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技术文档编写标准流程专业术语与格式规范

一、本标准的适用范围与典型应用场景

本标准规范适用于各类技术文档的编写全流程，涵盖软件研发、硬件开发、系统集成、运维支持等领域的说明书、设计文档、测试报告、用户手册、API文档等。具体场景包括：

产品研发阶段：需求规格说明书、系统设计文档、接口文档的编写与修订；

测试交付阶段：测试计划、测试用例、缺陷报告的规范化输出；

用户使用阶段：用户操作手册、维护手册、快速入门指南的编制；

项目归档阶段：技术总结、版本变更记录、知识库文档的标准化整理。

二、技术文档标准编写流程详解

（一）前期准备：明确目标与资源

组建文档编写团队

根据文档类型确定角色：主编写人（负责内容统筹）、技术审核人（负责技术准确性验证）、内容校对人（负责格式与术语统一）、业务专家（负责需求与场景匹配性确认）。

明确各角色职责：主编写人需全程跟进文档进度，审核人需在3个工作日内完成技术审查，校对人需核对全文格式与术语一致性。

分析受众与使用场景

受众分类：开发人员（需侧重技术实现细节）、运维人员（需侧重部署与故障处理）、终端用户（需侧重操作步骤与示例）、管理层（需侧重功能价值与风险提示）。

场景匹配：例如API文档需包含请求/响应示例、错误码说明；用户手册需图文结合，避免纯文字描述。

收集基础资料

整理需求文档、设计图纸、测试数据、版本记录等参考资料，保证内容与产品实际状态一致；

梳理现有术语库（如有），优先使用已定义术语，避免自定义新术语（除非无现有术语可覆盖）。

（二）框架搭建：构建文档结构骨架

确定文档类型与标准章节

根据文档类型选择标准框架（示例以《系统设计文档》为例）：

封面（文档名称、版本号、编写人、审核人、发布日期）

目录（自动，包含章节标题及页码）

文档概述（目的、范围、读者对象、版本历史）

系统概述（系统目标、功能边界、技术架构）

详细设计（模块设计、接口设计、数据库设计）

部署说明（环境要求、安装步骤、配置参数）

附录（术语表、缩略语、参考资料）

定义章节层级与逻辑关系

章节层级采用“章-节-条-款”四级结构（如“1.→1.1→1.1.1→1.1.1.1”），层级标题需简洁明确，避免使用“概述”“总结”等模糊词汇；

保证章节间逻辑连贯：例如“系统概述”后接“详细设计”，部署说明需与设计文档中的环境配置一致。

（三）内容撰写：填充核心内容并规范表达

术语使用规范

通用术语：需统一使用行业通用定义，例如“API（应用程序编程接口）”“数据库事务（ACID特性）”等，避免口语化表述（如“接口”不可写作“对接口子”）；

自定义术语：无现有术语时需定义，格式为“术语名称：术语定义（适用场景）”，例如“灰度发布：新版本逐步面向部分用户开放的发布方式（适用于大型系统迭代）”；

术语一致性：同一术语全文表述统一，避免出现“用户”与“使用者”、“接口”与“API”混用情况。

格式规范要求

排版格式：

章标题（黑体三号，居中，段前段后12磅）、节标题（黑体四号，左对齐，段前段后6磅）、条标题（宋体小四，加粗，左对齐，段前段后3磅）；

宋体小四，1.5倍行距，首行缩进2字符，段前段后0行；

图表：图/表需有编号（如图1、表1）和标题（宋体五号，居中），编号按章节递增（如图1-1表示第1章第1个图），图表需在中引用（如“如图1-1所示”）。

代码与命令格式：

代码块：使用等宽字体（如Consolas），字号10号，背景色浅灰（如#F5F5F5），需标注编程语言（如“Python代码：”）；

命令行：使用“$”或“#”前缀（如“$npminstallpackage-name”），区分普通用户命令（$）与管理员命令（#）。

内容准确性保障

数据与图表：需与实际产品版本一致，例如数据库表结构需注明版本号（如“V2.3版本表结构”），测试数据需说明环境（如“测试环境：LinuxCentOS7.9”）；

步骤描述：操作类文档需分步骤说明，每步以“①/②/③”编号，明确动作主体（如“①登录系统：输入用户名和密码，【登录】按钮”）。

（四）审核修订：多轮校对与优化

审核流程

初稿审核：主编写人完成初稿后，先进行自检（检查术语、格式、逻辑一致性），再提交技术审核人（*）进行技术准确性验证；

交叉校对：技术审核通过后，由内容校对人检查格式规范（标题层级、图表编号、字体字号等），业务专家（*）确认内容是否符合实际使用场景；

终审确认：根据校对意见修订后，由项目负责人（*）进行终审，确认文档可发布后签字归档。

修订记录管理

每次修订需记录修订内容、修订人、修订日期、审核人，格式参考“三、模板工具参考”中的“修订记录表”；

版本号规则：采用“主版本号.次版本号.修订号”（如V1.0.0），主版本号表示重大架构变更，次版本号表示功能新增，修