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XX省路桥集团有限公司行政管理制度

目录

TOC\o1-3\h\z第一章出差管理制度 1

第二章文书管理制度 1

第三章公司印章、执照、资质及其复印件的管理制度 2

第四章办公用品管理制度 3

第五章库房管理制度 4

第六章车辆管理制度 6

第七章办公场所安全卫生管理制度 8

第八章集团例会管理制度 9

第九章管理信息系统使用制度 10

第十章保密制度 10

第十一章合同管理制度 13

第十二章公司部门电话管理制度 21

第十三章对外接待管理制度 22

第十四章档案管理实施细则 25

第十五章图书管理制度 44

第一章出差管理制度

为了规范公司的出差，报销的管理，特制定本制度。

出差管理的原则是：“必需，从简，适度”。

公司正式员工出差可向财务部借款（含限额支票），填写《借款单》，《借款单》须有借款人、财务人员、部门经理签字。

除经特殊批准外，公司兼职员工、试用期内员工不得借款。

借款额在3000元以上时，须经集团公司分管财务的副总经理审批。

员工出差长途交通报销标准参看《集团公司财务管理制度》第七章《费用管理制度》。

员工出差时，员工住宿费、市内交通费、伙食费标准参照《集团公司财务管理制度》第七章《费用管理制度》。

报销时，报销人必须在市内交通发票上注明起止点，在发票上签字。

员工出差及其它费用报销，填写《差旅报销审批单》，先由会计审核时间、天数无误后签字，后报本部门经理审批，若报销额在3000元以上者需总经理审批。

借款人在返回公司后须在3日内报销冲抵借款，并返还余款，超期转为应收账款，在借款人当月工资中扣除。

每月25—30日各部门报销当月相关费用，由部门将报销明细汇总后交办公室，由办公室主任签字认可后，部门经理审批后，到财务报销，如有特殊情况需总经理批准。

本办法由办公室修改解释执行，由公司总经理批准颁布生效。

第二章文书管理制度

为确保文书事务正常顺利进行，促进与提高组织管理工作的效率，特制定本制度。

文书管理的原则：格式统一、传递高效、安全保密

文书包括：业务工作上往来公文、报告会议决议、规定、合同书、许可证书、各种账簿等一切业务公文。

全部文书归公司所有并收藏、任何个人不得私自占有。

必须严格保守文书的秘密。

文书的收发、领取与寄送，原则上由办公室负责。

关于规范公司行文的规定

各部门向公司的上行文件必须使用规定形式和格式（格式由办公室规定），一律用电脑打印。

收发传真复印由专人负责，并登记《收发文件（传真）登记表》、《复印登记表》，未经批准不得擅自使用复印机、传真机。

请示审批的事项，必须以提案文书的方式（格式由办公室确定），经主管呈交相对应的管理部门。如果事情紧急，允许直接以非文书形式请示，但事后必须尽快书写请示提案文书上报；请示提案文书的内容包括标题、正文、理由、说明和附录。

文书按内容进行整理后，分为两类保管，一类是尚未完结的文书，一类是可以归档的文书。

可以归档的文书，分别按所属部门、文件机密程度、整理编号和保存年限进行整理与编辑，并在《文书保存簿》上做好登记，归档保存；重要的机密文书，一律存放在保险柜或带锁的文件柜中。

制度规定、不动产权利书、合同书、往来公文与特许专利等特别重要的文书，由办公室填写“重要文书目录”后，予以存档。

必须做好重要文件的借阅登记工作，填写《文件借阅登记表》，并注明归还日期。

公司各部门下发执行的各项规定、制度、文件需在办公室存档，并注明与原有相关规定、制度、文件的关系。

由办公室牵头，各部门协助定期检查下发文件是否存在冲突问题。

本办法由办公室修改解释执行，由公司总经理批准颁布生效。

第三章公司印章、执照、资质及其复印件的管理制度

目的。为加强对公司印章的制发、改正、废止、使用及管理，以及执照、资质原件及其复印件的有效合理运用，特制定本制度。

公司印章、执照和资质复印件管理的原则是：严格管理，安全存放。

公司印章、执照和资质原件及其复印件由办公室统一管理。

公司印章的定义

本制度中的印章是指在公司的或管理的文件、凭证文书等与公司权利义务相关的文件上，因需以公司名称或有关部门名义证明其权威作用而使用的印鉴。

公司印章的刻制、改制与废止议案由集团公司总经理提出，董事长批准。公司印章的刻制由办公室主任负责，同时，需要更换或废止的印章应由其管理人迅速将旧印章交还办公室。

办公室统一管理和审批使用印章、执照、资质原件及其复印件；公司印章、执照及资质原件由办公室保管（其中财务印鉴由财务部保管）。

公司内部各部门用章由各部门经理负责保管，签定《印章保管责任书》，《印章保管责任书》由集团公司办公室统一存档。

印章、执照、资质复印件的使用须按规