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业务人员出差申请及费用报销规范

一、适用范围与业务场景

本规范适用于公司所有因公出差业务人员（包括销售、市场拓展、项目对接等岗位）的出差申请及后续费用报销管理。当业务人员需前往公司所在地以外地区开展业务洽谈、客户拜访、项目实施等工作时，均需按本流程执行，以保证出差行为有序、费用支出合规。

二、出差申请与报销全流程操作步骤

（一）出差申请阶段

提交出差申请

业务人员需提前至少2个工作日通过公司OA系统或纸质《出差申请单》提交申请，明确以下信息：

出差人姓名（某）、所属部门（如事业部）；

出差事由（如“与客户洽谈年度合作协议”“跟进项目落地”等）；

出差时间（起始日期、返程日期，具体到小时）；

出差地点（如“北京市朝阳区”“上海市浦东新区”等）；

往返交通方式（如“高铁二等座”“飞机经济舱”，需符合公司标准）；

住宿标准（如“不高于500元/晚”，根据地区级别设定）；

随行人员（如有，需注明姓名及部门）；

预计出差费用（交通、住宿、市内交通、业务招待等分项预估）。

审批流程

部门负责人审批：审核出差必要性、出差计划与业务目标的匹配性；

行政部备案：核对出差地点与交通方式是否符合公司差旅规定；

财务部审核：评估费用预算合理性，超预算部分需注明原因并提交分管领导审批；

分管领导审批：最终确认出差安排及费用预算（出差时间超3天或单次费用超5000元需经总经理审批）。

审批通过后，OA系统《出差审批确认单》或纸质申请单由审批人签字确认，业务人员凭此出差。

（二）出差执行阶段

行程变更处理

若出差时间、地点或行程需变更，需提前1个工作日提交《出差变更申请》，按原审批流程重新报批，未经批准不得擅自变更。

费用支出规范

交通费用：优先选择公共交通工具（高铁、火车、汽车），紧急情况下可乘坐飞机（需提前申请经济舱）；市内交通优先选择地铁、公交，确需打车需注明事由；

住宿费用：需选择正规酒店，且住宿标准不超部门规定，入住时索取酒店盖章的住宿凭证；

业务招待：如需宴请客户，需提前在申请中注明招待对象、人数、标准（如“人均不超300元”），并经部门负责人审批；

其他费用：如资料印刷、通讯补贴等，需提供合理说明及对应凭证。

（三）费用报销阶段

整理报销材料

出差返回后3个工作日内，业务人员需整理以下材料：

《出差审批确认单》（原件或扫描件）；

交通凭证（如车票、登机牌，需注明往返起止地点）；

住宿凭证（酒店增值税发票或收据，需含住宿日期、金额、酒店盖章）；

业务招待凭证（如餐饮发票，需注明招待对象、事由，附审批记录）；

市内交通凭证（如出租车票需注明起止地点及事由，公交票需整理汇总）。

提交报销申请

通过OA系统填写《费用报销单》或提交纸质报销单，按出差申请时的分项费用填写实际支出，对应凭证扫描件，注明报销人（某）、部门、出差时间段及关联的《出差审批确认单》编号。

报销审批与付款

部门负责人审核：确认报销内容与出差计划一致，费用支出合理；

财务部审核：核对凭证真实性、合规性（如凭证是否齐全、金额是否计算正确、是否符合报销标准）；

分管领导审批：确认最终报销金额。

审批通过后，财务部于5个工作日内通过银行转账方式支付报销款项至业务人员工资卡。

三、常用模板表格

表1：出差申请单

申请日期

年月日

出差人

*某

所属部门

事业部

出差事由

（如：与客户洽谈季度合作计划）

出差地点

（如：广州市天河区）

出差时间

自年月日时至年月日时（共天）

往返交通

□高铁□火车□汽车□飞机（经济舱）

预估交通费用

元

住宿标准

□不高于300元/晚（一线城市）□不高于200元/晚（二线城市）

预估住宿费用

元

随行人员

姓名：________部门：________

业务招待

□无□有（招待对象：________，预估金额：________元）

预计总费用

元

附件

□出差计划□客户邀请函（如有）

审批意见

部门负责人：________日期：________行政部：________日期：________财务部：________日期：________分管领导：________日期：________

表2：费用报销单

报销日期

年月日

报销人

*某

所属部门

事业部

关联出差申请单编号

出差时间

年月日至年月日

费用明细

项目

金额（元）

凭证类型

凭证编号

备注

往返交通

□车票□登机牌

如：北京-高铁-广州

住宿

□酒店发票□收据

含天住宿，酒店名称：________

市内交通

□出租车票□公交票汇总

如：客户拜访交通费

业务招待

□餐饮发票

客户名称：________，陪同人：________

其他

□资料印刷□通讯补贴

如：项目资料打印费

报销总金额

大写：___