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费用申请与报销指南
一、适用范围与常见应用场景
本指南适用于公司内部所有因公产生的费用申请与报销管理，涵盖日常办公、业务开展、差旅活动等场景。具体包括但不限于：
日常办公费用：如办公用品采购、通讯费、快递费等；
差旅相关费用：如交通费（市内交通、城际交通）、住宿费、餐补等；
业务活动费用：如会议组织费、客户接待费（需符合公司标准）、市场推广物料费等；
其他合规费用：如培训费、设备维修费等，需提前与部门负责人确认是否纳入报销范围。
二、费用申请与报销全流程操作步骤
（一）费用发生前：预算申请与合规确认
预算评估：预计费用金额较大或属于专项支出（如大型会议、培训）时，需提前3个工作日向部门负责人提交《费用预算申请表》，明确费用用途、金额、明细及预期效益，经审批通过后方可发生费用。
合规性确认：保证费用符合公司费用管理制度，例如：差旅住宿需选择公司协议酒店（如有）、业务招待需提前明确接待对象及标准等。如有疑问，可先咨询财务部。
（二）填写费用报销申请表
获取标准表格：从公司内网“财务共享中心”《费用报销申请表》（模板见第三节），或向行政部领取纸质版。
填写基本信息：准确填写申请人姓名、所属部门、申请日期、费用归属项目（如涉及）等。
明细费用项：逐项填写费用明细，包括费用类型、发生日期、消费事由、金额（需与凭证一致）、支付方式（如现金、公账转账、个人垫付）等。
附件整理：按费用类型准备对应的合规凭证，保证附件齐全、清晰：
办公用品采购：需附采购清单、供应商收据；
差旅费用：附交通凭证（如车票、行程单）、住宿水单、会议通知（如有）；
业务活动：附活动方案、参与人员签到表、费用结算单等。
（三）提交审批流程
根据费用金额及类型，按以下层级逐级提交审批（审批人需在表格对应栏目签字确认）：
部门负责人审核：确认费用真实性、合理性及是否符合部门预算，签字通过后流转至财务部。
财务部复核：
审核费用是否符合公司报销标准（如餐补上限、住宿房型限制等）；
检查附件是否完整、金额计算是否准确、凭证是否合规（如日期、金额与明细一致）；
复核通过后，根据公司规定提交至下一级审批。
分管领导审批：
单笔费用金额≥5000元时，需经分管副总/总经理审批；
涉及重大项目费用（如年度市场推广费），需提交总经理办公会审批。
（四）报销款支付与反馈
审批通过后：财务部在3个工作日内完成支付，个人垫付费用通过银行转账至申请人指定账户，备用金报销直接冲抵备用金余额。
结果反馈：申请人可通过内网“财务报销进度查询”模块查看支付状态，如有疑问可联系财务部专员*会计。
（五）资料归档
报销完成后，所有纸质凭证由财务部统一归档保存，电子凭证同步录入财务系统，保存期限不少于5年。
三、标准报销申请表模板及填写说明
（一）《费用报销申请表》模板
项目
填写内容
申请人信息
姓名：某部门：某部联系方式：*-
申请日期
年月*日
费用归属项目
（如无则填“日常运营”）
费用明细
序号
费用类型（如：办公费/差旅费/会议费）
1
办公费
2
差旅费
合计金额
（大写）人民币贰仟肆佰伍拾元整
审批意见
部门负责人
签字：某日期：年月日
财务复核
签字：会计日期：年月日
分管领导
签字：副总日期：年月日
备注
（如：提前借款需填写借款单号）
（二）填写说明
费用类型：需从公司规定的费用类型库中选择（如“办公费”“差旅费”等），不得自行填写其他名称。
消费事由：简明扼要说明费用产生原因，如“采购部门办公用耗材”“赴地参加会议”等，避免模糊填写（如“其他费用”）。
附件名称及数量：需列明每项附件的具体名称（如“酒店住宿水单”）和数量，保证与提交的实物一致。
合计金额：大小写金额必须完全一致，小写前加“￥”，大写金额后加“整”字。
四、关键注意事项与合规要点
时效性要求：费用需在发生后15个工作日内提交报销，逾期未提交需向部门负责人说明原因，经财务部审核后方可补报（最长不超过30天）。
真实性原则：严禁虚构、夸大费用或拆分报销（如将超标准费用拆分为多笔低金额费用），一经发觉将按公司规定处理。
标准限制：严格执行公司费用标准，例如：
差旅住宿：一线城市不超500元/晚，二线城市不超350元/晚；
市内交通：按实报销，单次不超过50元，每日累计不超100元。
附件规范：所有凭证需为原件（特殊情况需财务部盖章确认复印件），且需有清晰的消费单位盖章、金额及日期，涂改或模糊的凭证不予受理。
特殊情况处理：如遇紧急费用无法提前申请，需在费用发生后24小时内口头向部门负责人及财务部报备，并在3个工作日内补全手续。
禁止行为：不得将个人消费混入公费报销，不得重复报销已由第三方承担的费用，不得使用不合规凭证（如无公章收据、白条等）。
本指南自发布之日起执行，未尽事宜由财务部负责解释。
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