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XXXXXX有限公司企业制度

（办公总务管理制度系统）

档案管理制度（试行）

文件编号

版本号

发放编号

部门审核：

领导批准：

二O一一年月日发

档案管理制度（试行）

总则

为加强公司档案管理工作，充分发挥档案作用，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。

本规定所称的档案是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

管理部门

行政部是公司文书档案的管理部门，其主要职责如下。

（1）制定或参与制定档案工作的规章制度。

（2）对公司其他部门文件材料的归档工作进行指导和监督。

（3）做好公司档案的收集、整理、保管和利用工作。

（4）做好永久性档案向有关档案机构的移交工作。

（5）提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。

第四条公司及各部门、员工有保护档案的义务。

第二章公司档案管理体制

第一条归档范围

公司各种具有保存价值的文件、图纸、方案、软件、图片、音像、实物等都必须立卷、归档。具体分类：

（1）办公文件：包括公司的各种请示和批复文件、各种申请文件（如：用印申请文件）、公司对外发文（公司发出的各类工作计划、方案、安排、总结、汇报、简报、通知等文件）、注册年检资料、验资文件、融资资料、法律事物、处理纠纷等具有保存价值的文件。

（2）证件性文书资料：包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书，证书、证明等。

（3）法规性文件：包括上级频发、需企业执行的，或由企业发行的各种标准、规章制度等。

（4）公司的重大决议：包括由股东会议、董事会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料会议记录等。

（5）计划性文件：包括公司总体计划或规划、开发计划、项目质量计划营销计划、财务计划等。

（6）总结性文件：包括公司年度和月度工作总结、下属部门的年度和月度工作总结、单向性工作总结调查报告等。

（7）批示性文件：包括公司各类计划指标、技术指标、营销指标等以及公司各类任命工作指示等。

（8）凭证性文件：包括公司各部门上报的在日常活动中形成的原始记录和凭证、如财产状况房屋销售、合同书、协议书、意向书等原始记录和文本。

（9）汇报性文字资料：包括公司上报各级主管部门的文件资料和相关统计表，以及公司领导在外部公共场合发言，汇报或发布的各类文书资料。

（10）声像制品资料：包括公司及下属各部在其经营活动或政治，文件娱乐活动中，以及在外学习，考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料录音资料，影片资料等。

（11）题赠性资料：包括上级领导和外协友好部门或个人提供的题词书画，工艺制作等。

（12）工程档案：立项文件，建设用地、征地、拆迁文件，勘察、测绘、设计文件，开工审批文件，招投标文件，工程质量监督手续，工程财务文件，工程竣工验收文件，竣工图等从立项到竣工的具有保存价值的全过程系统资料。

（13）营销类档案：广告推广资料、市场调查资料、可行性报告及策划方案、客户资料，招商协议或合同资料等各类与营销相关的资料。

（14）图书资料：各类图书，图书目录，图书管理登记表等与图书相关的资料。

（15）会计档案：有关会计工作的方针、政策、制度、预算、计划、总结、报告、合同以及往来文书都应归档。会计凭证、会计帐薄和会计报表等会计核算专业材料可由会计部门自行归档。

（16）人事档案：人事档案由部门自行立卷、归档、管理。

第二条档案分类及编号办法

（1）档案类别的设置：

①根据职能活动和档案形成的特点，划分为8类一级类目，行政管理档案（X）、经营管理档案（J）、合同档案（H）、财务档案（C）、人事档案（R）、工程档案（G）、营销设计档案（Y）、设备仪器档案（S）、特种载体（TZ）。

②根据职能活动和档案形成的特点,每个大类下设置若干个二级类目(属类)。

③录音、录像、照片、计算机软盘(磁盘)和其它非纸质载体形式的档案，按载体类别分别编号。即：按照片、录音带、录像片、光盘、实物分别编号，用特种载体（TZ）?类别[照片（Z）、录音带（Y）、录像带（X）、光盘（G）、实物（SW）]标识。

（2）档号的编制

档案的编号采用“（公司名+一级类目）年度二级类目案卷号”方式，设类目号、年度号、案卷号。

（3）分类标识方法：

①采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。类目号、年度号、案卷号之间，用连接符号“—”连结。

例如：2010年电子城《关于宿舍管理的通知》文件，其档号可标识为——

DZCX—2010—B—001

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