备（如投影仪、扫描仪），需附《设备采购需求说明》（含功能参数、使用场景、选型依据等），由部门负责人签字后一并提交。

（二）第二步：部门负责人审批

审批职责：部门负责人需审核本部门采购需求的合理性（是否为必需品、数量是否符合实际工作需要）及必要性（是否存在替代方案、是否可共享现有资源）。

操作规范：

审核通过后，在“审批意见”栏签字并注明日期，确认采购明细无误；

若审核不通过，需注明原因并退回申请人修改（如“数量过多，建议先按50%申请”“规格过高，可选用基础款”）。

（三）第三步：行政部审核

审核内容：

库存核对：通过行政部办公用品管理系统查询库存，确认是否需采购（如该物品库存充足，直接告知申请人领用；如库存不足，进入下一步审核）；

预算与标准：审核采购物品是否符合公司《办公用品采购管理办法》（如单价上限、品牌推荐目录），预估总价是否在部门年度预算额度内；

合规性：检查申请表填写是否完整、附件是否齐全（如超预算采购是否附《预算调整申请》）。

操作规范：

审核通过后，在“审核意见”栏签字并提交至财务部；

若需调整（如更换供应商、降低规格），与申请人沟通修改后重新提交。

（四）第四步：财务部复核

复核重点：

预算匹配度：采购总金额是否与部门剩余预算一致，超预算部分是否履行预算调整流程；

价格合理性：对高价值物品（如单价超1000元）进行市场询价比对，确认预估单价与市场价格差异不超过10%（若超过，需申请人提供比价记录）。

操作规范：

复核通过后，在“复核意见”栏签字；

复核不通过，注明原因并退回行政部（如“预算不足，请申请预算调整”“价格虚高，重新比价”）。

（五）第五步：领导审批

审批权限划分（根据公司层级设置）：

常规采购（总金额≤2000元）：由行政部负责人审批；

中等采购（2000元＜总金额≤5000元）：由分管行政副总审批；

大额采购（总金额＞5000元）：由总经理审批。

操作规范：

领导根据审批权限在“审批意见”栏签字，确认采购流程合规；

特殊情况（如紧急采购，需24小时内到货），可启动“紧急审批流程”，由申请人邮件同步至各部门负责人及领导，审批完成后抄送行政部备案。

（六）第六步：采购执行与入库登记

采购执行：

行政部根据审批通过的申请表，通过公司合作供应商采购（优先选择协议供应商），或通过正规电商平台（如京东企业购、苏宁易购）下单；

采购时需在订单备注栏注明“采购申请审批表编号”（如“采申字2024-号”），便于后续追溯。

到货验收：

物品到货后，申请人及行政部共同验收，核对物品名称、规格、数量、质量是否与申请一致，确认无误后签字；

若存在质量问题（如损坏、错发），行政部需在24小时内联系供应商退换货，同时更新采购进度至申请人。

入库登记：

行政部验收合格后，在办公用品管理系统中更新库存信息，《入库单》（注明采购申请表编号、物品明细、验收人、入库日期）；

通知申请人至行政部领用，领用时需在《领用登记表》签字确认。

三、办公用品采购申请审批表（模板）

基本信息

申请部门

申请日期

年月日

申请人

联系方式

采购申请编号

（由行政部填写，如：采申2024-X）

预计到货日期

年月日

采购明细

序号

物品名称

规格型号

单位

数量

预估单价（元）

1

示例：A4复印纸

70g/白色/500张/包

包

10

25.00

2

示例：无线鼠标

2.4G/静音/黑色

个

3

80.00

…

…

…

…

…

…

合计金额（