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合同履行过程记录与风险应对指南

一、适用场景与价值定位

本指南适用于各类商业合同（如采购合同、服务合同、销售合同、合作开发合同等）签订后的全生命周期管理，尤其适合企业业务部门、法务部门、财务部门协同使用，通过系统化记录履行过程、动态识别风险点，保证合同目标顺利实现，降低履约纠纷与经济损失。核心价值在于：

过程可视化：实时跟踪合同关键节点完成情况，避免遗漏重要义务；

风险前置化：通过定期排查与评估，提前预警潜在履约风险；

责任明确化：清晰界定各部门职责，保证问题快速响应与处理；

证据固化：形成完整履约记录，为争议解决提供事实依据。

二、操作流程与实施步骤

步骤一：履前准备——责任分工与信息梳理

目标：明确合同履约主体与关键信息，为后续跟踪奠定基础。

成立履约小组：根据合同类型与复杂程度，由业务部门牵头，联合法务、财务、技术等部门组建履约小组，指定总协调人（如业务负责人*经理），明确各部门职责：

业务部门：负责进度推进、客户/供应商对接、履证材料收集；

法务部门：负责条款解读、合规审查、风险提示；

财务部门：负责付款审核、发票管理、资金计划匹配；

技术部门（如涉及）：负责技术参数验收、交付成果确认。

梳理合同关键信息：制作《合同核心信息表》（见模板1），提取以下内容并同步至履约小组：

合同主体、编号、签订时间、有效期；

核心权利义务（如交付时间、质量标准、付款节点、违约责任）；

关键节点清单（如预付款支付、进度验收、最终交付、质保金返还）；

特殊约定（如不可抗力、保密条款、争议解决方式）。

步骤二：履中跟踪——进度监控与记录更新

目标：动态掌握合同履行情况，保证按计划推进，及时发觉偏差。

制定履行计划：根据合同关键节点，分解为阶段性任务（如“第一阶段：需求确认”“第二阶段：方案设计”“第三阶段：成果交付”），明确每项任务的负责人、计划完成时间、交付标准，录入《合同履行进度跟踪表》（见模板2）。

定期进度检查：

日常跟踪：任务负责人每日更新任务进展，标记“未开始”“进行中”“已完成”“延期”等状态；

周例会：履约小组每周召开短会，同步重点节点进展，讨论遇到的障碍；

月度复盘：每月末对照履行计划，核查整体进度，分析延期原因（如供应商延迟、需求变更）。

履证材料收集：对关键节点的履约行为（如验收、付款、确认函），及时收集书面材料（如签收单、验收报告、会议纪要），扫描存档并与进度表关联，保证“一事一证”。

步骤三：风险识别与应对——动态排查与闭环处理

目标：主动识别履约风险，采取针对性措施降低负面影响。

风险排查机制：

常规排查：履约小组每月结合进度检查，从“对方履约情况”“自身履约能力”“外部环境变化”三维度识别风险（如对方逾期交付、自身技术不达标、政策调整导致合同无法履行）；

专项排查：在出现重大变更（如需求调整、金额增减）、突发事件（如自然灾害、对方经营异常）时，启动专项风险评估。

风险评估与分级：对识别出的风险，从“发生概率”（高/中/低）和“影响程度”（重大/较大/一般）两个维度评估风险等级，参考标准

重大风险：概率高且影响大（如对方违约导致合同目的无法实现），需24小时内上报管理层；

较大风险：概率中或影响中（如延期交付但可补救），需48小时内制定应对方案；

一般风险：概率低且影响小（如minor文件缺失），需1周内协调解决。

制定与执行应对措施：针对不同风险等级，制定差异化应对策略，并录入《合同履行风险应对表》（见模板3）：

重大风险：优先协商变更合同条款（如延期、解除），必要时启动争议解决程序（仲裁/诉讼）；

较大风险：与对方沟通补救方案（如加急交付、赔偿损失），同步调整自身计划；

一般风险：内部协调资源解决（如补签文件、调整分工），避免风险升级。

跟踪与闭环：风险应对措施明确责任人及完成时限，执行后更新风险状态（“处理中”“已解决”“持续监控”），保证“事事有跟进，件件有结果”。

步骤四：履后总结——归档与经验沉淀

目标：固化履约成果，总结经验教训，优化后续合同管理。

履约资料归档：合同履行结束后，整理所有履约记录（进度表、风险应对表、沟通记录、履证材料等），按“合同编号+年份”分类归档，保存期限不少于合同终止后5年。

履约评价：履约小组从“进度达标率”“风险控制效果”“对方满意度”三个维度对本次履约进行评分（优秀/良好/合格/不合格），形成《合同履约评价报告》，作为供应商/客户管理及合同模板优化的依据。

经验复盘：针对履约中暴露的问题（如高频风险点、跨部门协作不畅），组织复盘会，输出改进措施（如修订合同条款模板、优化风险排查清单），纳入企业合同管理体系。

三、标准化记录工具

模板1：合同核心信息表

合同编号

合同名称

签订日期

生效日期

有效期至

甲方（委托方）

名称：统一社会信用代码：联系人：*经理

乙方（服务方