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采购成本控制及审批流程管理模板
一、模板适用范围与核心价值
本模板适用于各类企业（含中小型企业、集团化公司）的采购部门、财务部门及业务部门，用于规范采购全流程中的成本控制节点与审批权限管理。核心价值在于：通过标准化流程降低采购成本、避免超预算支出、提高审批效率，同时保证采购活动的合规性与可追溯性，尤其适用于物料采购、服务采购、固定资产采购等场景。
二、采购成本控制及审批全流程操作指引
（一）需求发起与预算核查
操作步骤：
需求部门提出申请：需求部门根据业务需要，填写《采购需求申请表》（见表1），明确物料/服务名称、规格型号、需求数量、预计单价、预算金额、需求用途及到货日期，经部门负责人*签字确认后提交至采购部。
采购部初审：采购部核对需求内容的合理性（如数量是否与业务匹配、规格是否明确），并查询历史采购数据，初步评估预算可行性。
财务部预算审核：财务部根据《年度采购预算表》，核查申请金额是否在预算范围内；若超预算，需求部门需提交《预算调整申请表》，说明调整原因（如市场价格波动、业务量增加等），经财务总监*审批后方可进入下一环节。
输出文档：《采购需求申请表》《预算调整申请表》（如适用）
（二）供应商选择与成本分析
操作步骤：
供应商寻源：采购部通过公开招标、邀请招标、询价比价（至少3家合格供应商）等方式筛选供应商，优先选择合作良好、价格优、服务稳定的合作方，新供应商需提交《供应商资质审核表》（见表2）。
成本分析：采购部汇总供应商报价，结合市场价格行情、历史采购成本、运输费用、税费等因素，编制《采购成本分析表》（见表3），重点分析单价差异、总价浮动原因，提出成本控制建议（如批量采购折扣、替代方案等）。
确定供应商：根据成本分析结果及公司《供应商管理办法》，选定最优供应商，形成《供应商选定报告》，经采购经理*审批后通知供应商。
输出文档：《供应商资质审核表》《采购成本分析表》《供应商选定报告》
（三）采购审批与合同签订
操作步骤：
提交采购申请：采购部根据选定结果，填写《采购审批表》（见表4），附《采购需求申请表》《供应商选定报告》《采购成本分析表》，按审批权限逐级报批（审批权限见表5）。
审批流程执行：各级审批人需在2个工作日内完成审核，重点核查采购必要性、预算合规性、供应商资质及价格合理性；对金额较大或特殊采购，需组织采购委员会集体审议。
合同签订：审批通过后，采购部与供应商签订《采购合同》（模板略），合同需明确价格、质量标准、交货期、付款方式、违约责任等条款，经法务部*（或指定授权人）审核盖章后生效。
输出文档：《采购审批表》《采购合同》
（四）采购执行与成本监控
操作步骤：
订单下达：采购部根据合同《采购订单》，发送至供应商并确认交货期，同步抄送仓库、财务部门。
到货验收：货物送达后，需求部门、仓库、采购部共同验收，核对数量、规格、质量，填写《到货验收单》（见表6）；服务类采购需由需求部门出具《验收合格证明》。
成本差异分析：财务部根据实际验收数量、合同价格与采购成本分析表对比，编制《采购成本差异分析表》（见表7），分析差异原因（如市场价格变动、数量增减、运费调整等），反馈至采购部及需求部门，提出改进措施。
输出文档：《采购订单》《到货验收单》《采购成本差异分析表》
（五）付款结算与档案归档
操作步骤：
付款申请：采购部凭《采购合同》《到货验收单》《发票》，填写《付款申请表》（见表8），按审批流程提交财务部。
财务审核与付款：财务部核对单据一致性（合同条款、验收数量、发票金额），确认无误后安排付款，付款方式需与合同约定一致。
档案归档：采购部将采购全流程文档（需求申请、审批表、合同、验收单、付款凭证等）整理归档，保存期限不少于3年，保证后续可追溯。
输出文档：《付款申请表》、付款凭证、采购档案
三、核心流程配套表格模板
表1：采购需求申请表
序号
物料/服务名称
规格型号
单位
需求数量
预计单价（元）
预计总价（元）
需求用途
到货日期
预算科目
需求部门
申请人
联系电话
申请日期
备注
1
表2：供应商资质审核表
供应商名称
统一社会信用代码
注册资本
成立时间
主营业务
联系人
联系电话
地址
提供资质文件（营业执照、相关许可证、认证证书等）
审核意见（合格/不合格）
审核人
审核日期
表3：采购成本分析表
采购项目
物料名称
规格型号
需求数量
供应商A报价（元）
供应商B报价（元）
供应商C报价（元）
历史采购单价（元）
市场均价（元）
成本差异分析
推荐供应商
分析人
日期
表4：采购审批表
采购部门
申请人
采购项目
物料名称
规格型号
数量
预算金额（元）
供应商名称
合同金额（元）
到货日期
附件清单（需求表、成本分析表、供应商报告等）
部门经理意见
采购经理意见
财务总监意见
分管副总意见
总经理意
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