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学校综合办公室工作流程规范

一、总则

学校综合办公室作为学校日常运转的核心协调部门，负责处理行政事务、信息沟通、资源协调等工作。为确保工作高效、有序、规范，特制定本工作流程规范。

二、主要工作流程

（一）日常行政事务管理

1.**文件收发与登记**

(1)接收文件时，需核对文件名称、数量、日期等关键信息，并在《文件收发登记表》中详细记录。

(2)文件分类后，按优先级及时转交相关负责人或部门。紧急文件需加注提醒。

(3)发送文件时，需确认收件人信息准确无误，并保留《文件发送回执》。

2.**会议组织与管理**

(1)收集各部门会议需求，汇总后制定会议计划，包括时间、地点、参会人员等。

(2)提前3天发布会议通知，并在会前1天确认参会名单。

(3)会议结束后，整理会议纪要并分发给参会人员，同时归档相关资料。

（二）信息沟通与协调

1.**内部沟通**

(1)通过电话、邮件或内部即时通讯工具进行工作沟通，确保信息传递清晰、准确。

(2)定期召开部门协调会，解决跨部门事务中的问题，并形成会议记录。

2.**外部联络**

(1)接待来访人员时，需做好登记并引导至相应接待人员或部门。

(2)与外部单位联络时，需提前准备沟通内容，并记录重要事项及跟进结果。

（三）资源与资产管理

1.**办公用品管理**

(1)每月统计各部门办公用品需求，汇总后采购并分发。

(2)建立办公用品台账，定期盘点库存，避免浪费。

2.**固定资产管理**

(1)新增资产需登记入库，并分配唯一编号，确保账实相符。

(2)定期组织资产盘点，对报废或调拨资产进行规范处理。

三、工作监督与改进

（一）监督机制

1.每月由办公室主任组织工作复盘，检查流程执行情况。

2.设立内部反馈渠道，收集各部门对工作流程的意见建议。

（二）持续改进

1.根据复盘结果和反馈意见，优化工作流程中的薄弱环节。

2.每半年更新一次工作流程规范，确保与实际需求匹配。

四、附则

本规范自发布之日起实施，由综合办公室负责解释。各部门需严格遵守流程要求，确保工作高效运转。

一、总则

学校综合办公室作为学校日常运转的核心协调部门，负责处理行政事务、信息沟通、资源协调等工作。为确保工作高效、有序、规范，特制定本工作流程规范。

本规范旨在明确综合办公室各项工作的操作标准，提升工作效率，优化服务流程，促进学校整体管理的科学化、制度化。各部门需严格遵循本规范，共同维护学校良好运行秩序。

二、主要工作流程

（一）日常行政事务管理

1.**文件收发与登记**

(1)**接收文件流程**

-**核对文件信息**：接收文件时，需逐一核对文件名称、发文字号、密级（如有）、页数、签发日期等关键信息，确保文件完整无误。

-**登记文件台账**：在《文件收发登记表》中详细记录，包括文件来源、收件日期、文件编号、密级、收件人、备注等字段。需使用黑色或蓝色钢笔或签字笔填写，字迹工整清晰。

-**分类处理**：根据文件性质分为“传阅类”“存档类”“办理类”等，贴上相应标签以便后续管理。

-**紧急文件处理**：对于标注“紧急”或“加急”的文件，需立即报告办公室主任，并在2小时内转交相关负责人。

(2)**文件传递流程**

-**内部传递**：按部门职责范围传递文件，重要文件需经办公室主任审核后分发。传递过程中需使用《文件传递记录表》记录流转时间及经手人。

-**外部传递**：通过机要、快递或专人递送方式发送文件，发送前需在《文件发送登记表》中注明收件单位、收件人、联系方式、文件名称及发送日期。

-**签收确认**：接收方需在文件送达时签字确认，并将回执单原件存档。若文件有附件，需核对附件完整性。

(3)**文件归档流程**

-**定期整理**：每月最后一天整理当月文件，按年份、部门、文件类型分类。

-**装订保存**：重要文件需使用A4装订夹装订，避免使用金属装订物。涉密文件需存放在带锁的文件柜中，并做好访问记录。

-**归档目录**：建立电子及纸质归档目录，标注文件名称、归档时间、存放位置等信息。

2.**会议组织与管理**

(1)**会议筹备流程**

-**需求收集**：通过问卷或访谈收集各部门会议需求，汇总后评估必要性及可行性。

-**制定计划**：确定会议主题、时间（避开节假日及重要活动）、地点（需提前预定会议室）、参会人员（发送会议通知前需确认最终名单）。

-**会议通知**：至少提前3天发布会议通知，内容需包含会议时间、地点、议题、参会人员、需准备材料等。对于视频会议，需提前测试设备并告知参会者连接方式。

(2)**会议执行流程**

-**签到管理**：安排专人负责签到，统计实际参会人数，并在《会议签到表》中记录。

-**议程控制*